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Excel: 11 Tipps für mehr Sicherheit

Nutzen Sie Excel für die Aufbewahrung und Bearbeitung sensibler Daten? Dann befolgen Sie unsere elf Sicherheits-Tipps für das Office-Tool.

Inhalt
  1. Excel: 11 Tipps für mehr Sicherheit
  2. Excel: Mehr Sicherheit mit Passwortschutz
 Excel-Daten sicher verbergen

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Tipp 1: Benutzen Sie Excel als Merkzettel für wichtige Informationen

Excel bietet sich zum Ablegen von wichtigen Informationen an. Sie haben die Möglichkeit, Ihre geheimen Daten in unterschiedlichen Tabellenblättern zu speichern. Wenn Sie die Daten dann benötigen, öffnen Sie einfach Ihre Arbeitsmappe, und suchen Sie in Ihren Eintragungen nach den gewünschten Daten. Bevor Sie Excel Ihre Daten anvertrauen, überlegen Sie sich eine Struktur. Sie haben zwar die Möglichkeit, alle Informationen in einer einzigen Tabelle zu speichern; diese wird dann aber schnell unübersichtlich. Sinnvoller ist es, sich mehrere Tabellenblätter für die unterschiedlichen Kategorien anzulegen. Als Kategorien für Tabellenblätter bieten sich zum Beispiel diese Namen an: Passwörter, Bankdaten, Zugangsdaten. Zum Umbenennen eines Tabellenblattes klicken Sie das gewünschte Registerblatt der Tabelle doppelt an. Der Inhalt, zum Beispiel Tabelle1, wird markiert. Sie tippen jetzt einfach die neue Bezeichnung ein und betätigen anschließend die [Enter-]Taste. Führen Sie das für alle von Ihnen benötigten Tabellenblättern durch.

Tipp 2: Beschränken Sie die Dateneingabe auf bestimmte Werte

Es sind schnell einmal falsche Werte in eine Tabelle eingetragen. Dann wundern Sie sich, dass Ihre Zugangsdaten nicht funktionieren. Excel bietet die Möglichkeit, nur bestimmte Werte in eine Zelle einzugeben. Diese Möglichkeit sollten Sie nutzen. Ein Passwort sollte zum Beispiel mindestens acht Zeichen lang sein. Mit einer Datenprüfung von Excel legen Sie fest, dass Zugangscodes mit weniger als acht Zeichen gleich abgelehnt werden. 

Excel-Daten sicher verbergen - Datenüberprüfung

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(links) Stellen Sie mit der Datenüberprüfung sicher, dass Excel nur Kennwörter annimmt, die mindestens acht Zeichen lang sind. (rechts) Wenn das Passwort zu kurz gewählt wurde, erscheint die von Ihnen definierte Fehlermeldung.

Klicken Sie in die erste Zelle für ein Passwort. Aktivieren Sie das Registerblatt Daten. Klicken Sie auf das Symbol Datenüberprüfung. Im jetzt eingeblendeten Untermenü wählen Sie den Befehl Datenüberprüfung aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. 

Im Registerblatt Einstellungen finden Sie das Auswahlfeld Zulassen. Wählen Sie in diesem Feld den Eintrag Textlänge aus. In dem Auswahlfeld Daten legen Sie die Auswahl auf die Bedingung größer oder gleich fest. In das Feld Minimum tippen Sie den Wert 8 ein. Sie wollen in dieser Zelle keine Falscheingaben erlauben und den Anwender auf falsche Eingaben hinweisen. Aktivieren Sie dazu im aktuellen Dialogfenster das Registerblatt Fehlermeldung. Setzen Sie, falls nicht vorhanden, einen Haken in das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden. 

Tippen Sie in das Feld Titel den Text Passwort zu kurz ein. In das Feld Fehlermeldung schreiben Sie Mindestens 8 Zeichen. Verwenden Sie auch Sonderzeichen und Zahlen. Mit dem Auswahlfeld Typ wählen Sie aus, wie streng die Prüfung erfolgen soll. 

Stopp: Mit dieser Auswahl wird nur eine Eingabe im festgelegten Gültigkeitsbereich erlaubt. Einträge außerhalb des Gültigkeitsbereichs werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen. 

Weniger streng arbeitet der Typ Warnung: Diese Auswahl gibt eine Warnmeldung aus, wenn sich Ihre Daten nicht im Gültigkeitsbereich befinden. 

Sie können die Daten mit einem Klick auf die dann eingeblendete Schaltfläche Fortfahren: Ja trotzdem eingeben. 

Keine Sicherheit bietet der Typ Information: Mit dieser Auswahl bekommen Sie nur den Hinweis, dass sich Ihre Daten außerhalb des Gültigkeitsbereichs befinden; die Daten werden aber dennoch in die Zelle eingetragen.

Um sicherzustellen, dass nur Einträge im Gültigkeitsbereich übernommen werden, wählen Sie den Typ Stopp aus. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK wird die Datenüberprüfung aktiviert. Die Datenüberprüfung übertragen Sie mit der Kopierfunktion auf weitere Zellen für die Passworteingabe.

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Tipp 3: Lassen Sie nur bestimmte Bereiche zur Bearbeitung zu

Damit der Anwender Ihre Datenüberprüfung nicht ändern kann oder andere Dinge in Ihrem Formular verändert, schützen Sie den Inhalt Ihres Arbeitsblattes. Standardmäßig sind alle Zellen einer Excel-Tabelle geschützt; Sie merken das aber erst nach dem Einschalten des Blattschutzes. Damit der Anwender die gewünschten Daten pflegen kann, müssen Sie diese Zellen vorher zur Dateneingabe freigeben. 

