Datenrettung
So holen Sie Ihre E-Mails zurück
Bei einem System- oder Festplattencrash droht der Verlust aller E-Mails. Die lassen sich aber wiederherstellen - sofern Sie in Outlook und Co. die richtigen Häkchen setzen.
Wenn Sie in Outlook Ihr E-Mail-Konto einrichten, legt Outlook automatisch eine PST-Datei an. "PST" steht für Personal Store und beinhaltet alle Outlook-Ordner, einschließlich Posteingang, Kalender und Kontakte. Wenn Sie Archive anlegen, erstellt Outlook weitere PST-Dateien. Zudem können Sie für unterschiedliche E-Mail-Konten weitere PST-Dateien erzeugen lassen.
In jedem Fall sollten Sie Ihre PST-Datei(en) regelmäßig auf einen externen Datenträger sichern - entweder manuell oder automatisch. Der einfachste Weg ist eine Kopie der Datei(en) auf eine externe Festplatte. In Outlook 2010 stellen Sie zunächst fest, wo diese gespeichert sind. Klicken Sie auf "Datei", "Kontoeinstellungen" und dann auf den kleinen Button "Kontoeinstellungen". Klicken Sie dann auf den Reiter "Datendateien".
Markieren Sie den Eintrag Ihrer PST-Datei, und klicken Sie dann auf den Befehl "Dateispeicherort öffnen". Ein Explorer-Fenster mit dem korrekten Ordner wird geöffnet. Schließen Sie Outlook, und kopieren Sie die Datei(en) nun auf einen externen Datenträger.
PST-Dateien exportieren
Eleganter sichern Sie Ihr PST-File über die Export-Funktion. Dies ist auch die empfohlene Maßnahme, wenn Sie Ihre E-Mails auf einen neuen PC mit einer jungfräulichen Outlook-Konfiguration umziehen, denn Sie können zuvor auswählen, welche Ordner Sie mitnehmen. Klicken Sie auf "Datei" und "Optionen", dann im linken Bereich auf "Erweitert". Klicken Sie dann rechts auf "Exportieren". Im "Import/Export-Assistent" klicken Sie auf "In Datei exportieren" und dann auf "Weiter".
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Im nächsten Fenster entscheiden Sie sich für "Outlook-Datendatei (.pst)" und klicken auf "Weiter". Im Anschluss wählen Sie aus, welche Ordner Sie sichern möchten. Im Zweifelsfall markieren Sie einfach den obersten Eintrag, der in der Regel Ihrer E-Mail-Adresse entspricht und klicken auf "Weiter". Suchen Sie dann noch einen geeigneten Dateinamen für die Sicherung und einen Speicherort, und klicken Sie auf "Fertig stellen". Die Sicherung beginnt sofort und kann - je nach Datenmenge - einige Zeit in Anspruch nehmen.
PST-Dateien importieren
Wer seine PST-Dateien ordnungsgemäß exportiert, kann die gespeicherten E-Mails jederzeit wiederherstellen - auch auf anderen Outlook-Installationen. Klicken Sie auf "Datei" und "Optionen", im linken Bereich abermals auf "Erweitert". Klicken Sie rechts auf "Exportieren".
Im "Import/Export-Assistent" klicken Sie nun auf "Aus anderen Dateien oder Programmen importieren" und auf "Weiter". Im nächsten Feld klicken Sie auf "Outlook-Datendatei (.pst)". Wählen Sie dann den korrekten Pfad aus, übernehmen Sie die Voreinstellung "Duplikate durch importierte Elemente ersetzen", und beginnen Sie die Wiederherstellung.
Automatische Sicherung mit gratis Tool
Für die automatische Sicherung von PST-Dateien in älteren Outlook-Versionen bis 2007 hat Microsoft ein kostenloses Tool zur Verfügung gestellt. Nach der Installation des kleinen Programmes "Sicherung für Persönliche Ordner " können Sie bei mehreren Accounts auswählen, welche PST-Dateien gesichert und in welchen Zeitabständen die Kopien gespeichert werden sollen. Um die Sicherungskopie auszuführen, klickt der Anwender auf "Datei" und "Sicherungskopie" und folgt den Anweisungen.
