Windows Ratgeber
Windows Dateiversionierung - so funktioniert's
Sie haben aus Versehen eine wichtige Datei gelöscht oder überschrieben? Hilfreich wäre es jetzt, eine alte Version davon zu besitzen. Kein Problem, seit Windows 8 ist Microsofts Betriebssystem mit einer Dateiversionierung ausgestattet. Man muss die Funktion nur selbst einschalten.
Schon seit Windows 8 haben Anwender die Möglichkeit, eine automatische Datensicherung für ihre Dokumente zu konfigurieren. Diese kann mehrmals täglich, auf Wunsch sogar im Minutentakt erfolgen. Damit lassen sich Versionen von Dokumenten wiederherstellen. Wenn Sie zum Beispiel an einem Dokument arbeiten und um 14:30 Uhr feststellen, dass die Version von 13:30 Uhr besser war, dann können Sie diese Version schnell und einfach wiederherstellen.
Der Dateiversionsverlauf sichert automatisch ständig im Hintergrund die Dateien auf externe Festplatten, Freigaben im Netzwerk oder auf NAS-Systeme. Die Wiederherstellung der Dokumente ist über den Windows Explorer oder in der Systemsteuerung möglich. Ein Administrator wird dazu nicht benötigt, auch keine Administratorrechte oder professionelles IT-Wissen. Der Dateiversionsverlauf kann nicht nur gelöschte Daten wiederherstellen, sondern auch ältere Versionen existierender Dateien in anderen Verzeichnissen.
Der Umgang mit dem Dateiversionsverlauf ist sehr einfach über den Windows Explorer möglich, die Funktion müssen Sie aber manuell aktivieren. Auch wenn diese praktisch und ausgereift ist, blendet Windows weder einen Assistenten ein, noch ist die Funktion automatisch aktiviert. Anwender müssen sie einmalig aktivieren und konfigurieren, können dann aber auf die Sicherung setzen, ohne ständig weitere Konfigurationen vornehmen zu müssen.
Wie Sie den Dateiversionsverlauf aktivieren, verraten wir in einem separaten Artikel.
Was sichert der Dateiversionsverlauf?
Wichtig zu wissen ist zunächst, dass der Dateiversionsverlauf in Windows 8.1 und Windows 10 keine umfassende Sicherungslösung aller Ihrer Daten oder des ganzen PCs ist, sondern nur eine zusätzliche Sicherung von Dokumenten darstellt. Die Funktion soll ergänzend zu einer parallelen, zusätzlichen Datensicherung dafür sorgen, dass Sie auch ohne komplizierte Datensicherung Ihre Dokumente wiederherstellen können, wenn etwas schiefgeht. Alles was Sie einstellen müssen, findet sich in der Systemsteuerung und im Windows Explorer.
Die Sicherungsvorgänge des Dateiversionsverlaufs arbeiten nach der Einrichtung automatisch im Hintergrund, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Sie brauchen also keine Angst zu haben, dass sie die Datensicherung vergessen, das erledigt Windows automatisch für Sie. Nur für eine Wiederherstellung müssen Sie im Windows Explorer auswählen, welche Datei Sie wiederherstellen wollen. Der Dateiversionsverlauf sichert nicht das Betriebssystem oder Dokumente, die sich außerhalb der konfigurierten Verzeichnisse befinden. Das heißt, wenn Sie den Dateiversionsverlauf aktiviert haben, müssen Sie auch darauf achten, dass die von Ihnen erstellten Dokumente in den Verzeichnissen gespeichert werden, die der Dateiversionsverlauf auch sichert.
Der Dateiversionsverlauf sichert ausschließlich die Benutzer-Ordner, also Dokumente, Bilder, Videos und Ihre Kontakte, wenn Sie diese in Windows speichern. Sie können auch einzelne Verzeichnisse aus den Bibliotheken von der Sicherung ausschließen oder eigene Verzeichnisse aufnehmen. Bevor Sie sich also an die Einrichtung des Dateiversionsverlauf machen, sollten Sie sich darüber klar sein, wo Sie zukünftig ihre Dokumente speichern wollen.
