5 Office-Tipps für Einsteiger

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Tipp 1: Automatische Abwesenheitsinfo

Wenn Sie eine zeitlang keinen Zugriff auf Ihre E-Mails haben, ist es sinnvoll, das den Kunden, Freunden oder Familienmitgliedern mitzuteilen. Sie können solch eine automatische Abwesenheitsnotiz unter Outlook 2010 über das Register "Start" wie folgt erstellen:

Wählen Sie im Menü "Regeln" die Option "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Mit einem Klick auf "Neue Regel" im Register "E-Mail-Regeln" öffnet sich der Regel-Assistent. Hier klicken Sie auf den Eintrag "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" und dann zweimal auf "Weiter". Die folgende Abfrage beantworten Sie mit "Ja". Setzen Sie mit einem Mausklick ein Häkchen vor "diese vom Server mit einer Nachricht beantworten".

Unter "Schritt 2" auf dieser Seite klicken Sie auf den Link "einer Nachricht". Schreiben Sie nun Ihre Abwesenheitsnotiz in das E-Mail-Fenster, und klicken Sie zum Abschluss auf "Speichern & schließen". Drücken Sie dann auf "Weiter".

Bitte beachten Sie, dass eine Abwesenheitsbenachrichtigung auch negative Effekte haben kann. Haben Sie z.B. eine Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert, und Sie bekommen dann eine unerwünschte Werbemail, wird sich der Absender über die Bestätigung freuen. Er kennt nun Ihre E-Mail-Adresse, weiß dass diese genutzt wird bzw. aktiv ist, und wird Ihnen zukünftig Spam-Mails schicken.

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Deshalb können Sie im folgenden Fenster verschiedene Ausnahmen für die Versendung der Abwesenheitsnotiz festlegen. Ist das getan oder auch nicht, drücken Sie auf "Weiter". Jetzt können Sie der Regel noch einen Namen geben. Weiterhin sollte vor "Diese Regel aktivieren" ein Häkchen stehen. Danach klicken Sie auf "Fertigstellen" und im folgenden Fenster zum Abschluss noch auf "Übernehmen" und "OK". Die automatische Abwesenheitsnotiz bleibt nun so lange aktiviert, bis Sie die Regel deaktivieren oder löschen.

Tipp 2: Schnelles Hoch- und Tiefstellen

Bei der Auflistung von Formeln in einem Worddokument benötigt man oft hochgestellte Exponenten oder tiefgestellte Zeichen. Dafür bietet Word eine einfache Tastenkombination. Zum Hochstellen benutzen Sie die Kombination "Strg+" (nicht das Plus vom Zahlenblock, sondern das von der Standardtastatur links neben der "Enter"-Taste), zum Tiefstellen "Strg#". Um wieder in den normalen Textfluss zu gelangen, drückt man die jeweilige Tastenkombination einfach noch einmal. Den hoch-bzw. tiefgestellten Text kann man in der Textgröße variieren. Den Text einfach markieren und dann die Formatierungsoptionen von Word nutzen.

Tipp 3: Doppelpunktstatt Komma bei Zeitangaben

Müssen Sie Zeitangaben im Standardformat mit Komma für eine Zeitauswertung in Excel nutzen, sind diese Werte in eine für Excel verständliche Uhrzeitangabe zu wandeln. Statt dem Komma und einem Standardformat benötigt Excel einen Doppelpunkt und das Uhrzeitformat "hh:mm". Diese Umwandlung kann rein theoretisch mit den beiden Funktionen "Zeitwert" und "Wechseln" erfolgen:

=Zeitwert(Wechseln(A1;",";":"))

In Zelle "A1" steht der Kommawert. Allerdings wird dann bei dieser Formel aus 10,4 die Uhrzeit 10:04, was nicht unserem Ansatz entspricht, denn wir wollen ja 10:40. Deshalb benötigen wir noch die Funktion "Fest". Die richtige Umwandlungsformel sieht dann für unser Beispiel wie folgt aus:

=Zeitwert(Wechseln(Fest(A1;2);",";":"))

Als Ergebnis wird nun die für die weiteren Berechnungen benötigte Uhrzeit 10:40 geliefert.

Tipp 4: Kalenderwochen anzeigen

Bei Terminabsprachen wird oft auch von der Kalenderwoche gesprochen. In der Standardeinstellung bietet Outlook 2010 diese Anzeige im Datumsnavigator und im Kalender nicht. Diese Anzeige muss man manuell einstellen. Im Register "Datei" wählen Sie aus dem linken Optionsangebot den Eintrag "Optionen". Im nächsten Fenster klicken Sie ebenfalls auf der linken Seite auf den Eintrag "Kalender".

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Scrollen Sie auf der rechten Seite zum Abschnitt "Anzeigeoptionen". Hier finden Sie den Eintrag "Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen". Mit einem Mausklick setzen Sie davor ein Häkchen. Mit "OK" übernehmen Sie die Änderung und finden im Anschluss besagte Angaben der Kalenderwoche in den jeweiligen Kalenderansichten sowie im Datumsnavigator.

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Tipp 5: Bilder wachsen mit

Um ein Bild in eine Excel-Zelle zu integrieren, navigieren Sie zu der gewünschten Zelle und fügen das Bild entweder über die Zwischenablage oder das Register "Einfügen" und die Option "Grafik" ein. Nun können Sie die Größe des Bildes an die Zelle oder auch die Zellgröße an das Bild anpassen. Das Bild lässt sich über Mausanfasspunkte am Bildrahmen auf die gewünschte Größe ziehen. Soll die Zelle der Bildgröße entsprechen, müssen Sie mit der Maus die Spaltenbreite und Zeilenhöhe auf das entsprechende Bildniveau ziehen.

In dieser Einstellung ändert das Bild zwar automatisch die Position mit der darunterliegenden Zelle auf dem Tabellenblatt, aber es passt sich nicht automatisch einer geänderten Zellgröße an. Um das zu erreichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen die Option "Grafik formatieren". Klicken Sie im folgendem Fenster links auf den Eintrag "Eigenschaften". Aktivieren Sie dann in der rechten Fensterseite unter dem Eintrag "Objektpositionierung" mit einem Klick "Von Zellposition und -größe abhängig".

Ändern Sie nun die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe, ändert das Bild automatisch seine Größe mit. Wenn Sie Grafik nicht an eine Zelle binden, sondern einfach nur auf dem Tabellenblatt verankern möchten, wählen Sie die dritte Option "Von Zellposition und -größe unabhängig". Diese Option kann man dann beispielsweise dazu nutzen, eine Tabelle mit einem passenden Bild für eine Präsentation zu hinterlegen.

Dazu kann man das Bild noch in seinen Eigenschaften anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild, und wählen Sie die Option "Grafik formatieren". Hier stehen Ihnen viele Formatoptionen zur Auswahl bis hin zu künstlerischen Effekten und Rahmungen.