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6 Office-Tipps für Einsteiger
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 1: Word - Nur den blanken Text einfügen
Wenn Sie in ein Word-Dokument Textpassagen aus anderen Vorlagen oder dem Internet einfügen, wird in der Regel das Textformat des Originals übernommen. Das ist meistens nicht erwünscht und lässt sich mit wenigen Klicks abstellen, sodass nur der reine Text übernommen wird. Klicken Sie dazu auf das Menü "Datei" und navigieren Sie zum Unterpunkt "Optionen".
In den "Word-Optionen" wählen Sie "Erweitert" und scrollen im rechten Fenster bis zur Überschrift "Ausschneiden, Kopieren und Einfügen". In den Klappmenüs neben den Einträgen "Einfügen zwischen Dokumenten" sowie "Einfügen aus anderen Programmen" aktivieren Sie den Eintrag "Nur den Text übernehmen". Mit "OK" bestätigen Sie Ihre Auswahl. Diese Formatierung ist dann auch für folgende Dokumente gültig. Um den Status zu ändern, müssen Sie die Übernahmebedingungen wieder manuell ändern.
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 2: Excel - Druckbereich dynamisch gestalten
Unter Excel haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Bereiche von großen Tabellen auszudrucken. Dafür markieren Sie die entsprechenden Bereiche der Tabelle und nutzen unter "Seitenlayout" die Option "Druckbereich" und dort den Befehl "Druckbereich festlegen". In dem Fall müssen Sie aber, wenn sich die Tabelle um weitere Zeilen vergrößert, den Druckbereich ständig neu manuell festlegen. Diese Anpassung lässt sich aber auch automatisieren.
Öffnen Sie unter der Registerkarte "Formeln" das Menü "Namen definieren". In der folgenden Eingabemaske schreiben Sie neben "Name" den Begriff "Druckbereich" (ohne Gänsefüßchen!). Neben "Bezieht sich auf" tragen Sie ein: =INDIREKT(TABELLE1!$A$1). Nun schreiben Sie in die Zelle "A1" folgende Zeile: ="A1:F"&ANZAHL2(F:F).
Hier dürfen Sie die Gänsfüßchen nicht vergessen. Excel passt nach diesem Schema den Druckbereich der Spalten A bis F sofort automatisch an, wenn eine neue Zeile eingegeben wird. Möchten Sie den Druckbereich nicht bis zur Spalte "F", sondern nur bis Spalte "D", ersetzen Sie das "F" in der Formel mit "D" und so weiter.
Ist Ihr Präsentations-PC mit dem Internet verbunden, lassen sich YouTube- Clips im Vortrag einfügen.
Tipp 3: PowerPoint - YouTube-Video integrieren
Eine PowerPoint-Präsentation lässt sich unter anderem etwas auflockern, wenn man beispielsweise einen Video-Clip aus YouTube einfügt. Am elegantesten löst man diese Aufgabe über ein "Schockwave Flash Object". Sie müssen dafür über "Datei/Optionen/Menüband anpassen" die "Entwicklertools" in das Menüband von PowerPoint 2010 integrieren.
Aktivieren Sie die Entwicklertools unter "Menüband anpassen" und "Hauptregisterkarten" mit einem Häkchen. Nachdem Sie Ihre Auswahl mit "OK" bestätigt haben, steht im Menüband der neue Reiter "Entwicklertools" zur Verfügung. Diesen Reiter gilt es nun zu aktivieren. Im Menü "Steuerelemente" klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Steuerelemente".
In der folgenden Auswahl scrollen Sie zum Eintrag "Shockwave Flash Object" und aktivieren den Befehl mit einem Doppelklick. Der Mauszeiger erscheint nun in Form eines Kreuzes. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen Rahmen auf einer gewünschten Position der bevorzugten Folie auf.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Rahmen und wählen Sie die Option "Eigenschaften" im Kontextmenü. Neben dem Eintrag "Movie" tragen Sie die URL des gewünschten Video-Clips ein. Diesen kopieren Sie einfach aus der Adressleiste von YouTube. Setzen Sie dann die Werte von "Menü" auf "True" sowie "Playing" auf "False". Nun müssen Sie noch in der kopierten YouTube-Adresse eine kleine Änderung vornehmen. Löschen Sie in der Adresse die Zeilenfolge watch? und ersetzen Sie das = in der Adresse mit einem /.
