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6 Profitipps zu Microsoft Office 2010
Tipp 1: Word - Bild aus Dokument speichern
Wenn Sie aus einem Word-Dokument ein Bild als JPG speichern wollten, mussten Sie bisher immer den umständlichen Weg über den Kopiervorgang in die Zwischenablage und von dort in ein Bildbearbeitungsprogramm gehen. Erst aus dem Bildbearbeitungsprogramm konnte man dann die Kopie in einem Format seiner Wahl speichern.
In Word 2010 ist damit Schluss. Microsoft hat nun endlich im Kontextmenü einer Word-Grafik den Befehl "Als Grafik speichern" hinzugefügt. Also einfach Grafik oder Foto im Word-Dokument mit der rechten Maustaste anklicken und dann im Kontextmenü die Option "Als Grafik speichern" wählen.
Im folgenden Fenster navigieren Sie zum Speicherort. Dann vergeben Sie einen Dateinamen und wählen den Dateityp aus. Sie haben die Möglichkeit, das markierte Bild als PNG-, JPG-, GIF-, TIFF- oder BMP-Datei zu speichern.
Wenn Sie eine SmartArt-Grafik oder Word-Form in den genannten Dateiformaten benötigen, müssen Sie einen kleinen Zwischenschritt einfügen. Denn bei diesen Grafiken steht die Option "Als Grafik einfügen" erst einmal nicht zur Verfügung.
Sie kopieren die SmartArt oder Word-Form mit der Tastenkombination "Strg + C" in die Zwischablage und dann fügen Sie mit "Strg + V" diese an eine beliebige Stelle im Dokument ein.
Neben der Kopie erscheint rechts unten ein kleines Auswahlmenü. Sie wählen hier die "Einfügeoption" mit der Bezeichnung "Grafik". Wenn Sie danach einen erneuten Rechtsklick auf die Kopie versuchen, finden Sie im Kontextmenü wieder die Option "Als Grafik speichern".
Tipp 2: Excel - Zeilen & Spalten aus-/einblenden
Bei umfangreichen Excel-Tabellen kann man die Tabellengröße reduzieren, indem man nicht relevante Zeilen oder Spalten ausblendet. Das können beispielsweise Zwischenschritte für eine Berechnung sein oder aber Informationen, die bei einer Präsentation nur verwirren. Zwar kann man auch ganz einfach die Zeilen- oder Spaltenbreite auf "0" reduzieren, muss aber bei erneutem Bedarf der Informationen diese wieder restaurieren.
Einfacher ist es, die betreffenden Zeilen oder Spalten einfach auszublenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeilen- oder Spaltenbeschriftung und wählen Sie aus dem Kontextmenü, welches automatisch erscheint, die Option "Ausblenden".
Wollen Sie mehrere Zeilen oder Spalten ausblenden, markieren Sie die betreffenden Zeilen oder Spalten nacheinander mit gedrückter "Strg"-Taste und wählen danach die Option "Ausblenden". Danach sind die gewählten Informationen verschwunden.
Dass etwas fehlt, erkennt man an der lückenhaften Beschriftung der Randspalte. Die Zeilen-"Zahl" oder der Spalten-"Buchstabe" der versteckten Einträge fehlen in der Randspalte. Um wieder Zugriff auf die versteckten Daten zu bekommen, markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste entweder die Randspalte Ihrer gesamten Tabelle oder die rechts und links benachbarten Spalten/Zeilen des versteckten Eintrages.
Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine markierte Stelle und wählen Sie im Kontextmenü die Option "Einblenden". Die versteckten Spalten oder Zeilen tauchen sofort wieder auf und lassen sich weiter bearbeiten.
Tipp 3: Excel - Fehlermeldungen ausblenden
Bei Berechnungstabellen kommt es oft zur Fehlermeldung "#DIV/0", weil bestimmte Daten für eine Division noch nicht in der Tabelle zur Verfügung stehen. Sie können die Fehleranzeige mit einer Wenn-Funktion unterdrücken und statt der Fehlermeldung eine leere Zeichenfolge oder einen Hinweistext ausgeben. Einfacher ist es aber, über eine bedingte Formatierung die Schriftfarbe dem Zellhintergrund anzupassen.
