Mitarbeiter-Beurteilungen

Arbeitszeugnisse per Generator erstellen: Darauf müssen Unternehmen achten

14.7.2016 von Redaktion pcmagazin

Lange Prozesse der Zeugniserstellung sind passé – vorausgesetzt, dass Unternehmen sich auf die Digitalisierung einlassen.

ca. 1:30 Min
Business-it
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  1. Arbeitszeugnisse per Generator erstellen: Darauf müssen Unternehmen achten
  2. Entscheidend ist, was am Ende raus kommt
  3. Fazit
Ulrich Jänicke
Autor: HR-Fachmann Ulrich Jänicke ist Gründer und CEO der Aconso AG in München.
© Aconso AG

Das Erstellen von Arbeitszeugnissen in Unternehmen ist oft ein langwieriger Prozess. In Einzelfällen dauert er schon mal bis zu 6 Monate - sehr zum Leidwesen der Personaler und Mitarbeiter. Dabei geht es längst einfacher: Heute lässt sich der Aufwand der Zeugniserstellung dank intelligenter Lösungen um bis zu 75 Prozent senken.

So helfen diese modernen HR-Tools nicht nur die Personal- und Rechtsabteilungen zu entlasten, sie verschaffen diesen zudem Luft, um sich wichtigen strategischen Aufgaben zu widmen. Doch noch immer zögern viele Firmen bei der Einführung neuer Technologien und verzichten somit auf das enorme Potenzial digitaler Prozesse. Dabei ist die Implementierung weiß Gott keine Raketenwissenschaft, sofern man einige wenige Schritte beachtet.

Akzeptanz ist das A und O

So ist es beispielsweise sehr wichtig, dass sich das neue System nahtlos in die vorhandene ERP-Landschaft integrieren lässt. Dadurch können fehleranfällige Abläufe wie die Stammdateneingabe automatisiert ablaufen und potenzielle Fehlerquellen eliminiert werden. Zudem lassen sich Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibung auf Knopfdruck in das Dokument einfügen.

Ein weiterer zentraler Aspekt bei der Einführung neuer Technologien ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Um die zu bekommen, muss die Software vor allem intuitiv zu bedienen sein und zu den bestehenden Arbeitsabläufen passen.

Vorteile frühzeitig definieren und an alle Anspruchsgruppen kommunizieren 

Wenn es um die Akzeptanz der Mitarbeiter geht, ist die intuitive Bedienung nur eine Seite der Medaille. Es gilt außerdem alle Beteiligten frühzeitig ins Boot zu holen. Nur so lassen sich kritische Punkte und mögliche Projektrisiken bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren.

Bei der Implementierung eines Zeugnis-Generators beispielsweise spielen Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle - schließlich geht es um sensible Mitarbeiterinformationen. Daher sollte möglichen Einwänden, etwa des Betriebsrats, durch Aufzeigen der Nutzenaspekte von Anfang an der Wind aus den Segeln genommen werden.

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