Ratgeber
Checkliste - Stressfrei ab in den Urlaub
Die schönste Zeit des Jahres steht bevor - der wohlverdiente Urlaub! Damit Sie entspannt in die geplante Freizeit starten können, haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, mit der Sie in Ihren letzten Arbeitstagen sicher nicht ins Schwitzen kommen.
Check 1
Sofort erledigen: Tragen Sie Ihren geplanten Urlaub sofort und für alle sichtbar in den Gruppenkalender ein!
Check 2
Zwei Wochen vor Urlaubsantritt: Die wichtigsten Angelegenheiten sollten in dieser Woche angegangen und geklärt werden. Bitten Sie die Involvierten um schnelle Bearbeitung, damit es nicht zu Verzügen kommt. Legen Sie den Termin für das Übergabegespräch mit Ihrer Vertretung fest.
Check 3
In der letzten Woche: Bestimmen Sie am Montag, was noch erledigt werden muss und was nicht. So erhalten Sie eine bessere Übersicht. Seien Sie beim Wahrnehmen von Terminen etwas zurückhaltender. Es ist momentan wichtiger, dass der Schreibtisch in Ordnung gebracht wird. Gehen Sie auch ungeliebte Arbeit an, die wichtig ist, aber schon lange herumliegt.
Check 4
Übergabe: Am besten weisen Sie Ihre Vertretung ein paar Tage vor Urlaubsantritt ein. So bleibt noch ein kleines Zeitfenster für Fragen.
Check 5
Kurz vor dem Urlaubsantritt: Übergeben Sie die entsprechenden Schlüssel, aktivieren die Telefon- sowie die E-Mail-Umleitung und richten eine automatische Abwesenheitsmeldung ein. Informieren Sie in der Abwesenheitsmeldung nochmals darüber, wer Ihre Vertretung sein wird und geben Sie alle anderen Ansprechpartner an. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wann Sie zurück sein werden. Tipp: Geben Sie einen Tag später als den tatsächlichen Rückkehrtermin an, sodass Ihnen ein wenig Zeit zum Einarbeiten bleibt.
Check 6
Im Urlaub: Nehmen Sie keine überfällige oder unerledigte Arbeit mit in den Urlaub! Rufen Sie nicht im Büro an und checken Sie nicht Ihre E-Mails. Es ist Ihr Urlaub. Erstens können Sie so Ihren Urlaub nicht in vollen Zügen genießen und zweitens signalisieren Sie Ihre Verfügbarkeit und Arbeitsbereitschaft während der Urlaubszeit. Schalten Sie Ihr Arbeitshandy aus und hören Sie es nach Möglichkeit nur einmal am Tag ab.
Check 7
Sie sollten sich zu allererst überlegen, wer während Ihrer Abwesenheit die Vertretung für Sie übernimmt. Ihre Vertretung muss sich mit Ihren Aufgaben und Terminen auskennen.
Check 8
Stellen Sie eine Liste mit Zugriffsrechte, allen Codes und Passwörtern zusammen. Weisen Sie Ihre Vertretung genau ein, auch z. B. wo Dokumente oder wichtige Dateien liegen.
Check 9
Unter Umständen müssen Sie die Geheimhaltungspflicht klären. Halten Sie dies unbedingt schriftlich fest.
Check 10
Klären Sie, wer eine Vollmacht erhält und für welche Dokumente verantwortlich zeichnet. Richten Sie diese gegebenenfalls ein und informieren Sie Ihre Vertretung. Richten Sie weiterhin nach Bedarf eine Postvollmacht ein.
Check 11
Geben Sie Ihrer Vertretung einen Überblick über Ihr Tagesgeschäft und den Tagesablauf. Gegebenenfalls übergeben Sie Benutzer- und Projekthandbücher.
Check 12
In wichtigen Fällen sollten Sie erreichbar sein. Klären Sie dies mit Ihrer Vertretung ab und hinterlassen Sie die entsprechenden Kontaktdaten.
Check 13
Informieren Sie Ihre Ansprechpartner über Ihre Abwesenheit und stellen Sie Ihre Vertretung vor. Benennen Sie weitere Vertretungen und streuen Sie das Aufgabengebiet für eventuelle Probleme.
Check 14
Übergeben Sie ihrer Vertretung eine Liste mit Zuständigkeiten, Telefonnummern und Ansprechpartnern für alle internen Angelegenheiten.
Check 15
Erstellen Sie eine Liste mit den externen Angelegenheiten, d.h. Vorgängen mit Geschäftspartnern und Lieferanten. Ordnen Sie diese nach Kontaktdaten, Zuständigkeiten und Wichtigkeit. Machen Sie das Gleiche mit einer Kundenliste.
Check 16
Generieren Sie eine Liste der wichtigsten Kunden und übergeben Sie diese an Ihre Vertretung. Darin sollten vermerkt sein: Zuständigkeiten + Kontaktdaten, Wichtigkeit, Kommunikationsregeln mit dem Vorgesetzten.
Check 17
Erklären Sie Ihrer Vertretung, welche Unterlagen Ihr Vorgesetzter als Erstes benötigt und gliedern Sie die Aufgaben nach Prioritäten. Erklären Sie die Gesprächszeiten, Rituale des Chefs und Besonderheiten bei der Terminvergabe. Erstellen Sie eine Liste, welche Telefonate durchgestellt werden müssen bzw. können. Vermerken Sie zusätzlich, wann und ob Ihr Vorgesetzter gestört werden darf, wenn Besucher im Raum sind.
Check 18
Erstellen Sie eine Liste, mit wem Ihr Chef regelmäßig zu tun hat und fügen Sie diese den Übergabeunterlagen bei.
Check 19
Weisen Sie Ihre Vertretung in Terminplanung und -führung ein. Checken Sie wichtige anstehende Termine oder Geschäftsreisen mit Ihrer Vertretung.
Check 20
Informieren Sie Ihre Vertretung über alle wichtigen selbstorganisierten Veranstaltungen und deren Arbeitsschritte.
