Dokumentenvorlage

Word: Eigene Formulare erstellen - so geht's

Unsere Anleitung zeigt, wie Sie mit Word Formulare nicht nur am Bildschirm ausfüllen, sondern sie auch gleich selbst erstellen.

Eigene Formulare mit Word erstellen

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Eigene Formulare mit Word erstellen

Formulare kommen immer dann zum Einsatz, wenn Vordrucke oder Formblätter nach einer festen Vorgabe auszufüllen sind. Mit Word können Sie Formulare nicht nur erstellen, sondern auch direkt am Bildschirm ausfüllen. Durch einen Formularschutz sorgen Sie dafür, dass das Layout nicht verändert werden kann. In diesem Beispiel arbeiten wir mit Word ab der Version 2010.

1. Eine Dokumentenvorlage für die weitere Verwendung erstellen

Damit Ihnen das Dokument mit den Formularfeldern jederzeit zur Verfügung steht, legen Sie für Ihr Formular zunächst eine Dokumentvorlage an. Wählen Sie dazu die Menüschritte Datei, Neu, Leeres Dokument, Erstellen. Das neue Dokument speichern Sie gleich als Vorlage ab. Aktivieren Sie dazu das Register Datei. Wählen Sie dort den Befehl Speichern und senden aus. Klicken Sie auf den Befehl Dateityp ändern und dann auf das Symbol Vorlage.

Mit einem Klick auf Speichern unter werden Sie nach dem Dateinamen für die Vorlage gefragt. Geben Sie den Dateinamen Formularvorlage ein, und klicken Sie dann auf Speichern. Ab sofort arbeiten Sie in der neuen Dokumentenvorlage. Wenn Sie bereits mit Word 2016 arbeiten, finden Sie den Speicherbefehl für die Vorlage im Register Datei, Exportieren.

Screenshot: Speichern als Vorlage

© Weka/ Archiv

Durch das Speichern als Vorlage steht Ihnen jederzeit ein leeres Formular zur Verfügung.

2. Ausrichten der Formularfelder mithilfe von Tabellen

In diesem Beispiel soll ein Formular zur Aufnahme von Kontakten erstellt werden. Schreiben Sie daher als Überschrift in Ihre Vorlage: Kontakte erfassen. Betätigen Sie dann die [Enter]-Taste. Um Felder in einem Formular genau zu positionieren, bieten sich Tabellen an. Aktivieren Sie im Menüband das Register Einfügen. Klicken Sie in der Gruppe Tabelle auf das gleichnamige Symbol. Im nächsten Menü wählen Sie den Befehl Tabelle einfügen. Das Dialogfenster wird eingeblendet.

Lesetipp: Word-Serienbriefe erstellen

Selektieren Sie eine Tabelle mit zwei Spalten und sechs Zeilen. Mit einem Klick auf OK wird die Tabelle erstellt. In der linken Spalte sollen die Bezeichnungsfelder stehen. Tippen Sie daher in die linken Zellen der Tabelle untereinander ein: Anrede, Name, Datum Datenerhebung, Volljährig, Bild, Alle Daten erfasst. In die rechte Spalte kommen die Formularfelder, mit denen das Formular später gefüllt werden soll. Schreiben Sie unterhalb der Tabelle: Bitte alle bekannten Daten ausfüllen. Nicht bekannte Daten müssen später nachgereicht werden. Freie Bemerkungen:. Der Bereich für die freien Bemerkungen wird später freigegeben, während der Rest des Formulars geschützt wird, sodass dort nur Formularfelder ausgefüllt werden.

3. Inhaltssteuerelemente zur Formularerstellung verfügbar machen

Mit den neuen Inhaltssteuerelementen in Word ab der Version 2010 ist ein Formular schnell erstellt. Sie können ohne Programmierkenntnisse erstellt und sofort eingesetzt werden. Denn alle kryptischen Schritte erfolgen automatisch im Hintergrund und muss Sie nicht interessieren. Allerdings wird das Registerblatt Entwicklertools zum Erzeugen dieser Steuerelemente benötigt. Dieses Registerblatt ist standardmäßig nicht aktiviert.

Screenshot Kombinationsfeld

© Weka/ Archiv

Mit einem Kombinationsfeld erleichtern Sie dem Anwender die Eingabe von Daten, da hier gleich mehrere Vorgaben zur Verfügung stehen.

Klicken Sie deshalb auf das Registerblatt Datei und wählen dann den Befehl Optionen aus. In den Optionen wählen Sie die Kategorie Menüband anpassen. Setzen Sie im Bereich Menüband anpassen ein Häkchen in das Kontrollkästchen Entwicklertools. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird das Registerblatt Entwicklertools im Menüband eingeblendet.

4. Erstellung eines Kombinationsfeldes zur Eingabe von variablen Daten

Kombinationsfelder erleichtern dem Anwender die Eingabe von Daten. Für die Anrede in unserem Formular bietet sich ein solches Feld an. Klicken Sie deshalb in der Tabelle in die rechte Spalte neben Anrede:. Aktvieren Sie das Registerblatt Entwicklertools. In der Gruppe Steuerelemente finden Sie die benötigten Inhaltssteuerelemente. Klicken Sie hier auf das Symbol Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement. Es wird in das Tabellenfeld übernommen. Sie müssen jetzt noch festlegen, welche Werte in dem Kombinationsfeld zur Verfügung stehen. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Steuerelemente den Befehl Eigenschaften.

