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Etiketten mit Word 2010 erstellen - so geht's
Wie Sie schnell und einfach Etiketten in Word 2010 erstellen und was Sie dazu brauchen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Am einfachsten lassen sich Etiketten in Word 2010 mit dem Etiketten-Manager im Zusammenspiel mit bedruckbaren Etikettenpapieren herstellen. Neben bereits voreingestellten Etikettentypen lassen sich unter Word natürlich auch eigene Varianten entwerfen. Wir zeigen Ihnen in diesem Workshop die Erstellung von Adressetiketten.
Statt der Adresse lassen sich natürlich auch andere Texte auf ein Etikett drucken, wie zum Beispiel die Marmeladensorte in einem Glas nebst Herstellungsdatum oder eine Vorgangsbezeichnung bzw. das Inhaltsverzeichnis für das Rückenetikett eines Aktenordners.
Tipp 1: Das richtige Etikettenformat auswählen
Zum Erstellen von Beschriftungen bietet sich unter Word die Funktion "Etiketten" an. Diverse Etikettenformate stehen bereits standardmäßig zur Verfügung und können direkt ausgewählt werden.
Erstellen Sie zunächst ein leeres Dokument. Aktivieren Sie anschließend im Menüband das Register "Sendungen". Klicken Sie dann in der Gruppe "Erstellen" auf das Symbol "Etiketten". Das Dialogfenster "Umschläge und Etiketten" wird eingeblendet. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Registerblatt "Etiketten". Um das richtige Format festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen".
Das Dialogfenster "Etiketten einrichten" wird eingeblendet. Um welchen Hersteller es sich bei Ihren Etiketten handelt und welche Bestellnummer das vorliegende Etikettenformat hat, erkennen Sie auf der Verpackung Ihrer Etiketten oder auf dem Etikettenblatt selbst. Wählen Sie im Dialogfenster über das Auswahlfenster "Etikettenhersteller" den Hersteller Ihrer Etiketten aus. Im Auswahlfenster der "Etikettennummer" wählen Sie die Nummer aus, die auf der Verpackung Ihrer Etikettenbögen steht. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK".
Tipp 2: Die Adressdaten eingeben und den Text formatieren
Standardmäßig werden Etikettendaten ohne weitere Formatierungen eingegeben. Mit einem Trick können Sie die Daten aber auch direkt im Eingabefenster formatieren. Tippen Sie zunächst die benötigten Daten in den Eingabebereich der Etiketten ein. Markieren Sie anschließend den Eintrag, den Sie formatieren möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Das Kontextmenü wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Menü den Befehl "Schriftart". Jetzt steht Ihnen das Dialogfenster "Zeichen" mit Formatoptionen zur Verfügung.
Tipp 3: Einzelnes Etikett oder ganzes Etikettenblatt drucken
Word bietet Ihnen die Möglichkeit, ein ganzes Blatt mit gleichen Etikettendaten zu drucken. Das lohnt sich, wenn Sie wissen, dass Sie diese Etikettendaten des Öfteren benötigen und gleich auf Vorrat drucken möchten. Wenn Sie aber ein Etikett nur einmal benötigen, können Sie auch ein einzelnes Etikett bedrucken. Dabei wählen Sie aus, welches Etikett an welcher Stelle des Etikettenblattes genau bedruckt werden soll. Dadurch können Sie einen Etikettenbogen so lange mit Einzeletiketten bedrucken, bis alle Etiketten verbraucht sind.
Im unteren Teil des Dialogfensters "Umschläge und Etiketten" finden Sie den Bereich "Drucken". Standardmäßig ist die Option "Eine Seite desselben Etiketts drucken" aktiv. Wenn Sie mit dieser Einstellung auf die Schaltfläche "Neues Dokument" klicken, wird ein Dokument mit den Maßen des eingestellten Etiketts und der sich in jedem Etikett wiederholenden Adresse gedruckt. Wenn Sie dieses Dokument speichern, können Sie es immer wieder verwenden, ohne die Adresse noch einmal eingeben zu müssen. Sie bedrucken den Etikettenbogen dann aus diesem Dokument heraus.
Falls Sie lieber nur ein einzelnes Etikett drucken möchten, aktivieren Sie im Dialogfenster das Optionskästchen "Ein Etikett". Legen Sie anschließend fest, welches Etikett auf dem Etikettenbogen bedruckt werden soll. Mit dem Feld "Zeile" geben Sie die gewünschte Zeile ein, mit dem Feld "Spalte" legen Sie die genaue Spalte fest. So können Sie die einzelnen Etiketten nacheinander mit unterschiedlichen Inhalten verbrauchen.
Tipp 4: Leere Etikettenformate als Dokument speichern
Neben dem sofortigen Ausdruck aus dem Etiketten-Manager haben Sie die Möglichkeit, leere Etikettenseiten mit dem gewünschten Format als Dokument zu speichern. Dann können Sie anschließend die einzelnen Etiketten mit Adressen versehen und mit den normalen Word-Optionen formatieren.
