Video wird zum Standard

Waren Videokonferenzen früher ein von langer Hand geplantes Ereignis und hauptsächlich der Führungsebene vorbehalten, sind sie heute Standard in unserem Arbeitsalltag - sowohl in Deutschland als auch weltweit. Zu diesem Ergebnis kommt die neue Studie von Polycom und Redshift Research "Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends".

Dafür wurden über 1 200 Business-Entscheider aus kleinen, mittleren und großen Unternehmen in Deutschland, Frankreich, UK, Russland, Belgien, Niederlande, Polen, USA, Brasilien, Singapur, Indien und Australien befragt. Die Teilnehmer stellen einen Querschnitt aller Entscheidungsebenen in den Unternehmen dar - von CEOs über HR-Manager, CIOs und IT-Manager, Entscheider aus dem Sales- und Marketingbereichbis hin zu Leitern der Fertigung.

Die Studie zeigt, dass über zwei Drittel der befragten deutschen Entscheider Videokonferenzen bereits für ihre Geschäftskommunikation nutzen. Weltweit sind es sogar 76 Prozent. Video Conferencing (VC) wird also sowohl in Deutschland als auch weltweit immer mehr zum Standard, in Deutschland findet diese Entwicklung jedoch etwas verzögert statt.

Das liegt wohl vor allem daran, dass die Deutschen generell keine "Early Adopters" neuer Technologien sind, sondern das typische "Land der Ingenieure": Bevor eine neue Technologie eingesetzt wird, muss sie voll ausgereift sein, damit das reibungslose Funktionieren sichergestellt ist. Dennoch nehmen heute laut Studie 48 Prozent der Nutzer von Videokonferenzen in Deutschland mindestens einmal pro Woche an einem Video-Meeting teil, weltweit sind es 56 Prozent.

Video in drei Jahren beliebter als E-Mail

Nach ihrer bevorzugten Kommunikationsmethode im Arbeitsleben gefragt, nannten die deutschen Befragten Videokonferenzen an dritter Stelle (48 Prozent). Für 84 Prozent der Deutschen stehen Voice- beziehungsweise Conference Calls an zweiter Stelle (im Vergleich zu nur 64 Prozent weltweit). E-Mail steht unangefochten auf Platz eins und wird von 85 Prozent (beziehungsweise von 89 Prozent weltweit) als Kommunikationsmethode bevorzugt. Das soll aber nicht so bleiben: 47 Prozent aller deutschen Befragten meinen, dass Video Conferencing in drei Jahren ihre bevorzugte Kommunikationsmethodesein wird - weltweit sind sogar mehr als die Hälfte dieser Ansicht.

Für die Videokommunikation werden heute sowohl in Deutschland als auch weltweit am liebsten Laptop oder Desktop genutzt (64 Prozent in Deutschland und 75 Prozent weltweit). Konferenzräume bevorzugen 47 beziehungsweise 48 Prozent für Video Meetings, 36 beziehungsweise 42 Prozent nutzen dafürmobile Geräte.

In drei Jahren liegen Laptops und Desktops immer noch vorn - 67 Prozent der Video-Nutzer in Deutschland und 72 Prozent weltweit bevorzugen diese -, während die Nutzung auf mobilen Geräten auf 44 Prozent in Deutschland steigt (weltweit auf 55 Prozent), die inKonferenzräumen auf 53 Prozent beziehungsweise 51 Prozent weltweit.

Mehr als nur Reisekosten sparen

Oftmals werden Einsparungen bei Reisekosten und -zeit als größter Vorteil von Videokonferenzen angegeben. Tatsächlich geben in Deutschland 9,4 MillionenGeschäftsreisende pro Jahr 12,5 Milliarden Euro für Flüge aus, 8,6 Milliardenfür Bahnfahrten, 12 Milliarden für Übernachtungen und 3,7 Milliarden Euro für Mietwagen, so die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2013 für den deutschen Markt.

