Grenzenlose Zusammenarbeit

WSS Dateien

Hier reicht eine Erinnerung an die Überforderung des Mailsystems durch übergroße Word-Dokumente, die unter Umständen überhaupt nicht zu versenden sind. Demgegenüber kann man kann man im WSS Dateien standardmäßig bis zur Größe von 50 MByte handhaben.Gut eignen sich die Dokumentbibliotheken zur Verwaltung von:

Und los geht's ...

  • Vorlagen (Faxvorlagen, Briefvorlagen, PowerPoint- Präsentationen mit Logo usw.)
  • Auftragseingängen (eine Bibliothek mit automatisch eingehenden TIF-Dateien von der Fax-Software)
  • Qualitäts-Management bei Handbüchern
  • Angeboten, Anfragen, Rechnungen
  • Technischen Firmendokumenten
  • Maschinen, Buchhaltung, usw.

Sicherheit der Dokumente

Sharepoint: dokumente verwalten mit Windows Sharepoint Services

© Archiv

Neue Dokumente kann man direkt im Sharepoint erstellen oder durch "Dokument hochladen" in den WSS kopieren.

Für alle Websites kann der Administrator Benutzerberechtigungen für allgemeinen oder personen- /gruppenbezogenen Zugriff vergeben. Diese Berechtigungen können von der übergeordneten Website "vererbt" werden. Jede Dokument-Bibliothek kann aber auch zusätzliche, weiter gefasste Berechtigungen erhalten (zum Beispiel Zugriff zu Buchhaltungsdaten).

Jeder Benutzer der WSS muss in der Benutzerverwaltung des Windows-Systems im Active Directory des Servers angelegt sein. Die ihm dabei zugeordneten Zugriffs-Berechtigungen werden später bei jedem Zugriff im WSS geprüft.

Alternativ kann mittels ASP.NET-Formularen die Berechtigung des Benutzers gegen eine Datenbank authentifiziert werden (siehe hierzu http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc288627.aspx). Zweckmäßig ist es, mit gleichartigen Funktionen betraute Benutzer im Active Directory in eigenen Sharepoint-Gruppen zusammenzufassen, um ihnen dann im Sharepoint eine gemeinsame Berechtigung zuzuordnen.

Website zur Dokumentenverwaltung

Sharepoint: dokumente verwalten mit Windows Sharepoint Services

© Archiv

Für Abteilungen oder Funktionsbereiche des Unternehmens wurden hier jeweils Dokumentbibliotheken mit eigenen Einstellungen wie zum Beispiel besonderen Berechtigungen oder Spalten angelegt.

Da es sich nicht empfiehlt, die automatisch bei der Installation verfügbar gemachte Stammwebsite unmittelbar für den Dokumentenaustausch zu verwenden, legt man besser sofort eine Unter-Website an. Das erleichtert die Benutzer- und Rechteverwaltung. Dazu klickt man als Administrator nacheinander auf die Punkte Websiteaktionen Erstellen/Auswählen Websites und Arbeitsbereiche, worauf man schließlich nachfolgende Website erhält, in der man Dokumentbibliothek anklickt.

In der nun erscheinenden Webseite Neue SharePoint-Website trägt man für den hier angenommenen Zweck zum Beispiel den Titel Dokumente und für die frei zu vergebende URL ebenfalls den Begriff Dokumente ein. Das hat den Vorteil, dass man später unter diesem aussagefähigen Begriff seine Zugriffe im Browser tätigen kann.

In der Liste der Vorlagenauswahl sollte man für diese Unterwebsite Dokumentarbeitsbereich auswählen. Für alle weiteren Felder können die schon eingetragenen Standardvorgaben weiterverwendet und später jederzeit verändert werden. Mit diesen wenigen Schritten hätte man bereits die erste Dokumenten-Website mit zugehöriger Dokumenten-Bibliothek (hier mit der Bezeichnung Freigegebene Dokumente) erzeugt.

Wenn man unter der Website Dokumente zum Beispiel die Ablage von Fax- Dokumenten, Angeboten, Auftragseingängen etc. erlauben will, sollte man weitere Dokument- Bibliotheken mit passenden Namen und gegebenenfalls eigener Benutzerverwaltung verwenden.

Zum Anlegen einer solchen zusätzlichen Bibliothek ist es lediglich notwendig, die Website Dokumente anzuklicken, nacheinander Websiteaktionen/Erstellen und Dokumentbibliothek auszuwählen, einen einprägsamen Namen (etwa Angebote) zu vergeben und das Anlegen der Bibliothek mittels Erstellen zu beenden.

Nach einiger Zeit könnte die gesamte Website Dokumente eine Struktur wie im Bild links besitzen. In der hier betrachteten Bibliothek Angebote würde man neue Dokumente entweder direkt unter Neu/Neues Dokument im Sharepoint erstellen oder vom eigenen PC an den WSS mit Hochladen kopieren.

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