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Word-Makros für Korrespondenz

Wer Briefe, Serienbriefe, Faxe oder E-Mails verfasst, sollte sich voll auf den Inhalt konzentrieren. Unsere Word-Makros erledigen den Rest.

Word-Makros für Korrespondenz

© Ralf Nebelo

Word-Makros für Korrespondenz

Schreib mal wieder!

Wer Briefe, Serienbriefe, Faxe oder E-Mails verfasst, sollte sich voll auf den Inhalt konzentrieren. Unsere Word-Makros erledigen den Rest.

Bei der täglichen Korrespondenz mit Microsoft Word findet der Anwender immer wieder Defizite und umständliche Aktionen. Mit Makros geht es einfacher.

1 Einzeladressen aus Outlook übernehmen

Mit einer VBA-Funktion wählen Sie eine einzelne Adresse aus dem Outlook-Kontaktordner.

Der Outlook-Kontaktordner ist eine ergiebige Adressquelle für Einzelbriefe. Der Zugriff aus Word darauf gelingt nur umständlich, da Microsoft die Adressbuch- Schaltfläche versteckt hat. Mit der GetAddress-Funktion des Application- Objekts bringen Sie das Dialogfeld zum Vorschein. Sie liefert die Adresse als Rückgabewert, den Sie per Selection. TypeText-Anweisung einfügen:

Dim strAdresse As String strAdresse = Application _ .GetAddress If strAdresse > "" Then Selection.TypeText strAdresse End If

Bei dieser Form des GetAddress-Aufrufs setzt sich die Adresse aus fest vorgegebenen Datenfeldern zusammen. Sie können diese Zusammenstellung jedoch ändern, indem Sie eine Reihe von Platzhalter-Bezeichnungen (siehe Tabelle "Datenfelder-Platzhalter") in der gewünschten Anordnung ins Dokument schreiben. Das Beispiel

Word-Makros für Korrespondenz

© Archiv

DIE GETADDRESS-FUNKTION ermöglicht die interaktive Auswahl einer Outlook-Adresse.

<PR_COMPANY_NAME> <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME> <PR_STREET_ADDRESS> <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>

definiert ein Adressformat, bei dem die Firma in der ersten Zeile, der Vor- und Nachname in der zweiten, die Anschrift in der dritten und Postleitzahl sowie Wohnort in der letzten Zeile erscheinen. Markieren Sie diese Zeilen und speichern Sie sie im AutoText-Eintrag AdressFormat, den Sie mit Einfügen/AutoText/Neu anlegen. Anschließend können Sie den Markierungsinhalt löschen.

Damit GetAddress die neue Feldreihenfolge beachtet, müssen Sie ihr im AddressProperties-Argument den Namen des AutoText-Eintrags übergeben und zusätzlich das UseAutoText-Argument auf True setzen:

strAdresse = Application _ .GetAddress(AddressProperties:= _ "AdressFormat", UseAutoText:= _ True)

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