Tipps & Tricks

Wertvolle Tipps zu Outlook 2010/2013

Das Mail- und Terminplanungsprogramm Outlook macht Freude, wenn Sie es richtig einrichten. Die folgenden Tipps helfen bei A wie Anmeldung bis Z wie Zeitdiebe ausschalten.

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Es ist mächtig, das Microsoft-Mailprogramm Outlook. Aber es hat auch seine Tücken und ärgerliche Lücken - etwa bei den bundeslandspezifischen Feiertagen. Die folgenden Tipps helfen beim Einrichten und sorgen für eine effektivere Nutzung.

Tipp 1: Neue Mail-Konten anmelden

Wenn Sie Outlook erstmals einrichten oder ein neues Konto hinzufügen, gelangen Sie stets zum Dialog Konto hinzufügen. Hier können Sie probieren, ob Outlook das E-Mail-Konto sogar automatisch einrichten kann. Im Beispiel der Web.de-Adresse funktionierte dieser Weg mit etwas Wartezeit einwandfrei.

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Anschluss unter dieser Nummer: Abhängig vom Internetprovider geben Sie Outlook die Nummer für den Postausgangsserver vor.

Manuelle Eingriffe bei Outlook 2010/2013 können etwa Konten bei Anbietern wie Freenet und 1&1 erfordern, da das Programm dann nicht über die aktuellen Paramter und Protokolle verfügt. In diesem Fall wählen Sie die Option "Manuelle Konfiguration" oder "zusätzliche Servertypen". Die anschließend zu treffenden Einstellungen hängen von Ihrem Internet-Provider ab, die Sie im Support-Bereich Ihres Internet-Providers finden. Beachten Sie, dass oft die Option Authentifizierung: Server erfordert Authentifizierung zu aktivieren ist.

Für ein Freenet-Mail-Konto wählen Sie als Beispiel zunächst die manuelle Konfiguration. Als Dienst stellen Sie im folgenden Dialog für Outlook 2010 die Option Internet-E-Mail ein, für Outlook 2013 POP oder IMAP. Als Konto-Typ kommt vor allem IMAP in Betracht, Posteingangs-wie Postausgangsserver hören auf den Namen "mx.freenet.de". Freenet empfiehlt, das Kennwort zu speichern. Wählen Sie die Einstellung Server erfordert Authentifizierung.

Wichtig ist hier wie bei anderen Providern: Klicken Sie im Dialog Internet E-Mail-Einstellungen auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen". Im Reiter für den Postausgangsserver stellen Sie für freenet-Konten unter den Serveranschlussnummern 587 ein.

Manchmal ist auch eine verschlüsselte Verbindung zwingend nötig - Google.mail erfordert eine SSL-Verschlüsselung. Eine gute Übersicht für die gängigsten Mail-Anbieter finden Sie hier.

Beachten Sie, dass die dort angegebenen Port-Einstellungen nur für die dort aufgeführten Provider gilt - verwenden Sie in anderen Fällen erst die in Outlook eingestellten Standard-Ports.

Wer seine Provider-Einstellungen nicht zur Hand hat, kommt in den meisten Fällen zum Ziel, wenn er für den Posteingangsserver ein pop oder imap voranstellt, etwa pop.t-online.de. Das Post Office Protocol und das Internet Message Access Protocol sind die mit Abstand meistverwendeten Protokolle zum Abholen von Mails.

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Feierlich: Die Nachinstallation von Feiertagen, im Beispiel für Österreich, ist in Outlook 2013 mühelos möglich.

Mit IMAP bleiben die Mails auf dem Server gespeichert und werden nur bei Bedarf auf den PC übertragen. Dabei können Sie alle Ordner Ihres Postfaches abrufen. IMAP ist ideal, wenn Sie von verschiedenen Computern auf Ihr Postfach zugreifen - was heute der Regelfall sein dürfte.

Nachteile von IMAP gegenüber POP sind die etwas niedrigere Geschwindigkeit und die Einschränkung, dass nicht alle E-Mail-Programme die Bearbeitung der E-Mails offline ohne Internetverbindung ermöglichen. Ferner ist es manchmal nötig, E-Mails vom Server manuell zu löschen, um Speicherplatz freizugeben.

