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Excel Dropdown-Liste erstellen und formatieren

21.10.2019 von Susanne Kowalski

Möchten Sie in Excel Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stellen, um Eingabefehler zu vermeiden? Dann befolgen Sie unsere Anleitung für das Einrichten einer Excel Dropdown-Liste.

ca. 3:30 Min
Ratgeber
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excel dropdown liste erstellen
Unsere Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie in Excel eine Dropdown-Liste erstellen.
© Microsoft / Screenshot & Montage: PC Magazin

Wie kann ich mit wenigen Klicks in Excel eine Dropdown-Liste erstellen? Diese Frage beantwortet unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einem einfachen Beispiel. Dazu erklären wir, wie Sie Dropdown-Listen in Excel automatisch erweitern und formatieren.

1. Excel Dropdown: Liste im Fenster "Datenüberprüfung" erstellen

Eine Auswahl aus Listeneinträgen können Sie mit Hilfe von Excel Zelldropdowns realisieren. Das ist bequem und reduziert Fehlerquellen bei der Datenerfassung. Beispiel: Es soll möglich sein, aus einem Excel Dropdown den Namen Maier, Müller oder Schulz per Mausklick auszuwählen:

Setzen Sie die Eingabemarkierung in die Zelle, in der das Excel Dropdown zur Verfügung stehen soll. Soll die Auswahl im mehreren Zellen erscheinen, erweitern Sie die Markierung. Tipp: Mehrfachmarkierungen nicht zusammenhängender Zellbereich erlaubt die Strg-Taste.

Wählen Sie Daten/Datenüberprüfung/Einstellungen und im Listenfeld Zulassen den Eintrag Liste. Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen Zellendropdown abgehakt ist. Ist das nicht der Fall, fehlt später in der Anzeige der Auswahlpfeil. Unter Quelle erfassen Sie die einzelnen Einträge, jeweils durch ein Semikolon getrennt. Bestätigen Sie die Eingaben über OK oder die Enter-Taste.

excel dropdown anlegen
Trennen Sie im Feld "Quelle" die Listeneinträge für das Excel Dropdown jeweils durch ein Semikolon, um das nebenstehende Ergebnis zu erhalten.
© Screenshot / Susanne Kowalski

Das war’s. Wenn Sie in der Tabelle in eine Zelle mit zugewiesenem Excel Dropdown klicken, erscheint dort ein nach unten gerichteter Pfeil, über den Sie die zuvor definierte Liste erreichen.

2. Excel Dropdown: Tabellendaten als Listeneinträge nutzen

Sie möchten die Listeneinträge nicht mühsam in das Fenster Datenüberprüfung eintippen? Dann greifen Sie auf bereits vorhandene Zellinhalte einer Tabelle zu. Die Zellen müssen sich in einem zusammenhängenden Zellbereich entweder in einer Zeile oder in einer Spalte befinden. Es wird wiederum die Befehlsfolge Datenprüfung/Einstellungen/Liste benötigt. Im Feld Quelle markieren Sie den Zellbereich, der als Excel Dropdown Liste dienen soll. Bestätigen, fertig!

excel dropdown quelle
Geben Sie unter Quelle den Zellbereich oder Bereichsnamen an.
© Screenshot / Susanne Kowalski

Tipp: Noch schneller geht es, wenn Sie Ihrer Liste mit den Einträgen im Vorfeld einen Namen zugewiesen haben. Tippen Sie in das Feld Quelle den Bereichsnamen mit vorangestelltem Gleichheitszeichen ein (z. B. =Monate).

3. Excel Dropdown: Dynamische Listeneinträge

Soll sich eine Liste automatisch verlängern, greift man zu einem Trick. Die untereinander aufgeführten Listeneinträge werden markiert und als Tabelle formatiert. Dazu klicken Sie im Start Menü auf Tabelle formatieren. Der Tabellenbereich wird ohne Überschrift im Feld Quelle hinterlegt. Wenn Sie später weitere Einträge direkt unter die Tabelle setzen, interpretiert Excel diese als Teil der Liste, erweitert diese automatisch und stellt sie im Excel Dropdown zur Verfügung.

