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Serienbrief mit Word/Outlook 2007 - Hier können Sie festlegen, nach welchen Kriterien Ihr Adressbestand für den Seriendruck gefiltert werden soll.

Bei privaten Einladungen ist die persönliche Ansprache ein absolutes Muss. In diesem Workshop zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Briefe und E-Mails mithilfe der Seriendruckfunktion von Word und Outlook individualisieren.

Hier können Sie festlegen, nach welchen Kriterien Ihr Adressbestand für den Seriendruck gefiltert werden soll.

TIPP 1: Adressen für den Seriendruck in Outlook filtern

In diesem Workshop gehen wir davon aus, dass Sie Ihre Adresskontakte mit Outlook verwalten und Ihre Kontakte in Kategorien organisiert haben, um Ihre familiären, privaten und geschäftlichen Adressen sauber auseinanderzuhalten. Im ersten Schritt werden Sie nun festlegen, welche Ihrer Kontakte den Serienbrief erhalten sollen und einen Filter anlegen, mit dem Sie diese Adressen "herauspicken" können.

Weisen Sie den gewünschten Kontakten die Kategorie "Festtagsgrüße" (oder eine andere Kategorie Ihrer Wahl) zu. Wählen Sie in Outlook den Befehl "Ansicht/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren". Klicken Sie im Dialogfeld "Benutzerdefinierte Ansichten verwalten" auf "Neu" und geben Sie im nächsten Dialog einen Namen für die neue Ansicht ein. Belassen Sie die Voreinstellung für den Ansichtentyp auf "Tabelle" und klicken Sie auf "OK". Sie gelangen dann zum Dialogfeld "Ansicht anpassen".

Betätigen Sie die Schaltfläche "Filtern" und wechseln Sie im neuen Dialog auf die Registerkarte "Weitere Optionen". Dort klicken Sie auf "Kategorien" und wählen im nächsten Fenster die gewünschte(n) Kategorie(n) aus. Beenden Sie alle Dialogfelder mit "OK" bzw. mit "Schließen". Sie haben nun eine neue Ansicht erstellt, in der nur diejenigen Kontakte angezeigt werden, die den soeben definierten Kriterien entsprechen. Das heißt, immer wenn Sie in diese Ansicht wechseln (z.B. mit "Ansicht/Aktuelle Ansicht") sind nur noch Kontakte sichtbar, die den Serienbrief erhalten sollen.

So funktioniert ein Serienbrief
Der Ausgangspunkt beim Seriendruck ist ein normales Word-Dokument, das in diesem Zusammenhang als Hauptdokument bezeichnet wird. Dieses Dokument enthält neben dem Text, den alle Empfänger erhalten sollen, zusätzlich verschiedene Platzhalter, die für jeden Empfänger mit individuellen Inhalten gefüllt werden (Namen, Anschriften, Zahlenangaben etc.). Diese Inhalte entnimmt Word der sogenannten Datenquelle, bei der es sich um eine Word-Tabelle, ein Excel-Dokument, eine Datenbank oder um die Kontaktdaten aus Outlook handeln kann.

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