Kaufmännischer Online-Dienst

Lexware archivierung: Das papierlose Büro im Test

29.3.2019 von Björn Lorenz

Mit dem Online-Dienst Lexware archivierung gelingt die sichere elektronische Archivierung von Dokumenten bis hin zu Steuerdokumenten in wenigen Schritten.

lexware-archivierung_einklinker — Durch die Cloud-basierte Archivierungslösung von Lexware hat man auch unterwegs immer Zugriff auf das Datenarchiv.

Pro

rechtskonforme Archivierung
einfache Integration in Systemumfelder
effiziente Arbeitsweise
Volltextsuche
Zugriff per Web-Browser oder App

Contra

Fazit

Testergebnis PC-Magazin: sehr gut; Preis/Leistung: sehr gut

90,0%

Elektronische Dokumente sparen nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Geld. Doch die elektronische Archivierung ist anspruchsvoll; zumindest, wenn es dabei um Steuerdokumente geht. Für eine revisionssichere Aufbewahrung reichen Dateiordner auf der Festplatte oder ein einfacher Online-Speicher aber nicht aus. Der Cloud-Dienst Lexware archivierung stellt Speicherplatz und alle geforderten Funktionen online bereit – ohne teure Archivierungs-Software, ganz einfach auf Mietbasis. Die Einrichtung ist simpel: Über den Archivierungs-Assistenten werden die Ordner auf der Festplatte ausgewählt, deren Inhalt zu archivieren ist. Alle dort abgelegten Dokumente überträgt das Tool automatisch in das Online-Archiv.

lexware-archivierung_screenshot — Für die automatische Archivierung genügt es, die relevanten Dokumente in Ordnern zu speichern.

Wer parallel die kaufmännischen Lösungen von Lexware einsetzt, kann ausgehende Rechnungen oder die Unterlagen zum Jahresabschluss automatisch archivieren. Anschließend lassen sich die Dokumente ganz einfach per Volltext-Suche recherchieren. Zu den neuesten Funktionen gehört die E-Mail-Archivierung. Die ist vor allem deshalb wichtig, weil im Zweifel aus steuerrechtlicher Sicht der gesamte kaufmännische Vorgang aufzubewahren ist. Also auch der Schriftverkehr. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versionierung: Dass jede Änderung an den Dokumenten penibel protokolliert wird, gehört zu den zentralen Vorgaben des Finanzamts. Auf die archivierten Daten kann wahlweise per Web-Browser oder App zugegriffen werden.

Fazit:

Lexware archivierung ist schnell eingerichtet und einfach zu bedienen. Archivierte Dokumente werden steuerrechtlich sicher aufbewahrt.

Lexware archivierung: Weitere Details

Preis: 23,68 Euro monatliche Grundgebühr
Systemvoraussetzungen: Webbrowser
App: iOS
Besonderheiten: rechtskonforme Archivierung, einfache Integration ins Systemumfeld, effiziente Arbeitsweise, Belege im Volltext