Galerie
8 Office-Tipps für Einsteiger
Microsoft hat in seinen Office-Programmen viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Arbeit nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lässt.
Mit einer einfachen Bezugs-Formel lassen sich in einer Excel-Tabelle auf- oder absteigende Platzierungen anzeigen.
Tipp 1: Excel - Ranglisten automatisch generieren
Nach dem Abschluss eines Wettkampfes möchte man schnell die Rangfolge der Platzierungen wissen. Stehen die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle, ist das kein Problem. Man kann zwar die Tabelle einfach auf- oder absteigend sortieren, erhält dabei aber keine weiter verwertbare Zahlenangabe der Platzierung. Fügen Sie deshalb der Werte-Tabelle eine weitere Spalte mit der Überschrift "Platzierung" oder "Rangfolge" hinzu.
Je nach Bedarf kann man jetzt die Platzierung nach größtem oder kleinstem Wert durchnummerieren, ohne dass sich die ursprüngliche Anordnung der Zellen verändert. Tragen Sie in die "Platzierungs"-Zellen die Formel =rang() ein. Zwischen die Klammern setzen Sie die jeweiligen Zellbezüge ein. Im Bild unten sehen Sie ein Beispiel. Mit dem letzten Wert in der Klammer bestimmen Sie, ob die Rangfolge absteigend (0) oder aufsteigend (1) erfolgen soll. (alle Versionen)
8 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 2: Word - OpenOffice(ODT)-Dateien öffnen
MS Word kann normalerweise nichts mit den Text- Dateien von OpenOffice (Datei-Endung: ODT) anfangen. Entweder man speichert die Textdatei gleich aus OpenOffice heraus als MS Word-DOC-Datei, als ODT und DOC-Datei oder hilft sich unter MS Word mit kostenlosen Add-ins. Für Office 2007 bietet Microsoft ab seinem Service Pack 2 eine Formaterweiterung auch für OpenOffice-Dokumente an.
Den Download finden Sie unter www.microsoft.com/downloads . Alternativ können Sie auch über Google den Download des kostenlosen "ODF Add-in für Microsoft Office 4.0" suchen und herunterladen. Das Add-in erlaubt es, mit den MS Word-Versionen XP, 2003 sowie 2007 ODT-Dokumente zu öffnen und zu speichern. (ab MS Word XP)
8 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 3: PowerPoint - Pixelgenau positionieren
An einer perfekten Positionierung von Bildern, Grafiken und Textbausteinen erkennt man eine professionell gestaltete Präsentation. Bei Präsentationen einer Firma betrifft das unter anderem das Firmenlogo, den Zeitpunkt oder das Thema der PowerPoint- Vorstellung. Wenn dieselben Objekte auf mehreren oder allen Folien auftauchen sollen, dann bitte immer an der gleichen Stelle, um ein Flackern beim Bildwechsel zu vermeiden.
Nutzen Sie für die perfekte und für den Bildwechsel flimmerfreie Positionierung das versteckte Hilfsmittel "Führungslinien". Das Hilfsmittel aktivieren Sie über "Ansicht/Raster und Führungslinien". Ab der Version 2007 finden Sie die Funktion in der Leiste "Start" unter "Anordnen/Ausrichten/Rastereinstellungen".
Im folgenden Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen" und bestätigen die Aktivierung mit "OK". Mit gedrückter Maustaste lassen sich die Führungslinien genau positionieren und im Anschluss die Objekte daran ausrichten. Nähern Sie sich mit gedrückter Maustaste und dem Objekt (Bild, Grafik, Textkasten) einer Führungslinie, wird es automatisch an diese Linie herangezogen und angedockt. Während der offiziellen Präsentation sind diese Führungslinien für den Zuschauer unsichtbar. (alle Versionen)
8 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 4: Word - In der Seitenansicht korrigieren
Bevor man ein Dokument ausdruckt, überprüft man in der Regel das Erscheinungsbild noch einmal in der Seitenansicht. Wenn Sie merken, dass an einer Stelle noch Korrekturen angebracht wären, müssen Sie nicht in die Normalansicht wechseln. Auch in der Seitenansicht lässt sich der Cusor (Eingabemarkierung) aktivieren. In der Symbolleiste der Seitenansicht finden Sie ein Icon mit Lupe. Wenn Sie darauf klicken, verwandelt sich der Mauszeiger von der Lupe wieder zur gewohnten Eingabemarkierung. Jetzt können Sie die gewünschten Änderungen ausführen und dann das Dokument über den "Drucken"-Knopf ausgeben. Ab Windows 2007 steht die Eingabemarkierung standardmäßig in der Seitenansicht zur Verfügung. (bis Version Word 2003)
8 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 5: Outlook - Der Turbo-Versand einer E-Mail
Finden Sie es auch lästig, ständig die E-Mailadresse des Empfängers in die "An"-Zeile einzutippen? Nun gut, es geht auch über den Kontakte-Ordner und dem Menüpunkt "Neue Nachricht an Kontakt".