MOBackup - Das Profi-Tool
Wer Outlook 2010 einsetzt und sich nicht die Mühe einer manuellen Sicherung der PST-Dateien machen möchte, findet in MOBackup eine gute Alternative. Die Bedienung ist denkbar einfach: Sie wählen lediglich die PST-Datei aus, bestimmen einen Zielordner und vergeben ein Passwort (optional). Dann starten Sie die Sicherung. Gut: MOBackup kümmert sich automatisch nicht nur um Postein- oder ausgänge, sondern auch um alle Einstellungen (bis auf Signaturen).
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Einschränkung der kostenlosen Version: Hier können Sie bei mehreren PST-Dateien nur die erste aufgelistete sichern. Wer aber seine POP3- oder IMAP-Konten ohnehin mit nur einer PST-Datei verwaltet, sollte sich daran nicht stören.
Beschädigte PST-Dateien scannen
Sie bekommen eine Meldung, dass Ihre Datendatei in Outlook beschädigt sei? Microsoft hat mit dem Tool "Scanpst" ein kostenloses Check-Tool mitgegeben, das den Fehler aufspürt und korrigiert. Sie finden die ausführbare Datei im Ordner Ihrer Outlook-Installation beispielsweise C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14. Schließen Sie Outlook, und starten Sie dann das Programm. Findet das Tool Fehler, können Sie eine Sicherungskopie anlegen und mit einem Klick auf "Reparieren" sofort den Korrekturprozess einleiten.
POP3-Nachrichten nicht vom Server löschen
Wenn Sie Ihre Mail-Accounts über einen POP3-Zugang eingerichtet haben, werden die Nachrichten normalerweise vom Server vollständig heruntergeladen, wenn Sie die E-Mails abrufen. Das hat einige Nachteile: Von einem anderen PC oder Smartphone können Sie diese E-Mails nicht mehr abrufen. Zudem sind versehentlich gelöschte E-Mails in der Regel endgültig verschwunden.
Allerdings können Sie sich zumindest in Outlook gegen unerwünschten Datenverlust mithilfe von drei gut versteckten Funktionen schützen. Klicken Sie in Outlook 2010 auf "Datei", "Kontoeinstellungen" und dann auf den kleinen Button "Kontoeinstellungen". Doppelklicken Sie auf eines der POP-E-Mail-Konten. Klicken Sie in den "Internet-E-Mail-Einstellungen" auf den Button "Weitere Einstellungen". Klicken Sie in die Registerkarte "Erweitert".
Tipps: Outlook - So erstellen Sie Signaturen
Stellen Sie sicher, dass bei "Kopien aller Nachrichten auf dem Server belassen" ein Haken gesetzt ist. Im Optionsfeld für "Vom Server nach [...] Tagen entfernen" tragen Sie einen hohen Wert ein, beispielsweise "30". Lösen Sie den Haken bei "Entfernen, wenn aus gelöschte Elemente entfernt". Klicken Sie auf "OK".
E-Mail-Client auch bei Webmail
Wer einen Webmail-Account besitzt und seine E-Mails beispielsweise per Browserzugriff bei GMX, Googlemail oder Hotmail abholt, sollte zur besseren Sicherheit und Verwaltung die Kontoverbindung in einem leistungsstarken Client wie Outlook oder Thunderbird einrichten. Denn Googlemail und GMX geben Ihnen die Möglichkeit, die Mails per IMAP abzuholen. Damit gewährleisten Sie, dass in Outlook gelöschte Elemente nicht auch vom Server verschwinden.
Hotmail bietet Ihnen immerhin eine POP3-Option als Alternative zur standardmäßigen MAPI-Konfiguration des Kontos. Der Unterschied: Die Einrichtung eines Hotmail-Kontos per MAPI geht blitzschnell und einfach. Sie müssen nur Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort wissen. Um Ihren Hotmail-Zugang per POP3 einzubinden, benötigen Sie auch Serveradressen, Ports und Verschlüsselungstypen.
Der kleine Konfigurationsumweg lohnt: Denn in Outlook beispielsweise können Sie danach bestimmen, dass Kopien der Nachrichten auf dem Server bleiben. Andernfalls würden im Client gelöschte E-Mails auch vom Server verschwinden.