Excel-Daten sicher verbergen - Blattschutz

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Mit dem Blattschutz legen Sie fest, in welche Bereiche der Anwender etwas eingeben darf. Sorgen Sie dafür, dass gesperrte Zellen nicht ausgewählt werden können.

Markieren Sie die Zellen, die Sie zur Dateneingabe freigeben wollen. Betätigen Sie anschließend die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. 

Aktivieren Sie hier das Registerblatt Schutz, und nehmen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Gesperrt heraus. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Damit der Rest Ihrer Tabelle geschützt wird, aktivieren Sie das Register Überprüfen. Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf das Symbol Blatt schützen. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. 

Tippen Sie ein Kennwort zum Aufheben des Blattschutzes ein. Entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Gesperrte Zellen auswählen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Jetzt kann der Anwender bei Bedarf nur in den freigegebenen Feldern Daten eingeben. Die Datenüberprüfung ist vor Änderungen geschützt. Sie erkennen das im Registerblatt Daten. Die Datenüberprüfung ist dort jetzt deaktiviert (ausgegraut).

Tipp 4: Probleme bei der Erfassung von Bankdaten in Excel-Tabellen

Bei Bankdaten wird unter anderem die IBAN benötigt. IBAN steht für International Bank Account Number. Die IBAN besteht aus einem zweistelligen Ländercode und einer 20-stelligen Zahl. Das Format ist gemäß DIN 5008 vorgeschrieben: DE12 1234 1234 1234 1234 12 Theoretisch könnten Sie die 20 Ziffern in ein Feld ein- geben.

Eine so große Zahl wird von Excel allerdings automatisch im Format Wissenschaft dargestellt. Auch der Versuch mit einem benutzerdefinierten Format in der Art DE00 0000 0000 0000 0000 00 zerlegt die Zahl in die gewünschten Vierer-Blöcke. Das Problem dabei ist allerdings, dass Excel nach seinen eigenen Vorgaben nur 15 Stellen korrekt darstellen kann, der Rest wird abschnitten und mit Nullen aufgefüllt. 

Excel-Daten sicher verbergen - Vorabformatierung

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Bei langen Zahlenreihen gibt es Darstellungsprobleme. Diese sollten Sie vorab als Text formatieren.

Es bleibt also nur die Möglichkeit, das Feld als Text zu formatieren. Wenn Sie die IBAN mit dem Länderkürzel, zum Beispiel DE, eingeben, ist das problemlos, da Ihre Eingabe von Excel automatisch als Text erkannt wird. Als weitere Möglichkeit können Sie die IBAN mit Leerzeichen an den entsprechenden Stellen erfassen, dann wird die Zahl auch als Text übernommen. Möchten Sie allerdings nur die IBAN ohne Länderkennung und Leerzeichen eingeben, müssen Sie das Feld vor der Eingabe als Text formatieren. 

Dann wird Ihre IBAN-Nummer fehlerfrei dargestellt. Eine spätere Umwandlung eines Zahlenfeldes in ein Textfeld funktioniert leider nicht. Aber dann hilft dieser Trick weiter: Setzen Sie in der Bearbeitungsleiste ein einfaches Hochkomma vor die Zahl. Sobald Sie die [Enter] Taste betätigen, wird die Zahl in Text umgewandelt.

Tipp 5: Machen Sie sensible Inhalte Ihrer Excel-Mappen für Dritte unsichtbar

Jeder, der Zugriff auf Ihre Arbeitsmappe hat, kann alles lesen, auch Ihre geheimen Daten. Um das zu verhindern, sollten Sie sensible Daten vor den Blicken Unberechtigter schützen. Im einfachsten Fall markieren Sie relevante Felder und setzen die Schriftfarbe auf Weiß. Leider kann der neugierige Anwender die Farbe zurücksetzen. 

Bedenken Sie auch, dass der Inhalt zwar im Tabellenblatt nicht dargestellt wird, aber in der Bearbeitungsleiste. Der Anwender braucht dazu nur auf die entsprechende Zelle zu klicken. Um Ihre Daten auch in der Bearbeitungsleiste unsichtbar zu machen, entfernen Sie zunächst den Blattschutz. 

Excel-Daten sicher verbergen - Ausgeblendet

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Sorgen Sie dafür, dass sensible Daten nicht nur in der Tabelle unsichtbar sind, sondern auch im Bearbeitungsfenster.

Markieren Sie anschließend die Felder, die verborgen werden sollen. Im Register Start setzen Sie die Schriftfarbe auf Weiß. Betätigen Sie anschließend die rechte Maustaste und wählen im dann eingeblendeten Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren aus. 

Aktivieren Sie im nächsten Dialogfenster Zellen formatieren das Registerblatt Schutz. Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Ausgeblendet. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK werden Ihre Einstellungen übernommen. Jetzt schalten Sie im Registerblatt Überprüfen Ihren Blattschutz wieder ein, und schon sind Ihre ausgewählten Daten nicht mehr sichtbar.

Tipp 6: Schützen Sie Ihre Tabellenblätter vor unberechtigten Manipulationen

Ihre Tabellenblätter können gelöscht und kopiert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Namen der Tabellenblätter zu ändern und Tabellenblätter zu verschieben. Das sollten Sie ändern. Aktivieren Sie im Registerblatt Überprüfen das Symbol Arbeitsmappe schützen. Das Dialogfenster Struktur und Fenster schützen wird eingeblendet. 

Aktivieren Sie im Bereich In der Arbeitsmappe schützen das Kontrollkästchen Struktur, und tippen Sie in die Eingabezeile Kennwort ein Passwort ein. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche OK. Ab sofort ist auch Ihre Tabellenstruktur geschützt. 

Mit diesem Schutz haben Sie nicht die Inhalte auf den Tabellenblättern geschützt, sondern die darüber liegende Tabellenstruktur.

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