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Arbeitszeiterfassung mit Microsoft Excel - So sieht die Bedingung und die zugehörige Formatierung für die Darstellung des Samstags aus.

Zeiterfassung mit Excel ist in vielen Betrieben gang und gäbe, aber die dazu eingesetzten Tabellen sind häufig echte Zeitfresser. In diesem Workshop stellen wir Ihnen eine echte Alternative vor, die Sie sofort nutzen können.

So sieht die Bedingung und die zugehörige Formatierung für die Darstellung des Samstags aus.

TIPP 2: Kennzeichnen der Wochenenden

Für die farbliche Hinterlegung der Samstage und Sonntage kommt die bedingte Formatierung von Excel zum Einsatz. Dabei steuern Sie die Formatierung der Zellen über eine oder auch mehrere Bedingungen. In diesem Fall ist der Wochentag eines Datums das entscheidende Kriterium für die Farbe der betreffenden Tabellenzeile. Diese Information lässt sich leicht über die Funktion WOCHENTAG() bestimmen, die einen Wert zwischen 1 (Sonntag) und 7 (Samstag) liefert. Da in diesem Fall nicht nur einzelne Zellen, sondern mehrere Tabellenzeilen eingefärbt werden sollen, müssen Sie zunächst den betreffenden Bereich der Tabelle markieren (hier: B6:J36).

Anschließend rufen Sie den Befehl "Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten" auf. Im angezeigten Dialog klicken Sie auf "Neue Regel" und wählen im nächsten Fenster die Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden". Bei der Formulierung der Bedingung müssen Sie darauf achten, dass sich die Zelle, deren Wert die Formatierung steuern soll, in der ersten Spalte des markierten Bereichs befindet. Andernfalls kann Excel die Formatierung nicht korrekt auf die Nachbarzellen übertragen.

Anschließend stellen Sie noch die gewünschte Formatierung ein und beenden das Dialogfeld mit "OK". Nun erstellen Sie nach dem gleichen Muster weitere Regeln für die Sonntage, die Werktage und die leeren Anschließend stellen Sie noch die gewünschte Formatierung ein und beenden das Dialogfeld mit "OK". Nun erstellen Sie nach dem gleichen Muster weitere Regeln für die Sonntage, die Werktage und die leeren Zeilen am Tabellenende von Monaten mit weniger als 31 Tagen. Das ist zugegebenermaßen nicht ganz einfach, aber das Ergebnis ist die Mühe wert.