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Workshop: Druckdatenerzeugung

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Druckdatenerzeugung für eine Online-Druckerei mit Microsoft Word 2007/2010

Office-Programme eignen sich in der Regel nicht für professionelle Druckerzeugnisse. Hier kommen teure Programme wie beispielsweise InDesign, Illustrator oder Corel Draw zum Einsatz. Wer jedoch eine kleine Menge Flyer für den Hausgebrauch benötigt, kann diese auch unter Microsoft Word 2007/2010 erstellen.

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© PCgo

Hier sehen Sie die Kantengestaltung unseres Beispiel-Flyers.

Wir möchten Ihnen dazu eine kleine Anleitung am Beispiel eines üblichen DIN-Lang-Flyers geben, wie Sie ihn unter anderem unter www.diedruckerei.de bestellen können.

Schritt 1: Papierformat festlegen

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und navigieren Sie im Menüpunkt "Seitenlayout" zum Button "Größe" und wählen Sie hier die Option "Weitere Papierformate". Unter dem Register "Papier" legen Sie die Seitengeometrie fest. Informieren Sie sich auf der Online-Seite Ihrer bevorzugten Druckerei über das Endformat Ihres Produktes.

Unser Beispiel-Flyer hat das Endformat von 10,5 x 21 cm. Für das Beschneiden des Produktes muss man allerdings noch jeweils 2 mm Spielraum einplanen. Wir geben also für unser Papierformat als Breite 10,9 cm und als Höhe 21,4 cm ein.

Schritt 2: Seitenränder festlegen

Jetzt wechseln wir zum Register "Seitenränder". Schriften und wichtige Informationen wie Logos, Adressen oder Ähnliches, die nicht angeschnitten werden dürfen, sollten weit genug vom Endformat (10,5 x 21 cm) entfernt sein. Es wird deshalb bei diesem Flyer-Produkt von diedruckerei.de ein Randabstand zum Endformat von 4 mm an jeder Seite empfohlen (je nach Produkt und Druckerei kann es auch andere Empfehlungen geben).

Dazu rechnen wir die schon erwähnte Schnittzugabe von 2 mm pro Seite und kommen auf einen Seitenrand von insgesamt 6 mm. Sie tragen also im Register "Seitenränder" neben "Oben", "Links", "Unten" und "Rechts" 0,6 cm ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK". Jetzt können Sie den noch verfügbaren Platz auf dem Flyer bedenkenlos ausnutzen.

Schritt 3: Hintergrund

Vollflächige Hintergründe, über die gesamte Breite/Höhe laufende Balken oder Ähnliches sollten Sie auf die gesamte verfügbare Fläche, Breite oder Höhe (10,9 x 21,4 cm) legen. So können Sie sichergehen, dass nach dem Beschnitt auch die gesamte Fläche hinterlegt ist.

Schritt 4: Datenanforderungen beachten

Jetzt können Sie mit der eigentlichen Gestaltung des Flyers beginnen. Hier sollten Sie sich die Datenanforderungen Ihrer bevorzugten Druckerei genau ansehen. Für unser Beispiel empfiehlt diedruckerei.de als Abgabeformat das PDF-Format. Für Bilddaten wird der Farbmodus CMYK empfohlen. Die Bilder sollten eine Auflösung von mindestens 300 dpi bei Originalgröße aufweisen und im Dateiformat TIFF oder JPG vorliegen.

Da wir den Flyer mit Microsoft Word erstellen, ist es uns nicht möglich im Farbraum CMYK zu arbeiten. Word verwendet den Farbmodus RGB, der einen größeren Farbraum besetzt als CMYK. Da die Druckerei auf den CMYK-Farbraum angewiesen ist, wird unser Dokument in der Druckerei konvertiert.

Hierbei kann es dann zu Farbverschiebungen kommen, die besonders hochgesättigte, leuchtende Farben betrifft. Das Endprodukt kann daher etwas von der Darstellung der Urdatei am Monitor abweichen.

Schritt 5: Schriftarten einbetten

Bevor Sie Ihr fertiges Dokument als PDF sichern, speichern Sie es erst einmal als DOC oder DOCX-Datei ab, damit Sie später noch Änderungen durchführen können. Nun müssen Sie noch folgende Einstellung vornehmen. Über den runden Schaltknopf oben links im Programmfenster erreichen Sie die "Word-Optionen".

Öffnen Sie dort die Kategorie "Speichern". Markieren Sie im Auswahlmenü neben der Kategorie "Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten" Ihre gerade erstellte Datei. Aktivieren Sie die Checkbox "Schriftarten in der Datei einbetten" und deaktivieren Sie die beiden Unterpunkte.

Ohne diese Einstellung werden die verwendeten Schriften nicht mit an die Druckerei übermittelt und das Dokument kann nicht korrekt verarbeitet werden. Mit "OK" übernehmen Sie die Einstellung.

Schritt 6: Als PDF speichern

Nun können Sie Ihr Dokument als PDF sichern. Den entsprechenden Dialog erreichen Sie über den runden Button oben links in der Kategorie "Speichern unter". Hier klicken Sie auf "PDF oder XPS". Sollte Ihnen diese "PDF oder XPS"-Option nicht zur Verfügung stehen, können Sie sich das kostenlose Add-in "Speichern unter - PDF oder XPS" im Microsoft Download Center herunterladen.

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© PCgo

Für eine korrekte Schriftendarstellung müssen Sie die verwendeten Schriften in Ihr PDF-Dokument einbetten.

Als Dateityp wählen Sie PDF und klicken anschließend auf "Optionen". Das folgende Fenster konfigurieren Sie wie folgt: Unter "Seitenbereich ist nur "Alle" aktiviert. Unter "Was veröffentlichen" aktivieren Sie "Dokument". Unter "Nicht druckbare Informationen einschließen" setzen Sie ein Häkchen vor "Dokumenteneigenschaften" und "Dokumentenstrukturtags für Eingabehilfen".

Unter "PDF-Optionen" aktivieren Sie "Text als Bitmap speichern, ...". Mit "OK" gelangen Sie zurück zur vorherigen Ansicht. Wenn Sie nun auf "Veröffentlichen" klicken, wird Ihr PDF gesichert.

Schritt 7: PDF kontrollieren

Sie können das PDF noch einmal visuell kontrollieren. Verwenden Sie dazu das Programm "Adobe Reader", den es bei Bedarf kostenfrei unter http://get.adobe. com/de/reader als Download gibt. Bearbeiten können Sie ein PDF-Dokument in Word nicht mehr.

Dazu müssen Sie wieder auf das unter Punkt 5 abgespeicherte DOC- oder DOCX-Dokument zurückgreifen. Entspricht Ihr PDF Ihren Vorstellungen, können Sie es nun an die Druckerei schicken. Folgen Sie einfach den Upload-Anweisungen Ihrer bevorzugten Druckerei.

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