Serienbriefe
Der Seriendruck mit Word 2010
Heute ist die persönliche Ansprache für Briefsendungen ein absolutes "Must-Have" - nahezu jeder Werbebrief lebt es uns vor. Hier lesen Sie, wie Sie Ihre Briefe mit MS Word individualisieren.
Der Ausgangspunkt beim Seriendruck ist im Prinzip ein normales Word-Dokument, das auch als Hauptdokument bezeichnet wird. Es enthält neben dem Text, den alle Empfänger erhalten sollen, zusätzlich verschiedene Platzhalter, die für jeden Empfänger mit individuellen Inhalten gefüllt werden (Namen, Anschriften, Zahlenangaben etc.).
Diese Inhalte entnimmt Word der sogenannten Datenquelle, bei der es sich um eine Word-Tabelle, ein Excel-Dokument, eine Datenbank oder auch um die Kontaktdaten aus Outlook handeln kann.
Workflow für einen Serienbrief
- Hauptdokument erstellen
- Datenquelle einrichten
- Empfängerliste bearbeiten
- Platzhalter einfügen
- Seriendruck in der Vorschau prüfen
Tipp: So automatisieren Sie den Druck für Adressetiketten
Wenn Sie für Ihre Serienbriefe Etiketten benötigen, müssen Sie ein eigenes Seriendruckdokument anlegen. Erstellen Sie dazu ein neues leeres Dokument und wählen Sie auf der Registerkarte "Sendungen" den Befehl "Seriendruck starten/Etiketten". Wählen Sie im angezeigten Dialog den Hersteller der von Ihnen benutzten Etiketten und die genaue Typbezeichnung.
Wenn Sie das Dialogfeld schließen, unterteilt Word die leere Seite des Dokuments gemäß der gewählten Etikettengröße. Um diese Unterteilung sehen zu können, müssen Sie eventuell noch unter "Tabellentools/ Layout" die Rasterlinien anzeigen. Wählen Sie über "Empfänger auswählen" die gleiche Adressliste aus, die Sie auch für Ihren Serienbrief verwendet haben (siehe Schritt 2).
Fügen Sie auf dem ersten Etikett Ihren Absender und einen Adressblock ein (siehe Schritt 3). Klicken Sie in der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" auf die Schaltfläche "Etiketten aktualisieren", damit Word den Inhalt des ersten Etiketts auf die anderen überträgt.
Prüfen Sie die Etiketten vor dem Ausdruck mit der Schaltfläche "Vorschau Ergebnisse". Den eigentlichen Druck starten Sie dann mit "Fertig stellen und zusammenführen/ Dokumente drucken".
