Arbeitszeiterfassung mit Microsoft Excel

Workshop: Arbeitszeiterfassung mit Microsoft Excel

Zeiterfassung mit Excel ist in vielen Betrieben gang und gäbe, aber die dazu eingesetzten Tabellen sind häufig echte Zeitfresser.

Excel: Zeiterfassung in Betrieben

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Excel: Zeiterfassung in Betrieben

Zeiterfassung mit Excel ist in vielen Betrieben gang und gäbe, aber die dazu eingesetzten Tabellen sind häufig echte Zeitfresser. In diesem Workshop stellen wir Ihnen eine echte Alternative vor, die Sie sofort nutzen können.

Tipp 1: Eingabe per Auswahllisten

Um die Eingabe für den Anwender so bequem wie möglich zu gestalten, sind in dem Arbeitsblatt verschiedene Auswahllisten hinterlegt. Diese Listen werden automatisch aktiviert, sobald der Benutzer eine der betreffenden Zellen selektiert. Das Anlegen solcher Listen funktioniert wie folgt. Geben Sie die gewünschten Listeneinträge am besten auf einem separaten Blatt der Arbeitsmappe ein. Markieren Sie dann die fertige Liste und klicken Sie in der Registerkarte "Formeln" auf "Namen definieren". Es erscheint ein kleines Dialogfeld, in dem Sie einen Namen für die Liste eintippen müssen. Anschließend markieren Sie die Zelle, die die Auswahlliste erhalten soll und klicken in der Registerkarte "Daten" auf "Datenüberprüfung". Im nun angezeigten Dialog stellen Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" das Feld "Zulassen" auf "Liste" und tippen dann im Feld "Quelle" ein Gleichheitszeichen und den Namen der Liste ein. Anschließend können Sie noch auf den beiden übrigen Registerkarten entscheiden, ob die Zelle einen Ausfüllhinweis anzeigen soll und ob die Eingabe auf die Listenwerte beschränkt werden soll.

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Tipp 2: Kennzeichnen der Wochenenden

Für die farbliche Hinterlegung der Samstage und Sonntage kommt die bedingte Formatierung von Excel zum Einsatz. Dabei steuern Sie die Formatierung der Zellen über eine oder auch mehrere Bedingungen. In diesem Fall ist der Wochentag eines Datums das entscheidende Kriterium für die Farbe der betreffenden Tabellenzeile. Diese Information lässt sich leicht über die Funktion WOCHENTAG() bestimmen, die einen Wert zwischen 1 (Sonntag) und 7 (Samstag) liefert. Da in diesem Fall nicht nur einzelne Zellen, sondern mehrere Tabellenzeilen eingefärbt werden sollen, müssen Sie zunächst den betreffenden Bereich der Tabelle markieren (hier: B6:J36). Anschließend rufen Sie den Befehl "Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten" auf. Im angezeigten Dialog klicken Sie auf "Neue Regel" und wählen im nächsten Fenster die Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden". Bei der Formulierung der Bedingung müssen Sie darauf achten, dass sich die Zelle, deren Wert die Formatierung steuern soll, in der ersten Spalte des markierten Bereichs befindet. Andernfalls kann Excel die Formatierung nicht korrekt auf die Nachbarzellen übertragen. Anschließend stellen Sie noch die gewünschte Formatierung ein und beenden das Dialogfeld mit "OK". Nun erstellen Sie nach dem gleichen Muster weitere Regeln für die Sonntage, die Werktage und die leeren Zeilen am Tabellenende von Monaten mit weniger als 31 Tagen. Das ist zugegebenermaßen nicht ganz einfach, aber das Ergebnis ist die Mühe wert.

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Tipp 3: Monatsende bestimmen

Wenn Sie in der Zelle C3 einen Monat auswählen, werden Sie feststellen, dass in der Tabelle automatisch die richtige Anzahl an Tagen eingetragen wird. Hinter diesem Service steckt im Wesentlichen die Funktion MONATSENDE(), die zu einem gegebenen Datum das Datum des dazugehörigen Monatsletzten liefert. Zum Beispiel liefert die Formel "MONATSENDE("1.5.2010";0)" den Datumswert 31.5.2010. Der zweite Parameter dient dabei zur Auswahl des gewünschten Monats und steuert, wie viele Monate Excel in die Vergangenheit (negative Werte) oder in die Zukunft (positive Werte) gehen soll. Aus dem so gewonnenen Datum lässt sich dann mithilfe der Funktion TAG() die Anzahl der Tage eines Monats bestimmen (hier: 31). Dieser Wert steuert dann letztendlich, ob die Tage vom 29. bis zum 31. angezeigt werden oder nicht. Dazu wird er mit einer fortlaufenden Nummerierung in der Spalte A verglichen, die wir durch eine weiße Textfarbe "versteckt" haben. Hinweis: Falls Sie mit einer älteren Version von Excel arbeiten, müssen Sie diese Funktionen erst aktivieren.

Wählen Sie dazu den Befehl "Extras/Add-Ins" und schalten Sie im angezeigten Dialog die Option "Analyse-Funktionen" ein. Anschließend müssen Sie die aktuelle Arbeitsmappe noch schließen und wieder öffnen, damit Excel das Add-in lädt. Falls Sie eine Arbeitsmappe, die Analyse-Funktionen enthält, an andere Benutzer weitergeben, müssen diese das Add-in ebenfalls aktivieren, bevor sie Ihre Arbeitsmappe nutzen können. Andernfalls zeigt Excel in den entsprechenden Zellen einen Fehler an.

Tipp 4: Mit Uhrzeiten rechnen

Uhrzeiten werden in Excel als Zahl zwischen 0 und 1 gespeichert, wobei die 1 für 24:00 Uhr steht. Ein Wert von 0,5 entspricht also 12:00, 0,25 steht für 6:00 usw. Genau genommen speichert Excel in einer Zelle sogar immer ein Datum und eine Uhrzeit: Das Datum wird dabei durch die Vorkommastellen und die Uhrzeit durch die Nachkommastellen repräsentiert. Dieses Prinzip lässt sich leicht nachvollziehen, indem Sie in einer Zelle eine beliebige Zahl zwischen 0 und 1 eingeben und diese dann mit dem Format "Zeit" belegen (Registerkarte "Start", Gruppe "Zahl"). Allerdings zeigt Excel den Wert dabei sekundengenau an, was für unsere Zwecke eher störend ist. Für die hier gewünschte Zeiterfassung sollten die Ausgabe der Sekunden besser unterdrückt werden. Dazu klicken Sie die Zelle mit der rechten Maustaste an, wählen im Kontextmenü "Zellen formatieren" und stellen dann im angezeigten Dialog auf der Registerkarte "Zahlen" die gewünschte Uhrzeit-Variante ein. Durch diese Art der Darstellungen können Sie Uhrzeiten in Excel einfach addieren. Um zum Beispiel einer bestimmten Uhrzeit eine Stunde hinzuzufügen, addieren Sie 1/24, also zum Beispiel "=JETZT()+1/24". Natürlich müssen Sie dann auch die Ergebniszelle so formatieren, dass Excel den berechneten Wert als Uhrzeit anzeigt.

Wie Sie in 5 Schritten Stunden addieren und multiplizieren, lesen Sie auf der nächsten Seite...

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