Interview des Monats

De-Mail: Der neue E-Mail-Standard?

Jan Oetjen ist seit dem 1. Oktober 2008 CEO für die Portalsparte der 1&1 mit den Marken WEB.DE und GMX und äußert sich im Business & IT Interview zu De-Mail.

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De-Mail: Der neue E-Mail-Standard?

Business&IT: Es dürfte schwer werden, ein Unternehmen zu finden, das heutzutage auf den Einsatz von E-Mails verzichtet. Wofür braucht man zusätzlich noch De-Mail?

Jan Oetjen: De-Mail kann man als rechtssichere Form der E-Mail verstehen. Im Unterschied zur klassischen E-Mail erfüllt De-Mail die hohen Anforderungen an eine nachweisbare und rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit eindeutig identifizierten Teilnehmern. Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Mahnungen, Vertragsentwürfe oder Ausschreibungsunterlagen, die bisher auf dem Postweg übermittelt werden mussten, können deshalb jetzt auch online verschickt werden.

Kann ich mit De-Mail auch klassische E-Mails versenden und empfangen?

Jan Oetjen: Nein, weil es sich technisch gesehen um zwei getrennte Systeme handelt, müssen Sie für E-Mails in Ihren E-Mail-Ordner wechseln. Der De-Mail-Account ist aber bei WEB.DE und GMX immer mit dem E-Mail-Account verbunden.

Klingt nach zusätzlicher Arbeit für die IT-Verantwortlichen...

Jan Oetjen: Der Eindruck täuscht. De-Mail lässt sich komfortabel in die bestehende Mail-Umgebung integrieren, zum Beispiel über eine webbasierte Schnittstelle oder ein Outlook Plug-in. Sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für ganze Fachabteilungen lassen sich dann problemlos eigene De-Mail-Postfächer einrichten. Wichtig ist jedoch, dass man sich rechtzeitig seine persönliche De-Mail-Domain sichert.

Wieso der Zeitdruck?

Jan Oetjen: Deutsche Unternehmen, die eine eigene Domain haben, wissen vielfach nicht, dass der gesetzliche Schutz für Besitzer von .de-Adressen zum Ende dieses Jahres ausläuft. Nach dem 31.12.2013 gilt das Prinzip: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Schnell sein, lohnt sich also, denn gerade bei gängigen Namen ist die Nachfrage besonders stark, und die rechtlichen Auflagen für die zulässigen Varianten machen den Namensraum sehr viel enger als für Internetadressen.

Das E-Government-Gesetz hat De-Mail als verbindlichen Standard für die digitale Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden gesetzt. Erwarten Sie dadurch einen zusätzlichen Schub?

Jan Oetjen: Für die Wirtschaft hat diese Entscheidung eine Signalwirkung. Firmen haben jetzt die nötige Planungssicherheit und wissen, dass sie mit Investitionen in De-Mail auf den richtigen Standard setzen und dieser Standard dauerhaft angelegt ist. Es ist daher zu erwarten, dass das E-Government-Gesetz sich als Katalysator für den De-Mail- Einstieg von Unternehmen auswirkt.

Die United-Internet-Gruppe ist mit den Marken 1&1, GMX und WEB. DE bei De-Mail am Start. Wie ist die bisherige Resonanz?

Jan Oetjen: WEB.DE und GMX kommen aktuell auf über 1,2 Million Vorreservierungen von Privatpersonen, 25 Prozent davon haben den De-Mail-Nutzungsvertrag abgeschlossen. Im Geschäftskundenbereich starten wir im Herbst mit der Vermarktung. Auch ohne Marketingmaßnahmen haben sich bis jetzt schon mehrere Tausend Unternehmen und Behörden registriert.

Mit welchen Investitionskosten müssen Unternehmen rechnen?

Jan Oetjen: Das hängt ganz von der angestrebten Lösung ab und reicht von 9,99 Euro im Monat bis zum Großprojekt mit eigener Gateway- Anbindung. Bei den Versandkosten bieten die meisten Pakete Freikontingente, mit denen mittelständische Unternehmen den normalen Portoaufwand bereits gedeckt haben. Danach fallen 33 Cent netto pro De-Mail an, was massiv unter den Vollkosten (Porto, Papier etc.) für einen Brief von ca. 67 Cent liegt. Insbesondere bei Großversendern sind die Einsparpotenziale somit allein im Bereich Porto und Druck gigantisch. Hinzu kommen Einsparungen in den Prozesskosten.

Inwiefern? 

Jan Oetjen: Durch De-Mail verkürzen sich die Antwortzeiten stark und das Dokumentenmanagement kann effizienter gestaltet werden. Ob Kontoauszug, Gehaltsabrechnung oder Behördenschreiben - wer den Standard eine Zeit lang genutzt hat, wird mit der Eingabe eines Stichworts in seinem De-Mail-Posteingang schnell und an jedem Ort alle relevanten Dateien wiederfinden.

Handelt es sich bei De-Mail nicht um eine deutsche Insellösung?

Jan Oetjen: Das ist ein Mythos. De-Mail basiert auf anerkannten, weit verbreiteten Standards aus dem E-Mail-Umfeld wie dem SMTP-Protokoll. Die Nutzung ist auch für Bürger, Unternehmen und Institutionen im Ausland möglich. So kann unter anderem ein in Deutschland ansässiger Betrieb seine ausländischen Niederlassungen mit De-Mail ausstatten und über die Landesgrenzen hinweg rechtsverbindlich digital kommunizieren. Voraussetzung ist natürlich immer, dass die entsprechenden Sicherheitsstandards erfüllt werden. 

Sicherheit ist ein gutes Stichwort. Wie sieht's mit der fehlender Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aus?

Jan Oetjen: Die Kommunikation zwischen Nutzer und Anbieter sowie der Transport der Daten zwischen den Anbietern finden verschlüsselt statt. Auch beim Provider sind die Daten verschlüsselt gespeichert. Lediglich für den Bruchteil einer Millisekunde müssen die Daten beim Eingang für die notwendige Virenprüfung entschlüsselt werden. Nutzer, die Wert auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung legen, können die hierfür gängigen Verfahren wie PGP selbstverständlich ergänzend einsetzen.

Zur Person

Jan Oetjen ist seit dem 1. Oktober 2008 CEO für die Portalsparte der 1&1 mit den Marken WEB.DE und GMX.

Seine berufliche Karriere begann der gebürtige Bremer in der internen Unternehmensberatung der Otto Group. Nach drei Jahren wechselte er in die Internet-Reisebranche zu Travelocity Europe, um als Vice President Corporate & Business Development die internationale Expansion voranzutreiben. Später übernahm er Geschäftsführungspositionen für die Travelocity und lastminute.com Gruppe in Frankreich und Deutschland.

2008 wechselte Oetjen zur 1&1 Internet AG, wo er in Personalunion neben seiner Geschäftsführer-Tätigkeit für die Portale WEB.DE und GMX auch als Vorstand für den Portalbereich verantwortlich ist. Mit Wirkung zum 1.4.2013 hat er außerdem den Vorstandsvorsitz der United Internet Media AG übernommen.

Der 40-Jährige ist verheiratet und Vater zweier Kinder.

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Jan Oetjen - CEO für die Portalsparte der 1&1 mit den Marken WEB.DE und GMX.

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