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Zeitplanung mit Excel-Balkendiagrammen

So, wie ein Bild mehr als tausend Worte sagt, kann ein kreatives Diagramm den Informationsgehalt einer Excel-Tabelle wesentlich besser und schneller präsentieren als trockene Zahlenkolonnen.

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Die Darstellung von Zeitabläufen ist nicht unbedingt eine der Hauptdomänen von Excel. Doch wie Sie gleich sehen werden, lassen sich mithilfe horizontaler Balkendiagramme und einer kleinen Prise Kreativität erstaunliche Ergebnisse erzielen.

Dabei geht es um die Planung der Arbeitszeiten für eine Hotline, die 24 Stunden am Tag erreichbar sein soll. Die Arbeitzeiten und Pausen der einzelnen Mitarbeiter werden dabei in einer Tabelle eingetragen und sollen sich per Diagramm auf etwaige Besetzungslücken prüfen lassen.

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Die eingegebenen Uhrzeiten werden in Zeitabschnitte umgerechnet.1. Erfassung der Arbeitszeiten mit einer einfachen Arbeitszeittabelle Der Aufbau der…

Tipp: So rechnet Excel mit Uhrzeiten

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Den Darstellungen der Zeiten liegt immer der gleiche Zahlenwert zugrunde.

Uhrzeiten werden in Excel als Zahl zwischen 0 und 1 gespeichert, wobei die 1 für 24:00 Uhr steht. Ein Wert von 0,5 entspricht also 12:00, 0,25 steht für 6:00 usw. Genaugenommen speichert Excel in einer Zelle sogar immer ein Datum und eine Uhrzeit: Das Datum wird dabei durch die Vorkommastellen und die Uhrzeit durch die Nachkommastellen repräsentiert.

Dieses Prinzip lässt sich leicht nachvollziehen, indem Sie in einer Zelle eine beliebige Zahl zwischen 0 und 1 eingeben und diese dann mit dem Format "Zeit" belegen (Registerkarte "Start", Gruppe "Zahl"). Allerdings zeigt Excel den Wert dabei sekundengenau an, was für unsere Zwecke eher störend ist.

Um die Ausgabe der Sekunden zu unterdrücken, klicken Sie die Zelle mit der rechten Maustaste an, wählen im Kontextmenü "Zellen formatieren" und stellen dann im angezeigten Dialog auf der Registerkarte "Zahlen" die gewünschte Uhrzeit-Variante ein. (Besonders bequem erreichen Sie das Dialogfeld über seinen Shortcut "Strg + 1").

Durch diese Art der Darstellungen können Sie Uhrzeiten in Excel einfach addieren. Um zum Beispiel der aktuellen Uhrzeit eine Stunde hinzuzufügen, addieren Sie 1/24, also etwa "=JETZT()+1/24". Dann müssen Sie die Ergebniszelle noch so formatieren, dass der berechnete Zahlenwert auch als Uhrzeit anzeigt wird.

Tipp: Bequeme Eingabe per Auswahllisten

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Vergessen Sie im Feld "Quelle" das Gleichheitszeichen nicht!

Um die Eingabe der Uhrzeiten für den Anwender so bequem wie möglich zu gestalten, können Sie dem Arbeitsblatt auch eine entsprechende Auswahlliste hinterlegen. Diese Liste wird dann automatisch aktiviert, sobald der Benutzer eine der betreffenden Zellen selektiert.

Geben Sie dazu die gewünschten Listeneinträge am besten auf einem separaten Blatt der Arbeitsmappe ein. Markieren Sie dann die fertige Liste und klicken Sie in der Registerkarte "Formeln" auf "Namen definieren". Es erscheint ein kleines Dialogfeld, in dem Sie einen Namen für die Liste eintippen müssen.

Anschließend markieren Sie die Zelle, die eine Auswahlliste erhalten soll und klicken in der Registerkarte "Daten" auf "Datenüberprüfung". Im nun angezeigten Dialog stellen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" das Feld "Zulassen" auf " Liste" und tippen dann im Feld "Quelle" ein Gleichheitszeichen und den Namen der Liste ein.

Zusätzlich können Sie noch auf den beiden anderen Registerkarten entscheiden, ob die Zelle einen Ausfüllhinweis anzeigen soll und ob die Eingabe auf die Listenwerte beschränkt werden soll.

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