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Beginn und Ende festlegen
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Legen Sie grundsätzlich einen Beginn und das Ende einer Aufgabe fest. Nur dann gelingt Ihnen die korrekte zeitliche Planung einer Aufgabe. Ist ein Endtermin überschritten, soll das Programm Sie automatisch darauf hinweisen.
Dazu tippen Sie in die Zelle "E1" den Text "Beginn:", in die Zelle "F1" tippen Sie "Ende:" ein. Füllen Sie den "Beginn" und das "Ende" Ihrer Aufgaben im "Datumsformat" aus, also zum Beispiel "1.5.2005".
Der Endtermin soll daraufhin überprüft werden, ob das aktuelle Tagesdatum kleiner als das eingetragene Datum ist. Falls das der Fall ist, soll das Enddatum in roter Schrift und Fett dargestellt werden. Für diese Aufgabe hilft die bedingte Formatierung weiter. Dazu markieren Sie in der Spalte "F" alle mit Aufgaben belegten Zellen, also zum Beispiel "F2:F6".
Wählen Sie den Menübefehl "Format" und klicken Sie im jetzt eingeblendeten Untermenü auf den Befehl "Bedingte Formatierung". Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Lassen Sie in der "Bedingung 1" den Eintrag "Zellwert ist" stehen. Wählen Sie im nächsten Feld den Eintrag "kleiner als" aus. In das dritte Feld tippen Sie "=HEUTE()" ein. Dadurch ermittelt Excel das aktuelle Systemdatum. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Format". Das Dialogfenster "Zellen formatieren" wird eingeblendet. Klicken Sie auf der Registerkarte "Schrift" auf den Auswahlpfeil des Feldes "Farbe" und wählen Sie die Farbe "Rot" aus. Ändern Sie im Bereich "Schriftschnitt" den Eintrag in die Auswahl "Fett". Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK".
Nun klicken Sie im Dialogfenster "Bedingte Formatierung" auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Das Dialogfenster wird um die Eintragungsmöglichkeiten für die "Bedingung 2" erweitert. Lassen Sie in der "Bedingung 2" den Eintrag "Zellwert ist" stehen und wählen Sie im nächsten Feld den Eintrag "größer oder gleich" aus. In das dritte Feld tippen Sie wieder Folgendes ein: "=HEUTE()". Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Format". Excel blendet nun das Dialogfenster "Zellen formatieren" ein.
Im Register "Schrift" klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Feldes "Farbe": Wählen Sie "Blau" als Farbe und bestätigen Sie abschließend mit "OK" sowie im Dialogfenster "Bedingte Formatierung" nochmals mit "OK". Alle Termine aus der Vergangenheit werden jetzt rot und in fetter Schrift dargestellt. Alle anderen Termine werden in einem beruhigenden Blau dargestellt. Sie erkennen somit sofort, wann ein Termin überschritten ist.