Hier aber der absolute Geschwindigkeits-Tipp: Gehen Sie in "Kontakte" und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Kontakt einfach auf das Symbol des Posteingangs. Sofort öffnet sich eine leere E-Mail an den Kontakt. Ab Outlook 2007 ziehen Sie den Kontakt einfach auf das Symbol "E-Mail". (alle Versionen)
8 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 6: Outlook - Platzierung der E-Mail-Anhänge
Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, warum Outlook angehängte Dateien mal im Notizfeld und mal im Kopf der E-Mail platziert? Eine richtige Erklärung gibt es dafür zwar nicht, aber eine Lösung. Outlook präsentiert die angehängten Dateien schön aufgereiht im Adresskopf unter dem "Betreff"-Feld, wenn Sie die E-Mail im Format "Nur-Text" verschicken.
Lassen Sie Ihre Mails im Format "RTF" oder "HTML" verarbeiten, platziert Outlook angehängte Dateien oft sehr wahllos im Notizfeld der E-Mail. Daran ist leider nichts zu ändern. (alle Versionen)
Mit den Werkzeugen zur Formenkombination lassen sich unter PowerPoint 2010 Grafiken zu neuen Gebilden zusammenlegen.
Tipp 7: PowerPoint - Die Grafik-Kombinationen
Eine der interessanten Neuerungen in PowerPoint 2010 ist das Grafikwerkzeug"Kombinieren". Power- Point stellt hier vier Funktionen zur Verfügung, mit denen man aus mehreren Formen eine konstruieren und dabei gleichzeitig eine unterschiedliche Behandlung der sich überlappenden Flächen festlegen kann. Bei der "Formenvereinigung" bleiben beispielsweise alle gemeinsamen Außenkonturen erhalten, der Innenraum ist frei beschreibbar. Unbegreiflicherweise muss man sich diese innovative Funktion mühsam aus der Unterwelt des Programms manuell hervorzaubern.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Menüband und wählen Sie "Menüband anpassen". Öffnen Sie im rechten Fenster die "Registerkarten für Tools" und klicken Sie auf "+" bei den Zeichen-Tools. Richten Sie eine "Neue Gruppe" ein. Öffnen Sie im linken Fenster "Nicht im Menüband enthaltene Befehle". Markieren Sie durch Anklicken den Befehl "Formen kombinieren". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "OK". Die Werkzeuge finden Sie in der neuen Gruppe "Zeichentools-Format", wenn mehr als eine Form markiert wird. (ab PowerPoint 2010)
Mit einer Array-Formel lässt sich unter Excel die Quersum- In der Zelle "B1" steht das Ergebnis "15".
Tipp 8: Excel - Mit Array(Matrix-)-Formel Quersummen berechnen
Die einfache Quersumme einer mehrstelligen Zahl ist die Summe der einzelnen Ziffern dieser Zahl. Da diese Zahl in der Regel in einer Zelle steht, ist es mit der einfachen Summenformel von Excel nicht möglich, die einzelnen Ziffern zu addieren. Hier eröffnet sich ein Einsatzgebiet für eine Excel-eigene Array- oder Matrix-Formel.
Dazu ein Beispiel: In der Zelle "A1" steht die fünfstellige Zahl "12345". Die Quersumme "15" ergibt sich aus 1+2+3+4+5. Diese Additionsfolge lässt sich mit einer Array-Formel simulieren. Geben Sie für die Zelle "B1" folgende Formel ein: =SUMME(1*TEIL(A1; ZEILE(INDIREKT("1:"&LÄNGE(A1)));1))
Drücken Sie im Anschluss die Tastenkombination "Strg + Umschalt (Taste für Großbuchstabe) + Enter". Um die eingegebene Formel legt sich ein geschweiftes Klammerpaar, welches unter Excel eine Arrayoder Matrixformel kennzeichnet.
In der Zelle "B1" steht das Ergebnis "15".
