Meisterhaft mailen
Seriendruck
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Serienmail-Erstellung
Da Seriendruck und Serienmail eine Aufgabe in Word 2010 sind, können sie nur dort und nicht in Outlook 2010 gestartet werden.
Deshalb erstellen Sie das Hauptdokument in Word.
In der Word-Menüzeile unter Sendungen wählen Sie die Funktion Seriendruck starten sowie E-Mail-Nachrichten.
Als Nächstes importieren Sie die vorbereitete Excel-Adressdatei. Das geschieht unter Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden. In der darauffolgenden Requesterbox wählen Sie die bereits vorbereitete Excel-datei.
Platzieren Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle des Hauptdokuments. Ein Klick auf die Funktion Seriendruckfeld einfügen öffnet ein Klappmenü. Darin sind die Feldnamen der Datensätze aus dem Excel-Dokument aufgelistet. Diese werden durch vorangegangenes Anwählen an die Stelle des Cursors automatisch eingefügt.
Tipp: Das Einfügen von Anrede und anderen persönlichen Daten funktioniert nur dann einwandfrei, wenn Sie in Outlook die Kontaktdaten vollständig erfasst haben. Sonst entstehen schnell Löcher im Text und damit unschöne Seitenlayouts.
Endkontrolle und Versand
Bevor Sie die Mails absenden, sollten Sie sie noch mal kontrollieren. Outlook 2010 ermöglicht das mit der Menütaste Vorschau Ergebnisse. Mit der rechts daneben liegenden Steuerfunktion lassen sich alle Serienmails vorwärts und rückwärts durchblättern. Praktisch: Jetzt erscheinen statt der Platzhalter alle Datensätze aus der Excel-Datei.
Tipp: Vor dem Versenden der Serienmails stellen Sie Outlook auf Offline. Damit tauchen die so erzeugten einzelnen Mails zunächst im Posteingang auf. Dort können Sie sie ein weiteres Mal ansehen und bei Bedarf korrigieren, bevor sie im Web landen.
Die Serienmails schicken Sie in Word ab unter Fertigstellen und Zusammenführen mit E-Mail-Nachrichten senden. Dazu fügen Sie noch im folgenden Dialog eine Betreffzeile ein und wählen ein Textformat. HTML ist die bessere, da sicherere Wahl, um das "Umlaut-Problem" elegant zu umschiffen, wenn viele Adressaten über ein Mailprogramm verfügen.
Damit verschicken Sie die Daten nach Outlook und von dort automatisch einzeln. So sind sie nicht leicht als Massenmail erkennbar.
Exkurs: Serienmails aus OpenOffice
OpenOffice hat einen sehr komfortablen Serienbrief-Assistenten im Menü Extras. Damit erledigen Sie auch Serienmails bequem. Neben einer Textdatei für die Mail ist eine Datenbank mit Adressen nötig. Diese importieren Sie oder erstellen sie in OpenOffice. Importformate von OpenOffice Base und Calc, dBase, Excel (.xls) und CSV-Listen etc. lassen kaum Wünsche offen.
Der Serienbrief-Assistent arbeitet eine Taskliste ab und führt durch alle Stadien von der Dokumenterstellung über die Wahl der Adressen bis zur Prüfung der Serienmails und dem Versand. Letzterer lässt sich direkt aus OpenOffice erledigen. Dabei können Sie das Format der Mails wählen. Neben HTML und Textformaten ist auch ein Versand als PDF möglich, das OpenOffice anhängt.
