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6 Office-Tipps für Einsteiger
Im Microsoft-Download- Center findet man einen Adapter für die neuen XML-Dokumentenformate.
Tipp 1: Office - Neue Dateiformate bearbeiten
Seit MS Office 2007 gibt es die neuen Dokumentenformate für Word, Excel und PowerPoint (docx, xlsx, pptx). Das sind sogenannte Open-XML-Dateiformate zur Speicherung von Bürodokumenten, die den Datenund Dokumenten-Austausch zwischen verschiedenen Büroanwendungspaketen ermöglichen soll. Wie und wofür auch immer, als Word-2003-Nutzer kann man mit einem docx-Dokument erst einmal nichts anfangen.
Die alten Office-Pakete kennen die neuen Dateiformate nicht. Hier hilft nur wie bei einer Geräteverkabelung ein "Adapter"-Tool. Bevor Sie sich überlegen, auf ein neues Office-Paket umzusteigen, nutzen Sie das von Microsoft selbst als Freeware angebotene "Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint". Damit lassen sich die XML-Dateiformate auch unter älteren Office-Versionen (erprobt bei 2000 und 2003) öffnen und bearbeiten.
Einen kleinen Haken hat die "Adapter"-Lösung allerdings. Es kann sein, dass der "Adapter" nicht alle Formatierungen der neuen Office-Pakete richtig oder überhaupt interpretieren und umsetzen kann. Ist man auf solche Formatierungen angewiesen, z.B. bei Formularen, ist leider ein neues Office-Paket fällig.
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 2: Excel - Umwandeln von Maßeinheiten
Excel bietet dem Nutzer in seinen "Analyse-Funktionen" eine interessante Formelvorgabe für die Umrechnung von Maßeinheiten. Man muss sich mit dieser Funktion keine Gedanken mehr um einen Umrechnungsfaktor machen (wie viel Meter sind eigentlich eine Seemeile etc.), Excel übernimmt dass völlig selbstständig. Sie müssen bloß die von Excel benutzten Abkürzungen für die jeweiligen Maßeinheiten wissen.
Eine vollständige Liste aller Maßeinheiten, die Excel konvertieren kann, finden Sie in der Excel-Hilfe (F1) zu der Funktion "UMWANDELN". Dort finden Sie auch die Bezeichnungen von den Maßeinheiten vorangestellten dezimalen Präfixen, wie z.B. "k" für kilo (103) oder "m" für milli (10-3) . Die Umwandlungsformel ist recht einfach. Geben Sie in die entsprechende Zelle die Funktion =UMWANDELN(1;"Nmi";"m") ein. Excel zeigt, dass eine Seemeile (Nmi) 1.852 Metern (m) entspricht.
Tipp im Tipp: Statt der Zahl an erster Stelle in der Klammer, können Sie auch einen Zellbezug eintragen, wie beispielsweise "A1", wenn der Wert für die Umrechnung in der Zelle "A1" steht.
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 3: Word - Eigene Formatvorlage hinterlegen
Sie haben lange Zeit an einem ordentlichen Layout für einen Brieftext gefeilt und möchten sich diese Formatierungen für spätere Schreiben erhalten? Sie sind nur ein paar Mausklicks davon entfernt! Markieren Sie den Text mit der Formatierung, die Sie speichern wollen. Nun klicken Sie in das Feld "Formatvorlage" in der Format- Symbolleiste oder ab Word 2007 in der Registerkarte "Start". Die Bezeichnung der aktuellen Vorlage (in der Regel "Standard") blinkt.
Überschreiben Sie diese Bezeichnung mit einem eigenen Namen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der "Enter"-Taste. Wenn Sie einem neuen Text dieses Format zuweisen möchten, markieren Sie den Text und wählen dann im Auswahl-Feld "Formatvorlage" den entsprechenden Namen.
Werten Sie ihre Präsentation einmal mit etwas anderen Aufzählungszeichen als Pünktchen, Strichen oder Zahlenkolonnen auf.
Tipp 4: PowerPoint - Bildaufzählungszeichen
Als Aufzählungszeichen werden in PowerPoint in der Regel Striche, Pfeile, Punkte oder Zahlen verwendet. Nutzen Sie doch zur Auflockerung einmal kleine Bilder oder Grafiken, beispielsweise einen kleinen Fußball in einer Präsentation zum Thema Fußball. Um auf allen Folien der Präsentation das gleiche Aufzählungszeichen zu nutzen, klicken Sie über "Ansicht/Master" in den "Folienmaster". Klicken Sie einfach in den Aufzählungstext, wenn Sie das Bildaufzählungszeichen nur auf der aktuellen Folie nutzen möchten.
