Praxis
Die 7 besten Excel Tipps
Wundertüte Excel: Wir zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsblätter zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisieren lassen oder Text automatisch in eine korrekte Webadresse umwandeln können.
TIPP 1: Einträge mit Text-Zahlen-Kombinationen durchnummerieren
Mit der automatischen Ausfüllfunktion sind Arbeitsblätter schnell aufgebaut. Das funktioniert auch für Namenskombinationen aus Buchstaben und Zahlen. Im Beispiel sollen Dateinamen, die sich aus Zahlen-und Textbestandteilen zusammensetzen, fortlaufend um den Wert 1 erhöht werden. So geht's:
- In Zelle A1 schreiben Sie den Dateinamen "115-00001b.txt".
- Erfassen Sie in Zelle A2 folgende Funktion:
- Kopieren Sie diese Formel bis zur Zelle A12 nach unten. Steht der Dateiname nicht in A1, sondern beispielsweise in A5, modifizieren Sie die Funktion wie folgt:
In diesem Fall ist von der Funktion ZEILE() der Wert 4 zu subtrahieren. Dies ist notwendig, damit die Nummerierung beim Wert 1 beginnt.
TIPP 2: Überflüssige Zeichen aus einer Tabelle entfernen
Folgendes Szenario: Aus einem EDV-System wurde eine Sachkontenliste importiert. Dabei wurden alle negativen Zahlen in Klammern dargestellt. Das Problem: Klammern sind für Excel Buchstaben, mit denen die Tabellenkalkulation nicht rechnen kann. Also müssen Sie die Klammern entfernen. Das folgende Beispiel zeigt, wie bestimmte Zeichen aus einer Zeichenkette bzw. aus einem Text entfernt werden:
- Erfassen Sie die folgende Funktion in Zelle D9:
(C9;")";"");"(";""))"Standard"))
- Kopieren Sie die Formel mit der Tastenkombination "Strg+C" in die Zwischenablage, und fügen Sie sie mit der Tastenkombination "Strg+V" in die Zellen D11, D13, D15 und D17 ein. Die Funktion WECHSELN() erkennt die Klammerpaare und entfernt sie aus der Zeichenfolge. Mithilfe der Funktion WERT() wird die ausgelesene Ziffernfolge anschließend in eine Zahl umgewandelt, mit der Excel dann rechnen kann.
TIPP 3: VBA-Makro zu einer vorgegebenen Zeit ausführen
Die in Excel vorhandenen Makrosprache VBA ("Visual Basic für Anwendungen") bietet die Möglichkeit, Makros zeitgesteuert auszuführen. So ist es beispielsweise möglich, zu einer vorgegebenen Zeit Datensicherungen, Datenabgleiche oder Auswertungen automatisch durchführen zu lassen. Schritt 1: Starten Sie im ersten Schritt den VBA-Editor mit der Tastenkombination "Alt+F11".
- Erfassen Sie den Code aus Listing 1 und Listing 2. Legen Sie im Code aus Listing 1 die gewünschte Uhrzeit fest, zu der der Befehl aufgerufen werden soll. Über die Methode "OnTime" in Verbindung mit der Funktion "TimeValue" legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem das Makro ausgeführt werden soll. Nach Erreichen der vorgegebenen Zeit, im Beispiel "14:13:00 Uhr", wird das Makro "aktion()" aus Listing 2 gestartet. Im Beispiel ist die Aktion sehr einfach, Excel zeigt eine einfache Textnachricht an.
Listing 1:
Public Sub Makro_nach_Zeit() Application.OnTime Time Value("14:13:00"), "aktion" End Sub
Listing 2:
Public Sub aktion() MsgBox "Die Aktion wird ausgeführt." End Sub
TIPP 4: Auslesen der ersten Nachkommastelle einer Dezimalzahl
Aus einer Dezimalzahl mit beliebigen Nachkommastellen soll eine definierte Nachkommastelle extrahiert werden. Zum Auslesen der ersten Nachkommastelle der Zahl aus Zelle A4 erfassen Sie in Zelle B4 die Funktion:
=WERT(RECHTS(KÜRZEN(A4;1)))
Soll die dritte Dezimalstelle extrahiert werden, muss die Funktion wie folgt modifiziert werden:
=WERT(RECHTS(KÜRZEN(A6;3)))
TIPP 5: Rund ums Runden
Excel bietet eine Vielzahl an Formeln an, um diverse Rundungen von Werten vornehmen zu können. Die klassischen Formeln, die zum Runden benutzt werden können, sind
RUNDEN(), ABRUNDEN(), AUFRUNDEN(), KÜRZEN(), FEST(), GANZZAHL(), GERADE(), UNGERADE(), OBERGRENZE(), UNTERGRENZE() und VRUNDEN().
Es gibt aber auch noch einige andere Möglichkeiten zum Runden. Sie können etwa auch die Formeln TEXT(), DM() oder die nicht dokumentierte Funktion USDOLLAR() einsetzen.
TIPP 6: Erweiterte Löschen-Schaltfläche
Alles ist im Internetzeitalter verlinkt. Doch manchmal ist ein Link nur ein Text. Aktive Hyperlinks zu entfernen war in den Vorversionen von Excel 2013 umständlich. Das ist jetzt besser. Die Schaltfläche "Löschen" in der Gruppe "Bearbeiten" ist um die Funktion zum Entfernen von Hyperlinks erweitert worden. Damit ist der Zugriff auf diese Funktion wesentlich schneller erreichbar als bisher unter Excel 2003 oder 2007.
TIPP 7: Excel 2013: Beliebigen Text in korrekte Webadressen umwandeln
Mithilfe der Funktion =URLCODIEREN(Text) können Links oder anderer beliebiger Text in URL-codierten Text umgewandelt werden. Hintergrund ist, dass Webadressen ("URLs") nur bestimmte Zeichen wie A-Z, a-z und 0-9 sowie einige Sonderzeichen enthalten dürfen. Umlaute, Klammern und Leerzeichen beispielsweise sind hingegen nicht erlaubt. Im URL-codierten Text besteht ein Doppelpunkt etwa aus der Zeichenfolge "%3A" und der Buchstabe "ü" aus "%C3%BC". Die Formel
=URLCODIEREN("http://www.excel-inside.de/VBA-Menü")
wandelt den angegebenen Text in einen sogenannten URL-codierten Text um. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
http%3A%2F%2Fwww.excel-inside.de%2FVBA-Men%C3%BC