Hier zum besseren Verständnis eine Beispieladresse vor und nach dem kleinen Eingriff:
http://www.youtube.com/watch?v=Nz0B1NEVy8E
http://www.youtube.com/v/Nz0B1NEVy8E
Wenn Sie nun die Bildschirmpräsentation starten, wird das Video sofort eingeblendet und läuft wie bei YouTube mit einem Klick auf den Start-Button an. Der PC oder das Notebook mit der Präsentation müssen dabei mit dem Internet verbunden sein.
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Tipp 4: Outlook - RSS-Feeds integrieren
Viele Internetseiten oder Webdienste bieten aktuelle Informationen und Nachrichtenticker über sogenannte RSS-Feeds an. Diese lassen sich recht einfach für eine schnelle Abfrage unter Outlook integrieren. Rufen Sie die entsprechende Webseite mit einem RSS-Feed- Angebot auf, wie beispielsweise www.magnus.de .
Klicken Sie auf den Link "RSS" (in unserem Beispiel in der Menüleiste oben ganz rechts). Klicken Sie dann auf ein Angebot Ihrer Wahl. Kopieren Sie mit "Strg + C" die Adresse aus der Adressleiste des RSS-Feeds. Öffnen Sie Outlook und über "Datei", "Kontoinformationen" die Option "Kontoeinstellungen" und den Befehl "Konten hinzufügen ...". Klicken Sie auf den Reiter "RSS-Feeds" und auf die Option "Neu".
Mit "Strg + V" schreiben Sie die kopierte Feed-Adresse in das folgende Eingabefeld und bestätigen mit "Hinzufügen". Sie können dem Feed nun einen eigenen Namen geben oder den vorgeschlagenen belassen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit "OK". In den Kontoeinstellungen erscheint nun Ihr neuer Eintrag. Sie können jetzt noch den Ordner bestimmen, in welchen die neuen Nachrichten gespeichert werden, oder den bestehenden übernehmen.
Verlassen Sie das Fenster über die Schaltfläche "Schließen". Im persöhnlichen Ordner von Outlook finden Sie über den Punkt RSS-Feeds ab sofort Zugang zu den gewünschten Informationen. Diese Funktion benötigt natürlich eine Verbindung mit dem Internet. Beachten Sie, dass einige RSS-Feeds kostenpflichtig sind.
Microsoft bietet Referenzarbeitsmappen zum Kennenlernen der neuen Menüstruktur von Office 2010 als Download.
Tipp 5: Word - 2003er-Befehle unter Word 2010
Für Umsteiger stellt Microsoft Referenzarbeitsmappen als kostenlose Exceltabellen zum Download bereit. Diese Tabellen zeigen Ihnen, wo Sie Ihre gewohnten Befehle von Word 2003 unter Word 2010 finden. Das Template ist übersichtlich auf mehrere Tabellenblätter verteilt, die wiederum einen jeweiligen Menü-Schwerpunkt auflisten, wie beispielsweise "Menü Datei" oder "Menü Format".
Auf der linken Bildhälfte erscheinen die gewohnten Befehle aus Word 2003, auf der rechten Seiten dann der Pfad zum entsprechenden Befehl oder Menüpunkt unter Word 2010. Ähnliche Templates stehen auch für die Office- Funktion Excel zur Verfügung. Einfach einmal nach "Referenzarbeitsmappe Word" googeln.
Bei einer Tabellenerweiterung müssen Sie nicht jede Zeile oder Spalte einzeln hinzufügen, es geht auch paketweise.
Tipp 6: Excel - Mehrere Zeilen oder Spalten auf einmal einfügen
Bei der Überarbeitung von Tabellen ist es oft notwendig, zusätzliche Zeilen oder Spalten in die Tabelle zu integrieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilenzahl, über der Sie eine neue Zeile einfügen wollen und dann auf "Zellen einfügen". Für eine neue Spalte klicken Sie auf den Zeilenbuchstaben, der rechts neben Ihrer neuen Spalte liegt und dann wieder auf "Zellen einfügen".
Wenn Sie gleich mehrere zusammenhängende neue Zeilen und Spalten benötigen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zeilenzahl, über der Sie die neuen Zeilen platzieren möchten. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschte Zeilenanzahl nach unten. Dann wechseln Sie zur rechten Maustaste und klicken auf "Zellen einfügen". Für mehrere neue Spalten gehen Sie über den Spaltenkopfbuchstaben mit einem Zug nach rechts in gleicher Weise vor.
