E-Mails automatisch sortieren
Über eine versteckte Einstellung weisen Sie Windows Live Mail an, gelöschte E-Mails automatisch und endgültig zu entfernen.
Tipp 1: Windows Live Mail
Inhaltlich verwandte Nachrichten auf einmal löschen: Windows Live Mail hat in der aktuellen Version den Unterhaltungsmodus eingeführt. Er gruppiert EMail-Eingänge zu einem bestimmten Thema anhand der Betreffzeile automatisch. Das macht es sehr einfach, inhaltlich verwandte Nachrichten zu suchen und auf einmal zu löschen.
Sie aktivieren einen Unterhaltungsmodus, indem Sie in der Menüzeile auf "Ansicht" klicken, dann auf "Unterhaltungen" und schließlich auf "Ein". Jetzt werden die E-Mails thematisch sortiert.
Klicken Sie dann auf die Überschrift einer Unterhaltung, sodass sämtliche E-Mails des Themas hellblau unterlegt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in dieses Kästchen und wählen Sie "Löschen" aus dem Kontextmenü. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf "Ja".
Übrigens: Selbstverständlich können Sie bei Bedarf diese E-Mails per Kontextmenü auch verschieben oder kopieren, falls Sie die gesamte Unterhaltung archivieren möchten.
Mehr Übersicht für mehrere E-Mail-Konten schaffen Sie bei den Mail-Eingängen, wenn Sie nicht alle automatisch synchronisieren lassen.
Tipp 2: Windows Live Mail
Automatischen E-Mail-Abruf unterbinden: Wenn Sie viel elektronische Post erwarten, sollten Sie den automatischen E-Mail-Abruf und -Versand nur für die Konten aktivieren, die Sie tatsächlich benötigen. Private E-Mails rufen Sie dagegen in der Mittagspause oder am Abend manuell ab. Das schafft deutlich mehr Übersicht bei den Eingängen und verhindert unnötige Ablenkung am Arbeitsplatz.
Und so gehen Sie vor: Klicken Sie auf das kleine Symbol für Windows Live Mail und zeigen dann auf "Optionen". Klicken Sie auf "E-Mail-Konten". Markieren Sie dann mit einem Maus-klick das Konto, für das Sie keinen automatischen Abruf wünschen.
Klicken Sie im rechten Bereich auf "Eigenschaften". Im folgenden Dialogfeld lösen Sie dann den Haken bei "Dieses Konto beim Empfangen oder Synchronisieren von E-Mails miteinbeziehen" und klicken auf "OK". Um die E-Mails dann bei Bedarf manuell abzurufen, klicken Sie in Windows Live Mail auf den Pfeil bei "Senden/Empfangen" und wählen dann das jeweilige Konto aus.
Über den neuen Unterhaltungsmodus lassen sich inhaltlich verwandte E-Mails auf einen Schlag löschen.
Tipp 3: Windows Live Mail
Mail-Papierkorb automatisch leeren lassen: Beim Beenden von Windows Live Mail sorgt eine versteckte Einstellung dafür, dass der Ordner "Gelöschte Objekte" automatisch geleert wird. Klicken Sie dazu auf das kleine Windows-Live-Mail-Symbol links oben und zeigen dann auf "Optionen".
Wählen Sie "E-Mail" und im Dialogfeld "Optionen" das Register "Erweitert". Klicken Sie dann auf "Wartung". Setzen Sie einen Haken bei der Option "Ordner `Gelöschte Objekte' beim Beenden leeren".
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In Outlook 2010 können Sie anhand flexibler Farbcodes E-Mail-Eingänge sofort als wichtig oder dringlich kennzeichnen.
Tipp 4: Outlook 2010
E-Mails kennzeichnen und filtern: Outlook 2010 gibt Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, E-Mail-Eingänge, die Sie weder sofort bearbeiten, noch löschen oder verschieben möchten, anhand verschiedener Farbcodes zu kennzeichnen. Auf diese Weise definieren Sie die Post als "privat", "dringlich" oder auch "zweitrangig". Diese Kategorien geben Sie selbst vor, Outlook stellt nur die Farben zur Verfügung.
Sie sollten diese Funktion unbedingt nutzen, denn so können Sie bei Bedarf beispielsweise alle als "wichtig" eingestuften Mails darstellen und abarbeiten. Zum Definieren einer Kategorie gehen Sie so vor: Klicken Sie in der Menüzeile auf "Kategorisieren" und dann auf "Alle Kategorien".
Wählen Sie dann einen Farbcode aus, dem Sie bislang noch keine Bedeutung zugewiesen haben, beispielsweise "Orangene Kategorie", und klicken Sie auf "Umbenennen". Zudem übernehmen Sie ein Tastenkürzel aus der Vorauswahl - klicken Sie dazu auf "Tastenkombination". Vergeben Sie dort einen neuen Namen, und klicken Sie auf "OK".
Markieren Sie im Anschluss eine E-Mail, um diese zu kennzeichnen, klicken Sie dann auf "Kategorisieren" und wählen Sie den passenden Farbcode aus. Um nur solche E-Mails anzuzeigen, die Sie mit diesem Farbschema versehen haben, klicken Sie auf "E-Mail filtern", dann "Kategorisiert" und schließlich die betreffende Farbe.
Outlook 2010 macht es Ihnen sehr einfach, neue Filter anhand Ihrer empfangenen E-Mails zu definieren.
