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6 Office-Tipps für Einsteiger
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 1: Word - Bilder als AutoText verwalten
Um stetig wiederkehrende Grafiken, Logos oder Bilder in ein Dokument einzufügen, ist es sehr umständlich den Weg über das Register "Einfügen" zu wählen. Sie können sich diesen Weg sparen, indem Sie die Auto- Text-Funktion "missbrauchen". Word 2010 nutzt für AutoText-Einträge sogenannte Bausteine.
Laden Sie die Grafik, das Foto oder das Logo auf eine leere Word- Seite und markieren Sie den Eintrag. Im Anschluss drücken Sie die Tastenkombination "Alt + F3" und vergeben einen "Baustein"-Namen. Danach bestätigen Sie alle weiteren Abfragen mit "OK".
Der Eintrag ist nun unter dem "Baustein"-Namen jederzeit abrufbar gespeichert. Um Ihn zu nutzen, schreiben Sie einfach den "Baustein"-Namen an die gewünschte Stelle in ein Dokument und drücken auf die Taste "F3". Das funktioniert natürlich auch mit ganzen Textbausteinen.
Mit dem automatischen oder manuellen Zeilenumbruch kann man den Text an enge Zellen anpassen.
Tipp 2: Excel - Zeilenumbruch festlegen
Überschreitet ein Eintrag die Größe einer Excel-Zelle und Sie haben nicht die Möglichkeit, die Spalte zu verbreitern, in der sich die Zelle befindet, können Sie den automatischen Zeilenumbruch nutzen. Die Funktion "Zeilenumbruch" steht Ihnen im Register "Start" in der Optionssammlung "Ausrichtung" zur Verfügung. Markieren Sie die jeweilige Zelle, eine Zeile, eine Spalte oder mit "Strg + A" das gesamte Tabellenblatt. Im Anschluss klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeilenumbruch". Nun ist jeder markierte Bereich mit dieser Option hinterlegt.
Tippen Sie jetzt den Eintrag in die bearbeiteten Zellen, wird die Zeichenfolge an der Zellgrenze automatisch umgebrochen und die Zelle um weitere Zeilen erweitert. Sollte der Umbruch unglücklich erfolgen, beispielsweise die Worttrennung nicht korrekt sein, müssen Sie einen manuellen Zeilenumbruch herbeiführen. Markieren Sie dafür die Zelle mit einem Doppelklick und setzen Sie den Kursor an die richtige Trennungsstelle. Im Anschluss drücken Sie auf der Tastatur die Tastenkombination "Alt + Enter".
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 3: Word - Dokumente gleichzeitig schließen
Sie können unter Word ohne Probleme gleich mehrere Dateien bearbeiten. Allerdings ist es dann oft lästig, jedes Dokument einzeln zu schließen oder zu speichern. Mit einem kleinen Trick können Sie auch unter Word 2010 diese Prozedur über einfache Schaltflächen in der Schnellzugriffsleiste optimieren. Klicken Sie in der Schnellstartleiste (links oben über den Menüregistern) auf das Dreieck mit dem kleinen Strich. Wählen Sie nun "Weitere Befehle" und stellen Sie das Befehlsauswahlmenü auf "Alle Befehle".
Scrollen Sie im Klappmenü zu den Befehlen "Alle schließen" und "Alle Speichern". Markieren Sie den ersten Befehl mit einem Mausklick und legen Sie ihn über "Hinzufügen in das rechte Fenster". Mit dem zweiten Befehl verfahren Sie ebenso. Danach klicken Sie auf "OK". In der Schnellzugriffsleiste stehen Ihnen nun die beiden Befehle als Schaltsymbole zur Verfügung.
Mit der gezielten Hyperlink-Erinnerung von Outlook werden Sie direkt zur auszufüllenden Excel-Tabelle geführt.
Tipp 4: Outlook - Outlook-Termin für Excel-Tabelle
Wenn Sie zu einer bestimmten Zeit Excel-Tabellen überarbeiten müssen, kann Ihnen Outlook dabei helfen, diese Termine nicht zu versäumen. Sie verknüpfen einfach über einen Hyperlink die Tabelle mit einer Erinnerungsmeldung von Outlook. Öffnen Sie dazu Outlook und klicken Sie unter "E-Mail" auf die Schaltfläche "Aufgaben".
Unter "Meine Aufgaben" öffnen Sie die Option "Aufgaben". Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld "Hier klicken, um Aufgaben zu erstellen". Wählen Sie nun die Option "Neue Aufgabe". Füllen Sie die "Betreff"-Zeile mit einem Erinnerungstext aus, beispielsweise "Bitte jetzt aktualisieren". Neben "Fällig am" tragen Sie das entsprechende Datum ein und setzen die "Priorität" auf "Niedrig", "Normal" oder "Hoch".
