Update nach behördlicher Kritik

Office 365: Microsoft bessert beim Datenschutz nach

Microsoft 365 bzw. Office 365 steht in der Kritik, hiesige Datenschutzanforderungen nicht zu erfüllen. Die Redmonder kooperieren und suchen nach Lösungen. Mittlerweile gibt es Infos zu den beanstandeten Punkten.

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Der Umgang mit Daten hiesiger Nutzer bei Microsoft gibt Behörden weiter Anlass zur Kritik.

Update: Zur Untersuchung für die Datenschutzkonformität von Microsoft / Office 365 war bis vor dem Wochenende nur wenig bekannt. Das entsprechende Paper liegt nun heise online vor. Die wesentlichen Kritikpunkte sind:

  • Die von Microsoft kommenden Bedingungen in den Online Service Terms und dem Data Processing Addendum machen nicht ausreichend klar, welche nutzerbezogenen Daten wie bearbeitet würden. Die Konferenz der Datenschutzbehörden (DSK) schlägt mehr Transparenz vor.
  • Die Aufzeichnung und Nutzung der von Microsoft erhobenen Telemetriedaten weist Unklarheiten in Sachen rechtlicher Grundlage auf. Insbesondere die behördliche Nutzung könnte im Hinblick auf individuelle, internationale Regelungen nicht konkret genug sein.
  • Es ist unklar, ob Microsoft Nutzerdaten ausreichend schützt und wie lange diese gespeichert werden.
  • Die (spätere) Weitergabe von Nutzerdaten an Unterauftragnehmer ist nicht ausreichend geregelt. Problematisch wird dies etwa im Fall nachträglich beauftragter Dienstleister, die den Windows-Umfang erweitern - ohne die explizite Zustimmung des Nutzers zu erhalten.

Original vom 1.10.2020: Eine Untersuchung von Datenschützern des Bundes und der Länder von Januar 2020 ergab, dass Microsofts Office-Suite (Office bzw. mittlerweile Microsoft 365) Mängel beim datenschutzgerechten Einsatz aufweist. Dies teilte Dieter Kugelmann mit, rheinland-pfälzischer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Die Konferenz der Datenschutzbehörden (DSK) hat der Untersuchung mehrheitlich zugestimmt und möchte nun eine Arbeitsgruppe bilden, um mit Microsoft an einer Nachbesserung zu arbeiten.

"Microsoft beachtet die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen in den Märkten, in denen wir tätig sind, sehr genau. Wir sind überzeugt, dass unsere Produkte im Allgemeinen und damit auch Microsoft Office 365 im Einklang mit dem anwendbaren Datenschutzrecht genutzt werden können“, sagte eine Microsoft-Sprecherin.

Unter dem Namen Microsoft 365 bündelt der Hersteller seine Cloud-basierte Büro-Suite, die bis Mitte 2020 als Office 365 vertrieben wurde. Enthalten sind die flächendeckend verbreiteten und kaum mehr wegzudenkenden Software-Lösungen Word für Textverarbeitung, Excel für Tabellenkalkulation, Powerpoint für Präsentationen sowie Outlook und Microsoft Teams für Kommunikation und Kollaborationen.

Lesetipp: Microsoft 365 Family, Office 2019 und mehr - welches Office ist das richtige?

Die Cloud-Dienste von Microsoft haben lange auf US-basierten Azure-Servern aufgebaut. Im Zuge u.a. der DSGVO hat Microsoft Server in Deutschland bereitgestellt, damit Unternehmen sensible Informationen nicht mehr auf ausländischen Servern abspeichern müssen. Welche Nachbesserungen aktuell nötig sind, ist nicht bekannt. Erst im Mai 2020 gab es insbesondere zu Skype und Teams Kritik seitens Behörden.

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