Datumsteuerelement

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Im Datumssteuerelement suchen Sie das gewünschte Datum aus. Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Das Fenster Eigenschaften von Inhaltssteuerelementen wird eingeblendet. Tippen Sie in das Feld Titel den Eintrag Anrede ein. Setzen Sie dann ein Häkchen in das Kästchen Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden. Diesen Eintrag sollten Sie auch bei allen folgenden Formularfeldern vornehmen. Das Kästchen Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden darf nicht aktiviert sein (Häkchen raus). Mithilfe der Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie die benötigten Einträge für das Steuerelement ein: Frau, Herr, Firma, Amt, Büro, Redaktion, Unbekannt. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Lesetipp: 20 Add-ins für Word

Momentan steht in dem Steuerelement Wählen Sie einen Eintrag aus. Diese Vorbelegung wandeln Sie mit einem Mausklick auf das Symbol Entwurfsansicht um. Ändern Sie jetzt die Vorbelegung auf den Text: Wählen Sie eine Anrede aus. Klicken Sie nochmals auf das Symbol Entwurfsansicht. Jetzt steht der eingegebene Text in dem Kombinationsfeld. Auch in den folgenden Steuerelementen können Sie die Vorbelegung auf die eben erklärte Art und Weise ändern.

5. Ein Text-Inhaltssteuerelement für Formatierungen erstellen

Die Textinhaltssteuerelemente teilen sich in zwei Arten auf. Zum einen gibt es das Nur-Text-Inhaltssteuerelement, das nur Formatierungen am gesamten Texteintrag erlaubt. Um einzelne Textteile formatieren zu können, gibt es das Rich-Text-Steuerelement. Für das Feld Name reicht das Nur-Text-Steuerelement. Setzen Sie dieses Feld in die entsprechende Zelle der Tabelle ein.

Kontrollkästchen

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Wählen Sie ein Kontrollkästchen wie zum Beispiel zur Bestätigung der Volljährigkeit.

Im Entwurfsmodus passen Sie die Vorgabebeschreibung an. Mithilfe der Eigenschaften vergeben Sie den Titel für das Steuerelement. Sie sollten auch bei diesen Steuerelementen dafür sorgen, dass diese nicht gelöscht werden können. Mit der Option Wagenrückläufe zulassen haben Sie die Möglichkeit, mehrere Absätze in diesem Steuerelement zu erlauben.

6. Das Formularfeld für die Datumsauswahl definieren

Für das Aufnahmedatum erstellen Sie das Datumsauswahl-Steuerelement in der entsprechenden Tabellenzelle. Wählen Sie über den Befehl Eigenschaften im Bereich Datum wie folgt anzeigen das Format der Datumsanzeige. In der späteren Funktion wird Ihnen mit einem Mausklick auf dieses Feld ein Kalender eingeblendet, mit dessen Hilfe Sie ein Datum durch Anklicken auswählen können. Durch Betätigen der Schaltfläche OK wird das Steuerelement erzeugt.

Bild Element

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Mit dem Bildinhaltssteuerelement lassen sich auch Bilder einfügen.

7. Ein Kontrollkästchen für spätere Bestätigungen einfügen

Kontrollkästchen dienen zur Bestätigung von bestimmten Sachverhalten. Das ist für die Frage nach der Volljährigkeit nutzbar. Nutzen Sie hier das Kontrollkästchensteuerelement. Schalten Sie die Eigenschaften zu diesem Steuerelement ein, können Sie hier ein eigenes Symbol für Aktivierung und Deaktivierung eingeben. Das gleiche Prozedere gilt für die Abfrage im Formular, ob alle Daten erfasst sind.

8. Auch Bilder können in einem Formularfeld dargestellt werden

Ein sehr einfach zu bedienendes, aber sehr effektvolles Steuerelement ist das Bildinhaltssteuerelement. Nachdem dieses Formularfeld in die Zellen neben Bild eingesetzt ist, wird per Mausklick auf das Symbol in der Mitte des Steuerelements das Explorer-Fenster eingeblendet, und Sie wählen ein Bild aus. Weitere Einstellungen sind für dieses Steuerelement nicht notwendig.

Schutz

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Über diese Abfrage- und Bestätigungsfenster schützen Sie einzelne Abschnitte Ihres Formulars.

9. Platzhalter für die Eingabe von freiem Text einfügen

In diesem Fall müssen Sie vor dem Schutz des Formulars einen Abschnittsumbruch einfügen. Sie können dann bestimmte Abschnitte des Formulars freigeben und andere Abschnitte sperren. Um Abschnitte in einem Formular zu erzeugen, stellen Sie die Schreibmarke zunächst an die Stelle des Dokuments, wo ein neuer Abschnitt entstehen soll. In unserem Formular z.B. unterhalb des Texteintrags Freie Bemerkungen. Aktivieren Sie das Registerblatt Seitenlayout. Klicken Sie hier in der Gruppe Seite einrichten auf den Befehl Umbrüche. Wählen Sie im eingeblendeten Untermenü im Bereich Abschnittsumbrüche den Befehl Fortlaufend aus. Schon haben Sie einen neuen Abschnitt erzeugt.

10. Formular schützen, dass nur Formularfelder ausgefüllt werden

Damit der Aufbau des Formulars nicht verändert werden kann, muss es geschützt werden. Dazu müssen Sie sich im Registerblatt Entwicklertools befinden. Klicken Sie dort in der Gruppe Schützen auf das Symbol Bearbeitung einschränken. Aktivieren Sie im eingeblendeten Arbeitsbereich das Kästchen Bearbeitungseinschränkungen. Wählen Sie anschließend aus dem Auswahlfeld Ausfüllen von Formularen. Klicken Sie dann auf den darunterliegenden Befehl Abschnitte auswählen. Das Dialogfenster Abschnitt schützen wird eingeblendet. Nehmen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Abschnitt 2 heraus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK und im Arbeitsbereich auf den Befehl Ja, Schutz jetzt anwenden. In der anschließenden Passwortabfrage können Sie bei Bedarf noch ein Passwort eingeben, und schon ist das Formular fertig.

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