Dateiversionsverlauf in die Cloud und ins Netzwerk sichern
Generell lässt sich der Dateiversionsverlauf auch mit Cloud-Speichern wie OneDrive Google Drive oder Dropbox verbinden. Dazu müssen Sie die Dokumente in das lokale Synchronisierungsverzeichnis des entsprechenden Cloud-Speichers auf dem PC ablegen. Da dieses Verzeichnis mit dem Cloud-Speicher automatisch synchronisiert wird, haben Sie die Möglichkeit, die Daten zusätzlich in die Cloud zu synchronisieren. Berücksichtigen Sie dieses Verzeichnis auch noch im Dateiversionsverlauf, werden die Daten zusätzlich über den Dateiversionsverlauf gesichert.
Der Vorteil liegt darin, dass Sie automatisch alle Ihre Dokumente auch mobil verwenden können. Das ist allerdings nur optional und für geübte Anwender sinnvoll. Sie können allerdings im Dateiversionsverlauf benutzerdefinierte Verzeichnisse oder Laufwerke für die Sicherung aufnehmen, die sich außerhalb der von Windows vorgegebenen Benutzer-Verzeichnisse befinden. Nur das Ausschließen einzelner Verzeichnisse aus den standardmäßig gesicherten Verzeichnissen ist möglich, um die Sicherungsmenge zu verkleinern und die Zeit der Sicherung zu verkürzen. Zusätzliche Verzeichnisse in den Bibliotheken sichert der Dateiversionsverlauf natürlich. Hier haben Sie freie Wahl beim Erstellen einer eigenen Ordnung.
Nutzen Sie zu Hause ein NAS-System zur Datenspeicherung, können Sie auf diesem auch die Daten des Dateiversionsverlauf speichern. Das hat den Vorteil, dass bei Verlust Ihres PCs oder der externen Festplatte, Ihre Daten dennoch weiterhin vorhanden sind. Generell ist es aber empfehlenswert, dass Sie auf dem NAS-System eine eigene Freigabe für die Datensicherung anlegen zum Beispiel mit der Bezeichnung filehistory. Diese Aufgabe erledigen Sie normalerweise in der Weboberfläche ihres NAS-Systems.
Tipps für den Dateiversionsverlauf
Die Einrichtung des Dateiversionsverlaufs ist schnell abgeschlossen, auch die Verwendung ist nicht sehr kompliziert. Generell gibt es aber die eine oder andere Möglichkeit, mit der Sie besser mit dem Dateiversionsverlauf umgehen können, oder die Sie regelmäßig überprüfen sollten.
TIPP 1: Freien Speicherplatz regelmäßig überprüfen
Rufen Sie regelmäßig den Dateiversionsverlauf in der Systemsteuerung auf. Stellen Sie sicher, dass der freie Speicherplatz auf ihrem NAS-System ausreicht. Je häufiger Sie eine Sicherung durchführen lassen und umso länger die Sicherungen aufbewahrt werden, umso größer ist der Platzbedarf des Dateiversionsverlauf. Geht der Speicherplatz auf ihrem NAS-System aus, verringern Sie den Zeitraum, in dem die Versionen aufbewahrt werden. Nachdem Sie den Zeitraum verringert haben, können Sie die Versionen in den erweiterten Optionen löschen lassen.
TIPP 2: Dateiversionsverlauf in den Windows-Einstellungen
Neben der Systemsteuerung können Sie den Dateiversionsverlauf auch in den neuen Windows-Einstellungen von Windows 10 konfigurieren. Sie finden die Konfiguration über das Startmenü, wenn sie Einstellungen aufrufen. Navigieren Sie dann zu Update und Sicherheit/Sicherung. Über den Schieberegler schalten Sie den Dateiversionsverlauf ein oder aus. Klicken Sie auf den Link Weitere Optionen können Sie im Grunde genommen die gleichen Einstellungen vornehmen, wie in der Systemsteuerung.