Nun wählen Sie "Format/Nummerierung und Aufzählungszeichen" und aktivieren mit einem Mausklick rechts unten die Schaltfläche "Bild". Hier finden Sie schon eine große Anzahl von Bildern oder Grafiken. Möchten Sie eigene Bilder verwenden, klicken Sie auf "Importieren". Navigieren Sie zu Ihrer bevorzugten Bilddatei, markieren Sie sie und schließen den Dialog mit "Einfügen".
Das neue Bild finden Sie dann am Anfang der Vorschau. Sie wählen es nun aus und bestätigen mit "OK". Die Grafikdatei wird fest in die Präsentation eingebunden und muss beim Weitergeben des Vortrags nicht gesondert mitgeliefert werden.
Tipp im Tipp: Sollte das Bildaufzählungszeichen zu groß oder zu klein sein, wählen Sie erneut "Format/ Nummerierung und Aufzählungszeichen" und passen den Prozentsatz im Auswahlfeld "Größe" an.
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 5: Outlook - E-Mail-Vorlagen selbst erstellen
Das Mail-Programm von MS Office bietet Ihnen die Möglichkeit, sich immer wiederholende E-Mails gleichen Inhalts als Vorlage zu archivieren. Sie müssen dann nur noch die entsprechenden Personendaten und Versandadressen hinzufügen und dann die Nachricht versenden. Legen Sie in Ihrem Dateisystem einen neuen Ordner mit dem Namen "Vorlagen" an.
Jetzt müssen Sie bis zur Outlook-Version 2003 MS Word als E-Mail-Editor deaktivieren. Wechseln Sie dazu im Menü "Extras/Optionen" auf die Registerkarte "E-Mail- Format". Hier deaktivieren Sie die Option "E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten" und klicken auf "OK". Ab MS Office 2007 ist dieses Vorgehen nicht notwendig, da Word standardmäßig als E-Mail-Editor verwendet wird. Jetzt erstellen Sie eine neue Nachricht mit allen Elementen, die für die Vorlage notwendig sind (z.B. Betreff, Text, Standardanhänge). Achten Sie darauf, dass Sie keine Personendaten in die Vorlage aufnehmen.
Auch Anreden sollten Sie erst dann in die Vorlage eintragen, wenn die Empfänger klar sind. Archivieren Sie dann die Vorlage mit "Speichern unter". Vergeben Sie einen sinnvollen Namen und wählen Sie den Dateityp "*.oft" (Outlook-Vorlage). Legen Sie dann die Datei in Ihrem zuvor neu erstellten Ordner "Vorlagen" ab. Im Anschluss können Sie MS Word wieder als E-Mail-Editor aktivieren, wie am Tippanfang schon beschrieben.
Tipp im Tipp: Legen Sie sich im Outlook-Navigationsbereich eine Verknüpfung zu Ihrer Vorlage an.
In großen Verwaltungsbereichen oder Ämtern arbeitet man mit sehr vielen Vorlagen. Viele Verknüpfungen würden hier die Übersicht im Navigationsbereich zerstören. In so einem Fall ist es besser, sich im Navigationsbereich von Outlook eine eigene Gruppe für die Vorlagen anzulegen. Hier können Sie dann die Vorlagen auch noch nach bestimmten Inhalten oder Versandkriterien ordnen.
Für Statistiken oder weitere Tabellen lassen sich die Teile des Textes aus einer Zelle in andere Hilfszellen aufteilen.
Tipp 6: Excel - Text aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen
Zellinhalte, welche aus mehreren Wörtern bestehen aber in verschiedenen Zellen weiterverarbeitet werden sollen, können in Hilfsspalten aufgeteilt werden. Stehen z.B. in Zelle "A1" ein Vor- und ein Nachname, so ist die Aufteilung auf die Zellen "B1" und "C1" wie folgt möglich:
Steht als Zellinhalt von "A1" z. B. Achim Mustermann so kann in der Zelle "B1" mit der Formel =LINKS(A1;SUCHEN(" ";A1)-1) der Vorname Achim und in der Zelle "C1" mit der Formel =RECHTS(A1;LÄNGE(A1)- (SUCHEN(" ";A1))) der Nachname Mustermann dargestellt werden.
Die Funktion SUCHEN gibt als Ergebnis die Position des Suchtextes (hier " ") wieder, welche für die linke bzw. rechte Beschneidung des Inhaltes von "A1" benötigt wird.
Tipp im Tipp: Man kann mit dieser Formel auch prima E-Mail-Adressen in die Texte vor und nach dem @-Symbol separieren und so die Angaben weiter verwerten.