Mit einem Klick in das kleine Kästchen aktivieren Sie "Erinnerung". Dann legen Sie den Erinnerungstermin und die Uhrzeit fest. Über das Menü "Serientyp" lässt sich eine stete Erinnerungswiederholung einrichten. Setzen Sie nun den Cursor mit einem Klick in das große Eingabefeld. Öffnen Sie das Register "Einfügen" und die Option "Datei einfügen". Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Datei und markieren Sie diese mit einem Mausklick. Drücken Sie dann auf das kleine Dreieck neben "Einfügen" und auf die Option "Als Hyperlink einfügen".
Der Link zur Excel-Datei ist nun in das Erinnerungsfeld übertragen. Mit der Tastenkombination "Strg +S" speichern Sie die Aufgabenerinnerung und verlassen über das Register "Datei" und "Schließen" die Aufgabenmaske. Sie können jetzt wieder zu Ihrer bevorzugten Outlook-Ansicht wechseln. Ist Outlook aktiv, erhalten Sie zum gewählten Zeitpunkt die gewünschte Erinnerung auf dem Desktop. Hier klicken Sie auf "Element öffnen" und können über den hinterlegten Link zur Excel-Tabelle wechseln. Die folgenden Sicherheitshinweise von Microsoft beantworten Sie mit "Ja" und "Öffnen". Ihre Excel-Tabelle ist nun zur Aktualisierung bereit.
Excel bietet gut versteckt eine Kamerafunktion, mit der Sie Infos aus anderen Tabellen direkt auf Ihr Arbeitsblatt projezieren.
Tipp 5: Excel - Mit der "Excel-Kamera" arbeiten
Wer mit großen und umfangreichen Excel-Mappen und Tabellen arbeitet, kann ein Lied davon singen, wie umständlich es ist, Informationen aus anderen, weit entfernten Tabellenblättern und Seiten heranzuholen. Hier kann die "Excel-Kamera" sehr gute Dienste leisten. Sie fotografiert den benötigten Inhalt und blendet ihn dann an gewünschter Stelle ein. Diese Funktion müssen Sie aber erst in Ihre Schnellzugriffsleiste von Excel integrieren.
Öffnen Sie das Options-Menü zur Schnellstartleiste, die Sie am linken oberen Rand über der Registerreihe finden. Das Options-Menü verbirgt sich hinter dem kleinen Dreieck mit einem Strich. Als Option wählen Sie "Weitere Befehle". Im folgenden Fenster scrollen Sie unter "Befehle auswählen" auf "Alle Befehle" und darunter dann auf den Eintrag "Kamera" den Sie mit einem Mausklick markieren. Klicken Sie in der Mitte auf "Hinzufügen" und dann rechts unten auf "OK".
In Ihrer Schnellstartleiste finden Sie nun ein Kamera- Symbol. Markieren Sie den Teil Ihrer Excel-Tabelle, den Sie fotografieren möchten, um ihn an anderer Stelle wieder anzuzeigen. Klicken Sie auf das Kamerasymbol. Navigieren Sie dann zur Anzeigestelle und klicken Sie einfach an den Ort, wo Sie das "Foto" platzieren wollen. Sie können die Einblendung über die "Anfass"- Ecken des Excel-Fotos beliebig vergrößern und drehen oder mit gedrückter Maustaste auf das eingeblendete Excel-Foto komplett verschieben. Mit der Taste "Entf" auf Ihrer Tastatur löschen Sie die Einblendung der Infos aus entfernten Tabellenblättern.
6 Office-Tipps für Einsteiger
Tipp 6: Excel - Bilder und Grafiken im Kommentarfeld
Man kann das Kommentarfeld einer Excel-Zelle mit passenden Grafiken oder Bildern hinterlegen. Klicken Sie dafür mit der Maustaste in die Zelle, der Sie einen Kommentar hinterlegen möchten. Im Optionsmenü wählen Sie "Kommentar einfügen". Es erscheint ein gerahmtes Textfeld. Möchten Sie ein Bild hinterlegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Textrahmen und wählen "Kommentar formatieren".
Öffnen Sie das Register "Farben und Linien" und dann unter "Ausfüllen" das Klappmenü neben "Farbe". In der Auswahl öffnen Sie "Fülleffekte" und das Register "Grafik". Über die Schaltfläche "Grafik auswählen" gelangen Sie in eine Exploreransicht in der Sie zu Ihrer Grafik oder dem Bild für den Kommentarhintergrund navigieren. Markieren Sie das Bild und drücken Sie auf "Einfügen" sowie auf "OK". Im "Farben und Linien"-Register stellen Sie noch die Transparenz des Bildes ein.
