Funktionen der Buchhaltungssoftware

So hilft lexoffice bei Buchhaltung und Büroarbeiten

2.5.2022 von Claudia Frickel

Belege scannen und automatisch erfassen, kostenlose Vorlagen nutzen und mehr Überblick über die Finanzen auch unterwegs: Wir stellen die Funktionen der Buchhaltungssoftware lexoffice vor.

ca. 3:35 Min
Ratgeber
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Viel Arbeit, Mühe und Nerven sparen Sie sich bei der Buchungssoftware von lexware mit digitaler Belegerfassung.
© miagolio - shutterstock

Die Rechnung für die Druckerpatrone aus dem Elektronikmarkt, die Quittung von der Tankstelle, der Bewirtungsbeleg vom Essen mit dem Kunden: Solche Belege müssen Sie als Selbständiger oder Gründer sammeln. Nur dann können Sie die Ausgaben von der Steuer absetzen.

Wenn Sie alle Papierzettel in einem Schuhkarton sammeln, haben Sie spätestens dann ein Problem, wenn die nächste Steuererklärung ansteht. Die Belege müssen sortiert und die Beträge erfasst werden – nach bestimmten buchhalterischen Regeln.

Viel Arbeit, Mühe und Nerven sparen Sie sich mit einer digitalen Belegerfassung via App. Das ist eine der praktischen Funktionen, die die Buchhaltungs-Lösung lexoffice von Lexware mitbringt – und eine der beliebtesten.

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Wie funktioniert die digitale Belegerfassung in lexoffice?

Über die integrierte Belegerfassungs-App von lexoffice fotografieren Sie das Papierdokument. Die Datei speichern Sie anschließend in der Ablage des Programms – genau wie PDF-Rechnungen aus E-Mails. Auch aus anderen Programmen importieren Sie Dokumente.

Die Software liest per OCR-Texterkennung automatisch alle wichtigen Informationen aus, etwa Betrag und Namen. Belegnummer und Datum werden ergänzt, auch die Kategorisierung erfolgt selbständig. Bei Bedarf ergänzen Sie Schlagworte, nach denen Sie später suchen können. Der Beleg ist damit übersichtlich und rechtssicher erfasst. Sie haben viel Zeit gespart und finden alle Dokumente schnell wieder.

Welche weiteren Funktionen bietet lexoffice?

Angebote schreiben, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erledigen oder Anlagen für die Steuererklärung verwalten: Die Buchhaltung ist für viele Freiberufler und Selbständige eine Herausforderung. Solche Arbeiten schlucken viel Zeit und sind oft aufwendig.

Diese Hürde nehmen Sie, wenn Sie Rechnungen und Buchführung digitalisieren – nicht nur die Belegerfassung. Mit den Funktionen von lexoffice geht das bequem und einfach:

  • Das Dashboard liefert mit Grafiken und Tabellen eine Übersicht über Ihre Konten, Einnahmen und Ausgaben, offenen Rechnungen sowie Steuerzahlungen.
  • Rechnungen erstellen Sie mithilfe einer intuitiven Eingabemaske schnell und rechtssicher. Mit einem Klick erzeugen Sie ein Dokument und versenden es zum Kunden. Das Programm erinnert Sie, wenn die Rechnung nicht bezahlt ist. Auch Zahlungserinnerungen, Mahnungen sowie Serien- und Abschlagsrechnungen sind möglich.
  • Angebote erstellen Sie ebenfalls über Eingabemasken und gehen dennoch individuell auf Kunden ein. Versendet werden Angebote per Link, sodass sie direkt angenommen werden können. Alternativ fertigen Sie PDFs oder Ausdrucke an. Mit einem Klick können zudem Auftragsbestätigungen angefertigt werden.
  • lexoffice importiert alle Umsätze vom Bankkonto, ordnet sie automatisch zu und verarbeitet sie so buchhalterisch einwandfrei. Auch verschiedene Banken und Konten können einbezogen werden, etwa Kreditkarten, PayPal oder Tagesgeldkonto. Es ist ebenso möglich, Überweisungen aus dem Programm zu erledigen.

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Zu den weiteren Features von lexoffice gehören je nach Programmversion Anlagenverwaltung, Abschreibungen von Anschaffungen, Buchungsübersichten, internationale Dokumente, Kassenbuch, Gewinn-und-Verlust- sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Lohnabrechnungen.

Obendrein können Sie professionelle und rechtssichere Vorlagen für Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Mahnungen nutzen. Layout und Optik passen Sie einfach an Ihren Bedarf an.

Das ist noch nicht alles: Das Programm wird monatlich um neue Funktionen erweitert. Die Ergänzungen basieren auf Wünschen und Anregungen der Nutzer.

Timm Frankrone über lexoffice

Quelle: youtube.com / lexoffice
Timm Frankrone über lexoffice

Welche Schnittstellen bietet lexoffice und welche Vorteile hat das?

Die vielen Funktionen von lexoffice können Sie mithilfe verschiedener Schnittstellen noch erweitern. Über 60 davon sind ins Programm integriert, und es kommen ständig neue dazu.

  • Verkäufe bei Online-Plattformen können in die Software übertragen werden und die Einnahmen automatisch erfasst werden. Das klappt mit Amazon, Ebay, Ihrem eigenen Shop sowie Shopify-, WooCommerce- und Shopware-Shops. Auch PayPal kann integriert werden.
  • Daten können ausgetauscht, importiert und exportiert werden, etwa von und zu DATEV-Cloud-Services. Außerdem können Dokumente für den Steuerberater freigegeben werden. Ein Rechtemanagement regelt die Zugriffsmöglichkeiten.
  • lexoffice kann mit Partnerangeboten ergänzt werden, etwa für Zeiterfassung oder Reisekosten.
  • Kunden erhalten auf Wunsch einen Link zu einem Kundencenter und rufen dort Angebote und Rechnungen ab.
  • Die automatisch berechnete Umsatzsteuer-Voranmeldung kann via Elster direkt zum Finanzamt versendet werden.
  • Dank der programmierbaren API-Schnittstelle können Entwickler lexoffice mit weiteren Programmen verknüpfen.

Auf welchen Plattformen kann ich lexoffice verwenden?

Die Buchhaltungssoftware lexoffice nutzen Sie flexibel da, wo Sie gerade sind: im Office am PC oder unterwegs über die App. Dabei sind Sie unabhängig vom Betriebssystem. Auf Windows- oder Linux-PC sowie Mac greifen Sie auf lexoffice im Browser zu. Zudem steht das Programm als App für Android-Smartphones und -Tablets sowie für iPhones und iPads zur Verfügung.

Über die mobilen Geräte greifen Sie auf alle häufig genutzten lexoffice-Features zu. So können Sie direkt beim Kunden eine Rechnung stellen und versenden, oder im Bus nachsehen, wie hoch letzten Monat die Ausgaben waren.

Auch die Apple Watch können Sie in lexoffice einbinden: Auf der Smartwatch bekommen Sie dann beispielsweise eine Meldung, wenn eine Zahlung eingegangen ist oder ein Kunde ein Angebot angenommen hat.

Fazit: Vielfältige Funktionen und kinderleichte Anwendung

Mit lexoffice sind Selbständige, Freiberufler und Gründer für alle To-dos rund um Buchhaltung und Büroverwaltung gewappnet. Von der Belegerfassung bis zur Rechnungsstellung und Dokumentenablage für den Steuerberater: Die Funktionen sind vielfältig, alle Aufgaben können schnell und leicht erledigt werden.

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