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Outlook-Alternativen: Die besten PIM-Tools

Termine, Aufgaben und Adressen organisieren Sie mit einem Personal Information Manager. Outlook ist der bekannteste – aber es gibt auch kostenlose Alternativen.

Inhalt
  1. Outlook-Alternativen: Die besten PIM-Tools
  2. Outlook Alternativen: Alltags-Organisation mit Essential PIM

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Ohne digitalen Organizer kommt heute kaum noch jemand zurecht. Die Porgramme verwalten Termine, Kontakte und Aufgaben. Außerdem kann man oft E-Mails empfangen und senden. Der Platzhirsch bei den Personal Information Managern (PIM) ist seit Jahren Microsofts Outlook. Aber das mächtige Tool hat auch Nachteile. Zum einen enthält es viele Funktionen, die nicht jeder benötigt. Die Bedienung ist deshalb nicht immer intuitiv. Zum anderen ist die Software mit 135 Euro im Einzelverkauf teuer. Die Programme der Konkurrenz sind häufig gratis oder deutlich billiger.

Allrounder mit cleveren Extras

Outlook ist nicht nur ein PIM, sondern auch ein E-Mail-Programm. Alle Funktionen unter einer Haube bringen auch diverse Alternativen mit, etwa Mozilla Thunderbird. Seit Version 38 ist das Kalendermodul Lightning in das Open-Source-Programm integriert. Termine und Aufgaben zeigen Sie in Tages-, Wochen- oder Monatsansichten an, tragen einmalige oder wiederkehrende Ereignisse ein, so wie ein Geschäftsessen oder den wöchentlichen Gitarrenunterricht – auf Wunsch mit farblichen Kategorien. 

Arbeitstermine sind dann rot, private Veranstaltungen gelb. Das müssen Sie in den Einstellungen aktivieren: Klicken Sie in der Menüleiste auf Extras und Einstellungen und suchen Sie den Reiter Kalender sowie Kategorien. Nun weisen Sie Rubriken Farben zu. Thunderbird kann Daten anderer Kalender importieren, zum Beispiel von Google oder Apples iCal.

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E-Mail-Client

Hier finden Sie den kostenlosen Download für Thunderbird (Deutsch), das E-Mail-Programm mit Open-Source-Lizenz aus dem Hause Mozilla.

Mit zahlreichen Add-ons lässt sich das Gratis-Tool personalisieren: Sie ergänzen den Kalender um Tabs, eine Uhranzeige oder eine Löschfunktion für vergangene Ereignisse. Auch das Adressbuch passen Sie mit Add-ons an: Sie können es als Tab einblenden, statt ein Pop-up-Fenster zu öffnen. 

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Der Kalender in Mozillas Thunderbird erlaubt farbliche Kategorien für Termine

Anders als Outlook und Thunderbird legt der Alleskönner Pimero den Schwerpunkt nicht auf E-Mails. Alle Programmteile stehen gleichberechtigt nebeneinander. Sie müssen keine Mail-Adresse einrichten und können Pimero auch nur als Personal Assistant Manager nutzen. Das Tool ist übersichtlich: E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte werden in Tabs angezeigt. Pimero hat zudem ein paar clevere Extras an Bord: Sie können sich alle Termine zu einem Kontakt anzeigen lassen: Klicken Sie dazu im Kalender auf Journal. Pimero bringt eine Notizenfunktion mit, außerdem können Sie im Programm via Skype telefonieren. Daneben liefert die Software alle typischen Funktionen von Kalendern und Adressbüchern mit. Das Programm ist übersichtlicher als Thunderbird und kostenlos. Wollen Sie Daten teilen und automatische Backups machen, brauchen Sie eine Lizenz für 37 Euro. 

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Bei Pimero stehen Kalender, E-Mails, Aufgaben und Adressbuch gleichberechtigt nebeneinander.