Das gespeicherte Dokument lässt sich jederzeit wieder benutzen. Klicken Sie in einem neuen Dokument auf das Symbol "Etiketten". Lassen Sie den Eingabebereich frei. Legen Sie lediglich über die Schaltfläche "Optionen" den "Etikettenhersteller" und die "Etikettennummer" fest. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK". Im Dialogfenster "Umschläge und Etiketten" wählen Sie jetzt die Schaltfläche "Neues Dokument". Es wird ein neues, leeres Dokument angelegt. Dieses Dokument enthält jetzt eine Tabelle mit den genauen Maßen der ausgewählten Etikettennummer.
Wenn die Rasterlinien der Tabelle nicht angezeigt werden, aktivieren Sie in den "Tabellentools" das Register "Layout". Klicken Sie dann in der Gruppe "Tabelle" auf das Symbol "Rasterlinien anzeigen". Die Rasterlinien werden nicht mit ausgedruckt, sie sind nur auf dem Monitor sichtbar. Pflegen Sie die gewünschten Daten jetzt direkt in die Tabelle ein. Ihnen stehen wie bereits erwähnt nun sämtliche Formatierungsmöglichkeiten von Word zur Verfügung. Nachdem Sie das Etikettenblatt fertig editiert und formatiert haben, speichern Sie es ab. Sie können es dann immer wieder aufrufen, bei Bedarf editieren und dann auf die Etikettenbögen ausdrucken.
Tipp 5: Individuelle Etikettenformate selbst definieren
Falls Ihre Etiketten von keinem Hersteller unterstützt werden oder Sie das passende Etikettenformat nicht finden, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Etikettenformat selbst zu erstellen. Klicken Sie in der Gruppe "Sendungen" auf das Symbol "Etiketten". Das Dialogfenster "Umschläge und Etiketten" wird eingeblendet. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche "Optionen". Jetzt wird das Dialogfenster "Etiketten einrichten" eingeblendet. Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Schaltfläche "Neues Etikett". Daraufhin wird das Dialogfenster "Etikettendetails" aktiviert.
Messen Sie jetzt auf Ihrem Etikettenbogen mit einem Lineal die Werte aus, die das Programm benötigt. Im "Vorschaufenster" des Etiketts sehen Sie genau, welche Werte gebraucht werden. Geben Sie diese Werte in die entsprechenden Felder ein. Tippen Sie in das Eingabefeld "Etikettenname" einen Namen für Ihr neues Etikett ein. Dieser Name darf noch nicht für ein anderes Etikett vergeben worden sein. Gestalten Sie den Namen möglichst aussagekräftig.
Das neue Etikettenformat wird nur angelegt wenn alle Etiketten auf eine Seite passen. Sonst kommt eine Fehlermeldung und Sie müssen die entsprechenden Werte korrigieren. Wenn alle Werte korrekt eingegeben sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Das Dialogfenster wird geschlossen und Sie habe ein benutzerdefiniertes Format erstellt. Sie können jetzt die gewünschten Daten für das Etikett eingeben.
Vor dem ersten Druck auf das Originaletikettenpapier empfiehlt sich ein Probedruck auf ein leeres Blatt Blankopapier. Das können Sie dann mit dem Etikettenbogen gegen das Licht halten und kontrollieren, ob an die richtigen Stellen gedruckt wurde. Falls das nicht der Fall ist, können Sie die Einstellungen noch korrigieren, ohne teures Etikettenpapier verschwendet zu haben.
Tipp 6: Das selbst erstellte Etikettenformat wiederfinden
Um bei weiteren Etikettendrucken das selbst erstellte Etikettenformat wiederzufinden, aktivieren Sie das Dialogfenster "Etiketten einrichten". Dort wählen Sie im Bereich "Etiketteninformationen" im Auswahlfeld "Etikettenhersteller" den Eintrag "Andere/Benutzerdefiniert" aus. Daraufhin erscheint im Auswahlfenster "Etikettennummer" der Name des von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Etiketts. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "OK" übernehmen Sie dieses Format für den Etikettendruck.
Tipp 7: Vorhandene Adressen aus Kontaktordner nutzen
Wenn Sie mit Outlook arbeiten und Ihre Kontaktdaten gut gepflegt haben, können Sie auch die vorhandenen Adressbücher zur Erstellung von Etiketten nutzen. Dadurch ersparen Sie sich die Zeit für das nochmalige manuelle Erfassen der Adressdaten.
Öffnen Sie das Dialogfenster "Umschläge und Etiketten". Klicken Sie auf das Symbol "Adressbuch". Das Dialogfenster "Namen auswählen" wird eingeblendet. Unterhalb des Eintrags "Adressbuch" werden mit einem Klick auf den Pfeil im Auswahlfeld alle auf Ihrem PC vorhandenen Adressbücher und Outlook-Kontakte eingeblendet. Wählen Sie das gewünschte Adressbuch aus. Über das Eingabefeld "Suchen" können Sie dann im ausgewählten Adressbuch detailliert nach bestimmten Adressen suchen.
Sobald Sie die gesuchte Adresse gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Dann werden automatisch alle vorhandenen Adressdaten in das Feld "Adresse" des Etikettenfensters übernommen. Hier können Sie dann noch an der Formatierung der Daten arbeiten, bestimmte Kontaktinformationen das Adressblocks umgruppieren, ergänzen oder ganz weglassen.