TIPP 3: Dokumente ohne den Dateiversionsverlauf wiederherstellen
Haben Sie aktuell keinen Zugriff auf Ihren PC - etwa weil unerwartet ein Defekt aufgetreten ist - oder können Sie den Dateiversionsverlauf nicht starten, haben Sie auch die Möglichkeit, direkt über den Windows Explorer auf die Sicherung zuzugreifen. Dazu öffnen Sie - gegebenenfalls über einen anderen Rechner - im Windows Explorer die Freigabe oder das externe Laufwerk, auf welche die Datensicherung abgelegt wird.
Hier finden Sie ein Verzeichnis für jeden PC und jeden Benutzer, der den Dateiversionsverlauf nutzt. Klicken Sie doppelt auf dieses Verzeichnis, öffnet sich die Datensicherung. Öffnen Sie danach das Verzeichnis Data. In diesem Verzeichnis befinden sich die gesicherten Versionen. Sie können jetzt in diesem Verzeichnis zumindest die zuletzt gesicherte Version wiederherstellen. Das Datum und die Uhrzeit der Sicherung finden Sie im Dateinamen.
TIPP 4: Zusätzliche Sicherung ohne Dateiversionsverlauf mit Robocopy
Parallel zum Dateiversionsverlauf haben Sie auch die Möglichkeit, eine eigene Datensicherung von wichtigen Laufwerken vorzunehmen. Das ist zum Beispiel sinnvoll für Verzeichnisse, die Sie nicht in den Dateiversionsverlauf einbinden können. Dazu können Sie zum Beispiel das Kommandozeilen- Tool robocopy.exe verwenden, das seit Vista zum festen Bestandteil von Windows gehört. Wollen Sie zum Beispiel ein Verzeichnis auf Ihrem Rechner in eine Freigabe auf ihrem NAS-System synchronisieren, verwenden Sie dazu den Befehl, den Sie in der Eingabeaufforderung in dieser Syntax eintippen:
robocopy "E:\Dokumente" "x:\ backup\dokumente" /mir
Durch diesen Befehl werden alle Dokumente und alle Verzeichnisse aus E:\Dokumente in das Verzeichnis x:\backup\dokumente synchronisiert. Bei diesem Laufwerk kann es sich um eine externe Festplatte oder um ein Netzlaufwerk handeln, das Sie im Windows Explorer verbunden haben. Durch die Option /mir wird das Verzeichnis auf das Ziel-Verzeichnis gespiegelt. Das bedeutet, dass alle neuen Dateien im Quell-Verzeichnis auf das Ziel-Verzeichnis kopiert werden. Löschen Sie aber Dateien im Quell-Verzeichnis, dann werden die Dateien durch den Befehl im Ziel-Verzeichnis ebenfalls gelöscht. Sobald Sie also den Befehl ausführen, erhalten Sie einen kompletten Klon des Quell-Verzeichnisses.
Erstellen Sie eine sogenannte Batch-Datei können Sie mehrere dieser Befehle hintereinander ausführen lassen, und dadurch verschiedene Verzeichnisse sichern lassen. Dazu erstellen Sie einfach eine neue Textdatei, schreiben die Befehle in diese Datei und geben dieser die Endung *.bat. Klicken Sie doppelt auf diese Datei, werden alle Befehle ausgeführt. Neben dem manuellen Ausführen, haben Sie in Windows natürlich auch die Möglichkeit, eine geplante Aufgabe zu erstellen, und die Sicherung regelmäßig automatisiert durchzuführen.
Wollen Sie mehrere Sicherungen Ihrer wichtigen Verzeichnisse durchführen, dann können Sie einfach einen Spiegel auf unterschiedliche Verzeichnisse ablegen, zum Beispiel eine externe Festplatte und zusätzlich noch auf ihrem NAS-System.