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4. Excel Dropdown: Leere Zellen ignorieren

Arbeiten Sie im Feld Quelle mit einem Bereichsnamen (z. B. = Monate), ist es möglich, einen beliebigen Wert in eine Dropdown Zelle einzugeben. Sinnvoll ist das, z. B. wenn Sie in Ausnahmefällen individuelle Einträge, z. B. den Namen einer Aushilfe, erfassen wollen. Diese Voraussetzungen sind zu erfüllen:

  • Das Kontrollkästchen Leere Zellen ignorieren im Fenster Datenüberprüfung ist abgehakt.
  • Der Zellbereich enthält eine leere Zelle.
excel dropdown leereintrag
In der Tabelle wird zunächst der Leereintrag ausgewählt, anschließend kann ein beliebiger Eintrag erfolgen.
© Screenshot / Susanne Kowalski

5. Excel Dropdown: Listeneinträge ändern

Wurden Listeneinträge manuell erfasst, werden Änderungen im Feld Quelle manuell durchgeführt. Achtung: Die Änderungen beziehen sich standardmäßig nur auf die aktuell markierte Zelle bzw. Zellen. Nur, wenn Sie das Kontrollkästchen Änderungen auf alle Zellen mit den gleichen Einstellungen anwenden abhaken, wird die Korrektur für alle Excel Dropdowns durchgeführt.

Wird die Excel Dropdown Liste aus Tabellendaten generiert, führen Sie die Änderung in dem Zellbereich durch, der in Feld Quelle hinterlegt ist. Vorteil: Die Anpassung wirkt sich automatisch auf alle verbundenen Excel Dropdowns aus.

Hinweis: Im Vorfeld bereits ausgewählte Einträge ändern sich nicht. Beispiel: Wurde Maier in Meyer geändert, zeigt Excel in der Tabelle weiterhin Maier mit „ai“ an. Um auf „Meyer“ umzuschalten, öffnen das Dropdown und klicken den gewünschten Eintrag an.

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6. Excel Dropdown: Formatieren

Die Breite der Excel Dropdown Liste wird durch die Breite der zugehörigen Zelle vorgegeben. Lange Listeneinträge werden ggf. „abgeschnitten“. Um das zu verhindern, passen Sie die Spaltenbreite an.

Tipp: Wählen Sie vorübergehend den längsten Eintrag aus und stellen Sie die optimale Spaltenbreite durch einen Doppelklick auf die Spaltenbegrenzungslinie ein. Zellen, die ein Dropdown zur Verfügung stellen, formatieren Sie wie herkömmliche Zellen. Die Formatierung wirkt sich nur auf den Zellinhalt, nicht auf die Liste aus.

7. Excel Dropdown: Eingabehilfen und Fehlermeldungen hinzufügen

Nutzen Dritte eine Tabelle mit Excel Dropdown, können Hilfetexte sinnvoll sein. Das ermöglichen die Register Eingabemeldung und Fehlermeldung des Dialogs Datenüberprüfung. Unter Eingabemeldung können Sie einen Titel und eine Meldung mit bis zu 255 Zeichen erfassen. Im Register Fehlermeldung stehen zusätzlich drei Fehlertypen (Stopp, Warnung, Information) zur Verfügung.

Tipp: Testen Sie die Meldungen, indem Sie absichtlich Fehlerwerte eintragen.

excel dropdown hilfetext
Das Handling beim Einrichten von Hilfetexten ist weitestgehend selbsterklärend.
© Screenshot / Susanne Kowalski

8. Excel Dropdown: Datenüberprüfung entfernen

Um die Excel Dropdowns zu entfernen, markieren Sie die gewünschte Zelle. Klicken Sie im Fenster Datenüberprüfung auf die Schaltfläche Alle löschen und bestätigen Sie über OK.

Tipp: Noch schneller geht‘s, wenn Sie eine leere Zelle kopieren und in die Zelle mit den Excel Dropdowns einfügen.

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