Büro-Suite

Office: Tipps und Tricks für Excel, Word, Outlook und mehr

25.1.2018 von Peter Schnoor

Microsoft hat in Office 2010/13/16 viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich Word, Excel und Co. optimieren lassen. Wir geben nützliche Tipps.

Lexoffice: Online-Buchhaltung — pressmaster - Fotolia.com

Word: Übersicht per Gliederung

Damit Sie auch in einem Word Dokument eine Struktur erstellen können, bieten sich Aufzählungszeichen an. Sie notieren zunächst die benötigten Stichpunkte, zum Beispiel was vor einer Abreise zu beachten ist: Netzstecker ziehen, Heizung, Herd und Elektrogeräte aus, Wasser abdrehen, Lichter aus, Fenster, Türen und Rollläden schließen, Kühlschrank ausschalten, Müll eimer leeren und Anrufbeantworter/Rufumleitung.

Damit diese Auflistung, die Sie untereinander eintippen, übersichtlicher wird, markieren Sie die Inhalte und klicken anschließend im Startmenü in der Gruppe Absatz auf das Symbol Aufzählungszeichen. Schon sehen die Stichpunkte geordneter aus. Mit einem Klick auf das Symbol Nummerierung wird es noch übersichtlicher. Sie haben die Möglichkeit, die Nummerierung anzupassen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Auswahlpfeil neben dem Symbol Nummerierung.

Neben der arabischen Nummerierung steht Ihnen auch die römische Nummerierung zur Verfügung. So werden Ihre Stichpunkte strukturiert dargestellt. Wenn Sie einen weiteren Stichpunkt einfügen, wird Ihre Nummerierung automatisch ergänzt. Sie können auch einen Stichpunkt zwischen die bestehenden Stichpunkte einfügen. Dann werden Ihre Stichpunkte automatisch neu durchnummeriert.

Lesetipp: Outlook- Kalender: 9 Profi-Tipps für die Terminplanung

Office Word Nummerierung — Über dieses Menü zur Gliederung strukturieren Sie Ihre Stichpunkte mithilfe von Aufzählungszeichen, Buchstaben oder Nummerierungen.

Powerpoint: Während einer Präsentation die Darstellung ausblenden

Bei einer PowerPoint-Präsentation ist es erfreulich, wenn die Zuschauer fasziniert auf die Leinwand gucken. Vielleicht möchten Sie die Aufmerksamkeit aber auch mal wieder auf sich als Vortragender lenken. Dann können Sie während der Präsentation die Darstellung auf der Leinwand kurzzeitig ausblenden.

Sobald Sie im Präsentationsmodus auf der Tastatur die Taste [W] für White betätigen, wird anstatt der Folie ein weißer Hintergrund dargestellt. Mit der Taste [Esc] wird die aktuelle Folie wieder eingeblendet. Möchten Sie anstatt des weißen Hintergrunds lieber einen schwar zen Hintergrund darstellen, betätigen Sie die Taste [B] für Black. Auch hier gelangen Sie mit der Taste [Esc] wieder auf die aktuelle Folie.

Excel: Überlappungen im Diagramm automatisch farblich hervorheben

Dazu brauchen Sie nur das passende Diagramm wie zur folgenden Beispieltabelle und etwas Transparenz. Sie möchten nun etwa aus der Klimatabelle links unten die Monate kenntlich machen, in denen die Temperatur die Niederschlagsmenge überschreitet. Aktivieren Sie das Register Einfügen, und wählen Sie in der Gruppe Diagramme das Flächendiagramm aus. Markieren Sie in dem Diagramm die Datenreihe Niederschlag in mm. Klicken Sie auf die rechte Maustaste, und wählen Sie im eingeblendeten Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren aus.

Im jetzt eingeblendeten Aufgabenbereich aktivieren Sie das Symbol Füllung und Linie. Erweitern Sie die Kategorie Füllung, und wählen Sie die Füllfarbe Blau aus. Stellen Sie die Transparenz auf den Wert 50% ein. Wählen Sie jetzt die Datenreihe Temperatur in C aus. Stellen Sie die Füllfarbe auf Rot und die Transparenz auf 25% ein. Jetzt wird die Überlappung deutlich dargestellt. Bei Änderungen der Daten wird der neue Überlappungsbereich sofort angepasst.

Office Excel Diagramm — Zur Darstellung von Überlappungen wählen Sie das Flächendiagramm aus. Stellen Sie anschließend die gewünschten Farben und die Transparenz für die Datenreihen ein.

Outlook: Kalenderwochen im Datumsnavigator sichtbar machen

Im Geschäftsleben wird häufig mit der Angabe von Kalenderwochen gearbeitet. Dabei umfasst das Kalenderjahr mindestens 52 Wochen, die als Kalenderwochen (KW) durchnummeriert werden. Die Kalenderwoche ist nach ISO 8601 folgendermaßen definiert: Kalenderwochen haben 7 Tage, beginnen an einem Montag und werden über das Jahr fortlaufend nummeriert. Die Kalenderwoche 1 eines Jahres ist diejenige, die den ersten Donnerstag enthält.

So viel zur Theorie. Standardmäßig werden die Kalenderwochen in der Monatsansicht und im Datumsnavi gator von Outlook nicht mit angezeigt. Das ist ärgerlich, aber dieses Manko können Sie mit einer Einstellung in den Optionen beseitigen.

Aktivieren Sie das Register Datei und klicken dort auf das Symbol Optionen. Das Dialogfenster Outlook-Optionen wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Fenster die Kategorie Kalender aus. Ziehen Sie den ScrollBalken auf der rechten Fensterseite so weit nach unten, bis der Bereich Anzeigeoptionen sichtbar ist. Setzen Sie in diesem Bereich einen Haken in das Kontrollkästchen Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Ab sofort werden die Kalenderwochen sowohl im Datumsnavigator als auch in der Monatsansicht des Kalenders eingeblendet.

Office Outlook Kalenderwoche — Die Nummern der Wochen im Datumsnavigator legen Sie in den Outlook-Optionen fest.

Word: Text in eine Tabelle wandeln

Für die übersichtliche Darstellung und Ausrichtung von Texten ist es häufig vorteilhaft, den Text in einer Tabelle darzustellen. Sie haben zum Beispiel eine Text übersetzung: Jetzt ist Wochenende. Da machen wir es uns gemütlich. – Nu er weekend. Vi gør det behageligt. Markieren Sie den umzuwandelnden Text. Aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil unter halb des Symbols Tabelle. Wählen Sie den Befehl Text in Tabelle umwandeln aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Beispiel im Be reich Text trennen bei die Option Andere: - aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird Ihr Text in eine Tabelle mit zwei Spalten umgewandelt.