Eine weitere Alternative ist der EM Client​. Schon bei der Einrichtung können Sie ihn mit externen Kalendern und Adressbüchern füttern: Wählen Sie Gmail- und iCloud-Kontakte aus, werden diese automatisch importiert. Der EM Client verlangt die Eingabe einer E-Mail-Adresse zum Start und öffnet sich mit der Nachrichtenoberfläche. In den Reitern links schalten Sie schnell zwischen Kalender, Kontakten, Aufgaben und Mails hin und her.

Sie können Farben zur Kategorisierung benutzen. Hilfreich: Die Farben gelten dann für Mails, Aufgaben oder Termine. EM Client besitzt eine automatische Übersetzungsfunktion, zudem chatten Sie via Google Hangouts oder Skype. Sie dürfen Aufgaben anderen zuweisen und blenden erledigte Tasks ein oder aus. Kontakte sortieren Sie nach Ort oder Firma. In der Proversion für 30 Dollar verwalten Sie mehr als zwei E-Mail-Konten. 

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Praktisch im EM Client sind die Kennzeichnungen, die in allen Programmteilen auftauchen.

Ein weiterer Alleskönner für Mails, Kontakte, Aufgaben und Adressen ist das Open-Source-Tool Evolution, das Teil des Gnome- Desktops für Unix-Umgebungen ist, aber auch separat für Windows nutzbar. Es ist allerdings deutlich unübersichtlicher und teilweise englischsprachig. Sie müssen bei der Einrichtung zwingend eine E-Mail-Adresse eingeben. Anschließend öffnet sich Evolution mit der Mail-Ansicht. Wollen Sie zum Kalender oder zum Adressbuch wechseln, müssen Sie in der Symbolleiste oben auf View und Window klicken.

Information Manager ohne E-Mail

E-Mails schreiben Sie am liebsten im Browser, aber Kontakte, Termine und Aufgaben möchten Sie in einer Software verwalten? Dann hilft Efficcess weiter: Das deutschsprachige Tool konzentriert sich auf die Planung und Verwaltung von Kalender- und sonstigen persönlichen Daten. Integriert sind auch eine Notizenfunktion, ein Tagebuch, ein Passwort- und ein Lesezeichenmanager. Efficcess startet mit einer Tages-Übersicht. 

Über die Reiter links schalten Sie zwischen den einzelnen Programmteilen hin und her. Die übersichtliche Software bringt viele Möglichkeiten mit, Einträge zu strukturieren: Sie legen Prioritäten und Kategorien fest, fügen Anhänge hinzu und teilen Aufgaben anderen Personen zu. Efficcess nutzen Sie auch über eine Android- oder iPhone-App, die Daten werden automatisch synchronisiert. Das klappt aber nur in der Proversion für 32 US-Dollar. Die Freeversion ist stark eingeschränkt.

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Efficness erinnert optisch an Outlook, nur ohne E-Mail-Verwaltung.

Webdienste zur Organisation

Ein Konzept für ein Firmenprojekt schreiben, die Playlist für Ihren Geburtstag zusammenstellen, Gemüse einkaufen: Damit solche Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, halten Sie sie digital fest und greifen von überall darauf zu. Ein schlichter Planer ist Microsofts einfach zu bedienendes Programm To-Do. Es bringt weniger Funktionen mit als ein Profi-Aufgabenplaner und konzentriert sich auf das Wesentliche: den aktuellen Tag.

Dieser wird angezeigt, sobald Sie To-Do öffnen. Sie können sich aber auch vergangene Aufgaben ansehen. Über das Plus-Zeichen fügen Sie eine neue Aufgabe hinzu. Mit einem Klick darauf ergänzen Sie ein Fälligkeitsdatum, eine Erinnerung oder eine Notiz. Mit Rechtsklick auf die Aufgabe verschieben Sie sie auf einen anderen Tag oder markieren sie als erledigt, dann wird sie durchgestrichen. 