Damit existiert die Meldung zwar noch, ist aber nicht mehr sichtbar.
Markieren Sie die Ergebniszelle mit der Fehlermeldung. Wählen Sie im Register "Start" in der Gruppe "Formatvorlagen" die Funktion "Bedingte Formatierung". Hier klicken Sie auf den Befehl "Neue Regel". Als Regeltyp markieren Sie im entsprechenden Auswahlfeld den Eintrag "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden". In das Textfeld tragen Sie "=ISTFEHLER(Zellbezeichnung z.B. A1)" ein und wählen über "Formatierung" die entsprechende Schriftfarbe. Übernehmen Sie Ihre Eingaben mit "OK" und die Fehlermeldung ist bis zum Eingang der benötigten Zahlen nicht mehr sichtbar.
Tipp 4: Outlook - Alte pst-Dateien integrieren
Installieren Sie Outlook 2010 über ein bestehendes Outlook 2007, werden alle Einstellungen in der Regel ohne Probleme übernommen. Möchten Sie allerdings nach einer Neuinstallation die bereits vorhandenen Datendateien (*.pst) nachträglichintegrieren, beachten Sie Folgendes: Unter Outlook 2010 werden die Datendateien nicht mehr im Benutzerprofil gespeichert.
Sie werden im Verzeichnis Outlook-Dateien im Ordner Dokumente des Profils abgelegt. Wenn Sie Ihre alte pst-Datei weiter verwenden wollen, importieren Sie diese in den neuen Ordner. Sie können auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren.
Beim nächsten Start von Outlook werden Sie darauf hingewiesen, dass die Datei fehlt, und nach dem neuen Speicherort der Datei gefragt. Haben Sie unter Outlook 2010 Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten daher die übernommene Datei auf den Namen der gelöschten Datei umbenennen.
Tipp 5: PowerPoint - Die Screenshot-Funktion
Microsoft hat für das neue PowerPoint eine neue Screenshot-Funktion spendiert. Die Funktion steht im Register "Einfügen" zur Verfügung.
Aktiviert man dort das Symbol "Screenshot", stehen zwei grundlegende Optionen zur Verfügung. So lassen sich auf dem Desktop geöffnete Fenster von Programmen oder Dateien mit einem Doppelklick aus einer Vorschau in die jeweils aktuelle Folie einfügen.
Den Screenshot können Sie dann mit gedrückter Maustaste an die richtige Stelle platzieren sowie durch Anfassen der Eckpunkte vergrößern oder verkleinern. Klickt man im Vorschaufenster auf die Option "Bildschirmausschnitt", erscheint der gesamte Desktopinhalt unter einem weißen Nebel. Mit gedrückter Maustaste kann man vom Desktop den gewünschten Ausschnitt wählen.
Tipp 6: Word - Objekte skalieren, platzieren, drehen & duplizieren
Vor oder hinter dem Text platzierte Objekte wie Fotos oder Grafiken lassen sich mit bestimmten Tastenkombinationen auf der jeweiligen Seite verschieben, drehen oder in der Größe ändern sowie duplizieren. Das geht oft schneller, als mit der Maus. Um die Bildgröße zu verändern, markieren Sie es und drücken die Tastenkombination "Umschalt + Pfeiltaste (rechts oder links)". Breite und Höhe ändern sich mit jedem Tastendruck um etwa 10 Prozent.
Um das Bild zu verschieben, drücken Sie die Tastenkombi "Strg + Pfeiltaste (hoch, runter, rechts oder links)". Das Bild bewegt sich auf dem Blatt in kleinen Schritten nach Ihren Anordnungen. Um ein Bild im 15°-Rhythmus zu drehen benutzen Sie einfach die Kombination "Alt + Pfeiltaste (rechts oder links)". Halten Sie die "Strg"-Taste und die rechte Maustaste gedrückt, lässt sich schnell ein Duplikat aus dem Original auf die Blattvorlage ziehen.