Darüber hinaus verlieren Geschäftsreisende im Durchschnitt 48 Minuten pro Dienstreise durch unzureichende Reiseplanung, ungünstige Anschlussverbindungen oder schlecht gewählte Unterkünfte. Bei rund 166 Millionen Geschäftsreisen pro Jahr verlieren Deutschlands Unternehmen damit jährlich über 133 Millionen Stunden an Arbeitszeit.

Geschäftsreisen dort, wo möglich, durch Videokonferenzen zu ersetzen, bietet also tatsächlich ein beträchtliches Einsparpotenzial. Dem spielt die Entwicklung von VC-Lösungen in den letzten Jahren in die Hand: Video in hoher Qualität steht nicht mehr nur über aufwendige Hardware-Installationen in eigens dafür geschaffenen Meeting-Räumen zur Verfügung; Lösungen für den Desktop und mobile Endgeräte ermöglichen die Integration von Video an jedem Arbeitsplatz per Software-Installation.

Immer schnellere drahtlose Netze und der Einsatz sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Kodierungsverfahren sorgen zudem dafür, dass Mitarbeiter über WLAN oder Mobilfunk mit Smartphones und Tablets an professionellen Unternehmens-Videokonferenzen in höchster Qualität teilnehmen können.

Mittlerweile sehen jedoch viele Unternehmen Vorteile von VC, die über die Einsparungen bei Reisekosten und -zeit weit hinausgehen. Für die deutschen Befragten der Polycom-Studie, die heute bereits Videokonferenzen nutzen, sind die größten Vorteile von Videomeetings folgende:

• die verbesserte Zusammenarbeit zwischen weltweit verteilt arbeitenden Kollegen (53 Prozent vs. 54 Prozent weltweit),
• eine bessere und stärkere Beziehung mit Kollegen und Partnern an anderen Standorten (50 Prozent vs. 35 Prozent weltweit),
• das bessere Verständnis der diskutierten Themen (47 Prozent vs. 45 Prozentweltweit)
• sowie effizientere Meetings (41 Prozent vs. 44 Prozent weltweit).

Außerdem geben 58 Prozent der Befragten in Deutschland (64 Prozent weltweit) an, dass Video ein sehr wichtiges Tool ist, um Distanzen zu überwinden und die Produktivität von Teams in verschiedenen Städten und Ländern zu verbessern.

Die Einsatzmöglichkeiten von Videokonferenzen sind so vielfältig wie die Herausforderungen, vor denen Unternehmen und Organisationen täglich stehen. Die Befragten in Deutschland, die Videokonferenzen nutzen, tun dies vor allem, um sich mit den Kollegen anderer Büros national und international zu verbinden (88 Prozent).

Online-Meeting-Tools im Vergleich

Video-Anwendungen in vertikalen Märkten

38 Prozent nutzen Video als Kommunikations-Tool bei flexiblen Arbeitsmodellen, jeweils 32 Prozent für die Erschließung von Neugeschäft und in der Produktentwicklung sowie jeweils 24 Prozent für die Aus- und Weiterbildungen und das Recruiting. Darüber hinausbieten aber weitere Anwendungsmöglichkeiten großes Potenzial, die Geschäftsprozessezu verbessern.

Dazu gehören beispielsweise kürzere Produktentwicklungszeiten für schnellere Markteinführungen, weil sich die Mitarbeiter der Entwicklungsabteilungen an verschiedenen Standorten effizienter austauschen können, verbesserte Kundenservices, ein besseres Management von Krisen oder Notfallsituationen oder schnellere Entscheidungsfindungen. Hier einige Beispiele:

