Arbeitszeit erfassen

Über- bzw. Fehlstunden

24.11.2005 von Redaktion pcmagazin

ca. 1:30 Min
Ratgeber
  1. Arbeitszeittabelle in Excel
  2. Eintragen der Arbeitsstunden
  3. Fehlstunden
  4. Einteilung in Monate
  5. Übernahme der Feiertage
  6. Krankheitstage und Resturlaub
  7. Mittagspause
  8. Über- bzw. Fehlstunden
  9. Kopien erstellen für weitere Monate

Wie viel Sie täglich zu viel oder zu wenig gearbeitet haben, zeigt Ihnen die Spalte H. Diese Angaben lassen Sie nun von Excel für den gesamten Monat addieren.

Arbeitszeittabelle in Excel
© Peter Stelzel-Morawietz

Tippen Sie in die Zelle F3 "Über- bzw. Fehlstunden:" ein und verbinden Sie die beiden Zellen F3 und G3 über "Format/Zellen/Ausrichtung/ Zellen verbinden".

Im Feld rechts daneben geben Sie folgende Berechnungsformel ein, die die Über- und Fehlstunden aufsummiert:

=SUMME(H7:H37)+C3

Damit werden auch die in Zelle C3 eingetragenen Überstunden aus dem Vorjahr sowie später die aus den jeweiligen Vormonaten übernommen eingerechnet. Positive Werte weisen auf Überstunden, negative auf Fehlstunden hin. Weisen Sie der Zelle das Format "[h]:mm:ss" zu.

Excel soll Sie außerdem besonders darauf hinweisen, sobald die maximal erlaubt Zahl an Fehl- oder Überstunden überschritten ist. Das erledigen Sie über die bereits auf dem Eingabeblatt eingegebenen Werte. Allerdings ist dazu noch ein kleiner Umweg notwendig, da die bedingte Formatierung unverständlicherweise nicht auf andere Arbeitsblätter zugreifen kann. Also müssen Sie die Werte vom Eingabeblatt erst auf das aktuelle Tabellenblatt übertragen. Tippen Sie in Zelle A39 folgende Zeile ein:

=Eingabe!B7

Analog muss es in Zelle A40 heißen:

=Eingabe!B8

Wenn Sie die Einblendung stört, setzen Sie die Schriftfarbe dieser Zellen über "Format/Schrift" auf "Weiß". Damit ist deren Inhalt für Sie unsichtbar und verwirrt nicht unnötig.

In der Zelle H3 verwenden Sie über "Format/ Bedingte Formatierung" folgende Bedingung: "Zellwert ist" "nicht zwischen" "=$C$39" und "=(-$C$40)". Über die Schaltfläche "Format/Schrift" weisen Sie der Bedingung als Farbe "Rot" und als Schriftschnitt "Fett" zu.

Zum Abschluss dieses Abschnittes noch ein Tipp zur Ansicht: Stellen Sie das Monatsblatt so ein, dass Sie den oberen Fensterbereich immer im Blick haben. Die bisherigen Krankheitstage, die Fehl- und Überstunden sowie Ihren Resturlaub sehen Sie also selbst dann, wenn Sie in der Tabelle beim Datum ganz herunterscrollen. Markieren Sie dazu die erste Zeile mit Datumsangabe, also die Zeile 7, und klicken Sie in der Menüleiste auf "Fenster/Fenster fixieren". Auf diese Weise sehen Sie stets die Überschriften.

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