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Word-2016-Serienbrief: Persönliche Anrede, Vorschau und mehr

  1. Word 2016 Serienbrief erstellen: So geht's
  2. Word-2016-Serienbrief: Persönliche Anrede, Vorschau und mehr
Serienbriefe mit Word 2010 erstellen

© Ralf Kalytta - Fotolia.com

Bald können Sie Ihren eigenen Serienbrief verschicken.

7. Die Felder des Adressblockes der Empfänger manuell anpassen

Sollte die Vorschau auf Ihre Adressen nicht korrekt aussehen, obwohl die Daten richtig eingepflegt wurden, kann es sein, dass einige Felder nicht richtig zugeordnet sind. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Übereinstimmende Felder wählen. Felder, für die der Adressblock keine Übereinstimmungen gefunden hat, werden mit dem Hinweis Nicht übereinstimmend dargestellt. Klicken Sie dann auf das Auswahlfeld neben diesem Feld. Ihnen werden alle Feldnamen aus Ihrer Datenquelle angezeigt, und Sie können das richtige Feld zuweisen.

Weisen Sie auf diese Art und Weise alle erforderlichen Felder Ihrem Adressblock zu. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Gefundene Übereinstimmungen für diesen Datenquellensatz auf diesem Computer speichern. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Nachdem die Zuordnung abgeschlossen ist, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche OK. Ihr Adressblock wird in das Dokument eingefügt. Der Platzhalter für den Adressblock wird in das Dokument geschrieben. Es handelt sich dabei nur um einen Platzhalter, die Daten der Vereinsmitglieder werden in einem späteren Schritt dargestellt.

Vorschau

© Screenshot WEKA / PCgo

In dieser Vorschau werden Ihnen die Inhalte der Seriendruckfelder grau markiert dargestellt.

8. Die Grußzeile einfügen und nach persönlichen Anforderungen einrichten

Gehen Sie in Ihrem Dokument an die Stelle, an der Sie die Anrede für Ihr Dokument einfügen wollen. Klicken Sie anschließend im Aufgabenbereich auf den Befehl Grußzeile. Das Dialogfenster Grußzeile einfügen wird eingeblendet. In diesem Dialogfenster können Sie das Format für die Grußzeile nach Ihren persönlichen Anforderungen einrichten. Im unteren Bereich des Dialogfensters haben Sie eine Vorschau, wie die Grußzeile im Dokument dargestellt wird. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wird die Grußzeile in Ihr Dokument eingefügt. Damit Ihre Seriendruckfelder im Dokument besser sichtbar sind, klicken Sie in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder auf das Symbol Seriendruckfelder hervorheben. Dadurch werden die Platzhalter für Ihre Seriendruckfelder grau hervorgehoben.

Seriendruckempfänger

© Screenshot WEKA / PCgo

In dieser Maske können Sie die Adressen Ihrer Mitglieder jederzeit bearbeiten und bestimmte Personen ausschließen.

9. Die Vorschau des Serienbriefes für Korrekturen oder Ergänzungen

Um jetzt den eigentlichen Inhalt der Seriendruckfelder sichtbar zu machen, klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Befehl Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe. Jetzt sehen Sie im Serienbrief anstatt der Platzhalter die Inhalte der einzelnen Seriendruckfelder. Anschließend klicken Sie im Assistenten gleich auf den Befehl Weiter: Seriendruck beenden. Schließen Sie den Aufgabenbereich durch einen Klick auf das Kreuz rechts oben in Ihrem Aufgabenbereich.

Mit den Navigationsschaltflächen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse bewegen Sie sich zu den einzelnen Adressen Ihrer Vereinsmitglieder. Diese Darstellung ist dazu gedacht, eine Vorschau auf die zu druckenden Dokumente zu bekommen. Es handelt sich noch nicht um das Erzeugnis des Seriendrucks. Sie sollten an dieser Stelle Ihre Einladung um den gewünschten Text ergänzen.

Tippen Sie zum Beispiel unterhalb der Grußzeile ein:

hiermit lade ich Sie zu unserer Mitgliederversammlung am 1. 09. 2016 in unserem Vereinsheim ein. Beginn: 15:00 Uhr.