Der Reiter To Do links zeigt alle Aufgaben unabhängig vom Tag an. Sie lassen sich dort nach verschiedenen Kriterien sortieren. Sind Sie nicht sicher, was Sie zuerst erledigen sollen, hilft Microsoft weiter: Ein Klick auf die Glühbirne macht Vorschläge. Das kostenlose Programm verwenden Sie im Browser oder als App für Windows, Android und iOS.

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Microsoft To-Do ist ein einfacher Aufgabenplaner, der sich auf den aktuellen Tag konzentriert.

Google hat E-Mail-Programm, Kalender und Notizbuch im Portfolio, aber alle als Einzeldienste. Oder Sie nutzen das Tool Inbox by Gmail weiter. Das ist ein Gmail-Client mit ein paar Besonderheiten. Sie nutzen das Programm im Browser oder als App. Mails werden automatisch thematisch gruppiert. Mit den Buttons hinter jeder Nachricht haken Sie sie ab, pinnen sie an oder lassen sie später erneut vorlegen. Außerdem zeigt Inbox alle Erinnerungen und Aufgaben von Google Kalender und Notizen an. Mit dem Pin-Symbol oben rechts schalten Sie in der Webversion zwischen der Anzeige aller Inhalte oder nur Erinnerungen um. Über den Stift unten rechts schreiben Sie Mails oder legen eine Erinnerung bzw. Aufgabe am. 

Die Inbox-Erweiterung Mailtrack für Inbox erweitert das Programm um eine Funktion, die man von Whatsapp kennt: Ein bzw. zwei Häkchen zeigen an, dass die Mail zugestellt bzw. vom Empfänger geöffnet wurde. 

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ALPEN-Prinzip

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Damit Sie nach dem Urlaub wissen, wie viel Geld Sie ausgegeben haben, sammeln Sie Rechnungen. Sie notieren die Orte auf der Insel, die man unbedingt besuchen muss, und teilen die Liste mit einem Freund, der demnächst auch dort sein wird. Nebenbei hatten Sie eine Idee für das anstehende Firmenprojekt. 

All das können Sie in einem Programm sammeln und erledigen: Mit dem mächtigen virtuellen Notizbuch Evernote erstellen Sie To-Do-Listen, notieren Gedanken, hängen Bilder an, speichern Links oder lassen Fotos automatisch vom Smartphone sichern. Sie legen verschiedene Notizbücher an, die wiederum verschiedene Notizen enthalten. All das lässt sich mit anderen teilen, die Einträge bearbeiten und ergänzen können. Evernote erinnert auf Wunsch an Notizen, zudem können Sie über die Funktion Meeting-Notiz auf Termine aus dem Google Kalender zugreifen und sie um Notizen ergänzen. Evernote gibt es als Software zum Download, als Android- und iOS-App und als Browser-Anwendung. Die Notizen synchronisieren sich automatisch. Evernote hat zudem ergänzende Tools von Fremdanbietern. TaskClone zum Beispiel schickt To-do-Listen aus Evernote an den Google-Kalender. In der Gratisversion laden Sie bis 60 MB Daten hoch und synchronisieren zwei Geräte.

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Evernote bringt zahlreiche virtuelle Notizbücher mit, in denen auch Links u. Bilder abgelegt werden.

Kalender, Termine und Aufgaben direkt auf dem Desktop 

Der Desktop ist die Schaltzentrale von Windows-Computern. Was dort abgelegt ist, haben Sie immer im Blick. Der Rainlendar- Kalender ist deshalb ein hilfreiches Tool, um Termine und Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Das Tool besteht aus einem kleinen Kalender sowie einer Termin- und einer Aufgaben-Anzeige, die sich auf dem Desktop ablegen lässt. Diese drei Felder verschieben Sie auf der Arbeitsoberfläche beliebig. Klicken Sie auf ein Datum, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Termine eintragen können. Sie lassen sich einer Kategorie zuordnen, wie etwa Geschäftlich oder Reisen. Über das Uhrsymbol unten links ergänzen Sie einen Alarm. Außerdem lassen sich Termine über das Menü als Vorlage sichern. Neue Aufgaben erstellen Sie, indem Sie auf das Feld Aufgaben klicken. Mit Rechtsklick auf den Kalender passen Sie die Ansicht bis ins Detail an und wechseln auf Wunsch die Skin. Rainlendar ist kostenlos, die Proversion für 10 Euro gleicht Daten mit Google und Outlook ab.