Tipp 5: Outlook 2010
E-Mail-Eingänge automatisch verschieben: In Outlook 2010 richten Sie blitzschnell und sehr einfach Regeln ein, anhand derer E-Mails von bestimmten Absendern in dafür vorgesehene Ordner verschoben werden. Im Gegensatz zu Windows Live Mail müssen Sie sich hierbei nicht durch zahlreiche Menüs quälen. Markieren Sie die E-Mail, auf die Sie die neue Regel anwenden wollen, mit einem einfachen Mausklick.
Klicken Sie dann im Menübereich auf "Regeln" und "Nachrichten von [...] immer verschieben". Wählen Sie dann einen bestehenden Zielordner aus und schließen Sie mit "OK" ab. Die betreffende E-Mail und alle künftigen von dem jeweiligen Absender werden sofort verschoben.
Tipp 6: Outlook 2010
Favoriten-Ordner immer im Blick: Wenn Sie in Outlook 2010 mit sehr vielen Ordnern arbeiten und E-Mail-Eingänge automatisch zuordnen, übersehen Sie vielleicht neue ungelesene E-Mails. Diese Gefahr verringern Sie, wenn Sie mit Favoriten arbeiten. Diese Ordner sind in der Navigationsleiste links ganz oben dargestellt. Neue Post fällt dementsprechend sofort auf.
Klicken Sie dafür auf die Registerkarte "Ordner". Markieren Sie im linken Bereich im Posteingang das Verzeichnis, das Sie zu den Favoriten hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "In Favoriten anzeigen". Ein Verweis auf diesen Ordner erscheint nun im Navigationsbereich direkt unterhalb von "Gelöschte Objekte".
Die Autoarchivierung in Outlook komprimiert und sichert ältere E-Mails, die Sie aktuell nicht benötigen.
Tipp 7: Outlook 2010
Alte E-Mails automatisch archivieren: Entschlacken Sie eine vorhandene PST-Datei und beschleunigen Sie den Outlook-Programmstart: Archivieren Sie dazu ältere E-Mails automatisch. Markieren Sie den Posteingang oder einen beliebigen Ordner und klicken Sie in der Menüzeile auf "Ordner" und dann auf den Schalter "Einstellungen für Autoarchivierung".
Im Register "Autoarchivierung" klicken Sie auf die Option "Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden". Geben Sie für "Elemente löschen, wenn älter als [...] Monate einen Wert zwischen 6 und 18 ein. Aktivieren Sie dann noch die Option "Alte Elemente in den Standardarchivordner verschieben" und schließen mit "OK" ab.
Outlook 2010 macht es Ihnen sehr einfach, neue Filter anhand Ihrer empfangenen E-Mails zu definieren.
Tipp 8: Outlook 2010
E-Mail-Eingänge von einer Sender-Domain zeigen: Outlook 2010 bietet eine nützliche Funktion, um E-Mail-Eingänge von ein und derselben Absender-Domain aufzuspüren. Und diese Suche funktioniert sogar über unterschiedliche Ordner hinweg!
Auf diese Weise können Sie sehr schnell alte Benachrichtigungen von eBay, Amazon oder auch Newsletter von Microsoft aufspüren und löschen. Klicken Sie eine dieser E-Mails mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü auf "Verwandtes suchen". Klicken Sie dann auf "Nachrichten vom gleichen Absender".
Tipp 9: Thunderbird
E-Mails sofort kategorisieren: Bei sehr vielen neuen E-Mails, kennzeichnen Sie diese sehr einfach für die Wiedervorlage. Klicken Sie die Mail mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann über den Knopf "Schlagwörter" eine der passenden Kategorien aus, beispielsweise "Zu erledigen".
Die Mail wird dann blau eingefärbt. Wenn Sie später bei den "Schnellfiltern" auf das Icon für "Schlagwörter" klicken, werden nur solche Eingänge dargestellt, die Sie gekennzeichnet haben.
Tipp 10: Thunderbird
E-Mails gruppieren: Thematisch verwandte E-Mails gruppieren und in einer Baumstruktur optisch zusammenfassen. Auf dieses Weise können Sie sehr einfach alle E-Mails einer Unterhaltung anzeigen, verschieben oder auch löschen. Klicken Sie in der Menüzeile auf "Ansicht", zeigen Sie dann auf "Sortieren nach" und klicken dann auf "Gruppiert nach Thema".
Tipp 11: Thunderbird
Papierkorb automatisch leeren lassen: Eine versteckte Einstellung von Thunderbird leert beim Schließen des Programms automatisch den Papierkorb. Klicken Sie auf "Extras" und "Konten-Einstellungen". Wählen Sie ein Konto und klicken Sie im linken Bereich auf "Server- Einstellungen". Setzen Sie einen Haken bei "Papierkorb beim Verlassen leeren" und klicken Sie auf "OK".
Tipp 12: Thunderbird
Alle E-Mails zu einem bestimmten Thema suchen: Sie möchten sämtliche E-Mails zu einem Thema suchen - unabhängig von Konto, Mail-Adressen und Datum? Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in der Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Mehrere Begriffe werden dabei automatisch durch ein unsichtbares "und" miteinander verbunden, sodass Thunderbird nur die E-Mails listet, in denen alle genannten Schlüsselwörter vorkommen. Sie erhalten sofort die Treffer in einem separaten Fenster.
Sofort sehen Sie, in welchem Zeitraum besonders viele E-Mails zu dem entsprechenden Thema versendet und empfangen wurden. Klicken Sie auf das Balken-Symbol und dann auf einen der Monatsbalken oder eine Jahreszahl, um die Recherche zu verfeinern.