Tagesordnungspunkte: Vorstellung neuer Mitglieder Weitere Punkte nach Bedarf.

Mit freundlichen Grüßen

Der Vorstand

10. Die Datenquelle lässt sich bei Bedarf nachträglich bearbeiten

Ihre Datenquelle können Sie jederzeit ergänzen und bearbeiten. Sobald sich Daten von Vereinsmitgliedern ändern, führen Sie die Änderungen auch in der Datenquelle durch. Nehmen Sie neue Mitglieder auf oder löschen Sie Mitglieder, die nicht mehr Vereinsmitglieder sind. Klicken Sie dazu in der Gruppe Seriendruck starten auf das Symbol Empfängerliste bearbeiten. Das Dialogfenster Seriendruckempfänger wird eingeblendet. In diesem Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, die Vereinsmitglieder zu sortieren oder zu filtern. Der Befehl Duplikate suchen sucht nach doppelten Einträgen, die Sie dann löschen sollten. Um die Datensätze nachträglich zu bearbeiten und zu ergänzen, klicken Sie zunächst auf die Datenbasis im Fenster Datenquelle.

In unserem Beispiel auf MeineSerienbriefadressen. Dadurch werden die Schaltflächen Bearbeiten und Aktualisieren aktiviert. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten wird das Dialogfenster Datenquelle bearbeiten geöffnet, und Sie können nach Belieben Ihre Empfängerdaten pflegen, löschen und neue Empfänger hinzufügen. Wenn Sie Ihre Bearbeitung abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Jetzt wird zur Sicherheit ein Fenster eingeblendet, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Änderungen in der Datenquelle speichern wollen. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Ja. Zum Abschließen der Bearbeitung klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche OK.

11. Für zusätzliche Angaben lassen sich eigene Felder erstellen

Um den Serienbrief persönlicher zu gestalten, sollten Sie weitere Seriendruckfelder in das Dokument einfügen. Die Serienbrieffunktion kann aber nur auf Felder zugreifen, die Sie in den Adressdaten festgelegt haben. Hier ein Beispiel für eigene Felder: Tippen Sie vor Mit freundlichen Grüßen eine Zeile ein: Ich freue mich auf Ihr Kommen XX XX

personalisierte Felder

© Screenshot WEKA / PCgo

Über dieses Auswahlmenü setzen Sie die personalisierten Felder in den Seriendruck ein.

Ergänzen Sie dann die XX Felder jeweils mit den Seriendruckfeldern: Titel sowie Nachname.

Setzen Sie dazu die Schreibmarke an die entsprechenden Stellen im Dokument. Klicken Sie in der Gruppe Schreib und Einfügefelder auf den Auswahlpfeil am Symbol Seriendruckfeld einfügen. Ihnen werden jetzt alle vorhandenen Seriendruckfelder angezeigt. Wählen Sie das Feld Titel aus. Betätigen Sie dann die Leertaste. Wählen Sie anschließend das Feld Nachname aus.

12. Den fertigen Serienbrief erstellen, überprüfen und ausdrucken

Sie befinden sich immer noch in der Vorlage für Ihren Serienbrief. Daher speichern Sie das Dokument unter dem Namen Serienbriefvorlage1. Um den Seriendruck zu starten, klicken Sie in der Gruppe Fertig stellen auf das Symbol Fertig stellen und zusammenführen. Im Menü wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten aus. Es erscheint das Fenster Seriendruck in ein neues Dokument. Hier wählen Sie die Option Alle aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden für alle Vereinsmitglieder Einladungen erstellt. Diese befinden sich anschließend in dem Dokument Serienbriefe1. Für jeden Empfänger wurde eine Einladung erstellt. Da es sich hierbei um ein Dokument handelt, haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen Serienbrief noch einmal zu überprüfen, eventuelle Änderungen vorzunehmen und das Dokument dann zu drucken. Über den Befehl Dokumente drucken werden Ihre Dokumente an den Drucker gesandt. Sie können Ihre Einladungen auch direkt über Ihr E-Mail-Programm versenden. Dann müssen Sie aber auch die E-Mail-Adresse Ihrer Mitglieder mit in die Datenquelle aufnehmen.

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