• Die Vaillant Gruppe, der zweitgrößte europäische Hersteller im Bereich Heiztechnik, nutzt Videolösungen von Polycom, um eine schnelle Entscheidungsfindung zwischen den welt- und europaweit verstreuten Niederlassungen zu ermöglichen und gleichzeitig den unternehmensweiten CO2-Ausstoß zu reduzieren.
• Das Cumbria and Lancashire Cardiac and Stroke Network (CSNLC) in England verbindet Herzinfarkt-Patienten unmittelbar nach dem Infarkt über Video mit entfernten Spezialisten, damit diese schnellstmöglich die richtige Diagnose und Behandlung erhalten.
• Gabor Shoes, ein führender Anbieter hochwertiger Damenschuhe, verkürzt über Video die Produktentwicklungszeiten und gestaltet die Zusammenarbeit effizienter. Die Content-Sharing-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten, sich über verschiedene Entwürfe und Modelle direkt auszutauschen und dabei das jeweilige Objekt gemeinsam zu sehen.
• Das Niedersächsische Internatsgymnasium Esens (NIGE) ermöglicht über 150 Schülerinnen und Schülern auf sieben ostfriesischen Inseln über Video die Teilnahme am Unterricht auf Gymnasialniveau, ohne dass diese in das Internat auf dem Festland wechseln müssen.

Erfolgreiche Videokonferenzen: Dos & Don'ts

Damit die Videokommunikation erfolgreich ist und die Vorteile auch tatsächlich zum Tragen kommen, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden. Laut der Polycom-Studie sind sich die deutschen Entscheider und ihre Kollegen in anderen Ländern einig über die wichtigsten Voraussetzung für ein ideales Video Meeting: Entscheidend ist die Audioqualität beziehungsweise die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen. Das sagen 58 Prozent der Befragten in Deutschland und 69 Prozent weltweit.

Außerdem ist es wichtig, dass die Technologie einfach und anwenderfreundlich ist - der Meinung sind 45 Prozent in Deutschland sowie 60 Prozent weltweit. Guter Blickkontakt mit den Kollegen und die gute Sichtbarkeit jedes Teilnehmers ist ebenso relevant nach Angaben von 47 Prozent der Befragte in Deutschland und 58 Prozent weltweit.

Doch was stört während eines Video-Meetings am meisten? Ganz oben auf der Liste der unerwünschten Störungen in Deutschland stehen das Klingeln eines Mobiltelefons sowie Ablenkungen im Hintergrund wie beispielsweise durch andere Kollegen, Musik, Geräusche etc. (das sagen 56 beziehungsweise 50 Prozent). Die Befragten aus Polen (69 Prozent) und Brasilien (71 Prozent) empfinden es als sehr störend, wenn Teilnehmer sich von unpassenden Orten aus in das Video Meeting einwählen, beispielsweise aus öffentlichen Verkehrsmitteln oder Geschäften, während in Deutschland 44 Prozent derBefragten dieser Meinung sind.

In Indien und Singapur stört es die Befragten am meisten, wenn Teilnehmer eines Video-Meetings mit anderen Dingen beschäftigt sind oder abgelenkt wirken - beispielsweise durch paralleles Tippen auf einer Tastatur (64 und 54 Prozent im Gegensatz zu 52 Prozent in Deutschland). Auf die Frage, ob es stört, wenn Teilnehmer einer Videokonferenz keine Business-Kleidung tragen, führen Singapur, Polen und Indien bei den Antworten mit Ja (26, 23 und 29 Prozent). Am anderen Ende der Liste bewegen sich hier Deutschland mit 15 Prozent sowie 13 Prozent der Befragten in Großbritannien, neun Prozent in Russlandund 13 Prozent in den Niederlanden.

Leitfaden zur Video-Etikette

69 Prozent der Deutschen und sogar 89 Prozent der Befragten weltweit meinen, dass Unternehmen und Organisationen Etikette-Regeln für Video-Meetings festlegen sollten. Um sie dabei zu unterstützen, hat Polycom einen "Guide to Collaborating Across Borders" erarbeitet - einen aufschlussreichen Leitfaden, der dessen Lesern dabei helfen soll, die Besonderheiten des Geschäftslebens weltweit zu verstehen und Video effizienter einzusetzen. Der Guide steht auf www.polycom.de zum Download bereit.