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Rainlendar ist ein Kalender mit Aufgaben und Terminen, der auf dem Desktop liegt.

Mit Outlook synchronisieren

Eigentlich gefällt Ihnen Outlook ganz gut, aber einiges stört Sie doch? Zum Beispiel nutzen Sie weitere Programme und Webdienste, die Sie ebenfalls anzeigen lassen wollen. Das klappt mit gSyncit: Das Tool sychronisiert Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen zwischen Outlook und anderen Diensten. Es kostet 20 US-Dollar (in der Gratisversion klappt die Synchronisierung nur eingeschränkt). Klicken Sie nach der Installation im Systray unten rechts auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf das gSyncit-Symbol und wählen Settings. Im sich öffnenden Fenster sehen Sie links alle möglichen Dienste, die Sie synchronisieren können, wie Google, Evernote und mehr. 

Klicken Sie zum Beispiel auf Google Sync, öffnet sich ein Auswahlreiter. Sie bestimmen nun, was genau Sie abgleichen wol- len, etwa Kontakte oder Kalender. Klicken Sie darauf. Haben Sie sich zum Beispiel für Kalender entschieden, öffnet sich ein leeres Feld. Klicken Sie unten auf New. Tippen Sie Ihre Gmail-Adresse ein und wählen Sie Authorize. Sie werden zu Google umgeleitet, müssen Ihr Passwort eingeben und den Zugriff erlauben. Bei gSyncit bestimmen Sie außerdem, ob die Synchronisierung in beide Richtungen erfolgen soll oder ob Google-Kalender-Ereignisse in Outlook aufpoppen. Klicken Sie im Systray wieder mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sync, tauchen alle Termine aus dem Google Kalender anschließend in Outlook auf. 

Wenn Sie Outlook als Kalender, Adressbuch und Terminplaner verwenden möchten, fragt Microsoft bei der Einrichtung als Erstes nach einer E-Mail-Adresse – unabhängig davon, ob Sie damit wirklich Mails schreiben. Aber es gibt eine Möglichkeit, das Programm auch ohne E-Mail zu nutzen, einfach als PIM. Sie erstellen dazu ein Profil ohne E-Mail: Klicken Sie auf die Windows-Taste, tippen Sie Ausführen ein und drücken Sie Enter. 

Schreiben Sie in das Feld Outlook. exe /PIM Profilname. Achten Sie unbedingt auf die Leerzeichen. Der Profilname sollte kein Leerzeichen enthalten. Aber Vorsicht: Sie können Kalender, Kontakte und Aufgaben dann nicht mehr mit anderen Geräten synchronisieren, das geht nur über ein Profil mit Mail-Adresse. Das Vorgehen klappte in unserem Test allerdings nur, wenn noch kein Profil eingerichtet war. Ansonsten müssen Sie dieses in Outlook unter Datei – Office-Konto – Kontoeinstellungen und E- Mail mit Entfernen löschen.

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Das Tool gSync synchronisiert Outlook unter anderem mit Diensten von Google, zum Beispiel dem Kalender.

Fazit

Outlook ist ein ausgereifter PIM – aber eben nicht perfekt. Mit Erweiterungen und ein paar Tricks ergänzen Sie ihn um clevere Features. Oder Sie greifen zu einer der Alternativen, die weniger kosten und deren Funktionsumfang den meisten Anforderungen vollauf genügt.

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Erweiterungen

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