Für den Postausgang ist das Kommunikationsprotokoll SMTP der einzustellende Standard.

Tipp 2: Firewall einstellen

Die Windows-interne Firewall macht Outlook erfahrungsgemäß keine Schwierigkeiten. Verwenden Sie jedoch eine andere Firewall, zum Beispiel die populäre Firewall ZoneAlarm, könnte diese den Mail-Verkehr blockieren oder mit ständigen Nachfragen viel Zeit kosten: Überprüfen Sie daher die Firewall-Einstellungen. Dazu starten Sie Outlook. In ZoneAlarm 11 aktivieren Sie den Reiter Firewall und klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.

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Blockade aufheben: Firewalls können den E-Mail-Verkehr unterbinden. Mit einer manuellen Konfiguration der Firewall lässt sich diese Fehlerquelle stopfen. Das Beispiel zeigt die Einstellungen der verbreiteten Firewall ZoneAlarm. Die hier voreingestellte Reaktion Fragen kostet nur unnötig viel Zeit.

Dadurch gelangen Sie in den Dialog "Application Control-Einstellungen". Klicken Sie auf Programme anzeigen. Wählen Sie für Microsoft Outlook über einen Klick in der Spalte "SmartDefense" im Klappmenü "Benutzerdefiniert", stellen den Eintrag für Vertrauen auf Super oder Sicher. Wählen Sie für die Einträge rechts davon jeweils die Option Zulassen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

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Tipp 3: Feiertage nachtragen

Die deutschen Feiertage sind in Outlook bis 2010 nicht enthalten - doch immerhin lassen sie sich nachträglich installieren.

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Feintuning: Die Microsoft-Feiertage für Deutschland (oben) enthalten unvollständige Informationen. Im Netz gibt es informativere Kalender (unten).

Um die von Microsoft bereitgestellten Feiertage in Outlook 2010 in den Kalender einzutragen, klicken Sie auf Datei, dann auf Optionen.

Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen, dort auf Kalenderoptionen. In Outlook 2010 wechseln Sie in der linken Spalte in den Bereich Kalender. Klicken Sie auf "Feiertage hinzufügen". Kreuzen Sie die gewünschten Länder an, beispielsweise Österreich, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Outlook prüft nun, ob aktuelle Feiertage oder die Feiertage des nächsten Jahres im Kalender fehlen und trägt sie nach.

In Outlook 2013 ergänzen Sie Feiertage anderer Länder bequem nachträglich. Klicken Sie auf den Reiter Datei, dort auf Optionen. Über die Schaltfläche Feiertage hinzufügen in den Kalender-Optionen erreichen Sie die entsprechenden Kästchen.

Tipp 4: Bundesland-spezifische Feiertage nachtragen

Die Feiertagsübersicht von Microsoft differenziert nicht nach deutschen Bundesländern. Das gilt auch für Outlook 2013. So zeigt selbst Version 2013 den Reformationstag lediglich als Feiertag an. Einen Hinweis darauf, dass es sich um einen jener Feiertage handelt, die nicht in allen Bundesländern gefeiert werden, liefert Microsoft allerdings leider nicht.

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Start-Hilfe: In Outlook 2013 lässt sich die erste Kalenderwoche umstellen. Voreingestellt ist Erste Vier-Tage-Woche - dies entspricht der ISO-Norm.

Abhilfe lässt sich mit der manuellen Nachinstallation von Kalenderdateien schaffen, die es im Internet frei zum Download gibt, ein bekanntes und beliebtes Beispiel ist die Webseite von Armin Höpfl.

Um Outlook mit differenzierten Feiertagen nachzurüsten, laden Sie hier eine entsprechende Datei herunter.

Suchen Sie sich das Outlook-Verzeichnis mit der Datei Outlook.hol

Sichern Sie die vorhandene Feiertags-Datei zur Sicherheit mit einem anderen Namen, etwa _Outlook.hol.

Kopieren Sie die neue Datei an die jeweilige Stelle.

Importieren Sie die Datei in Outlook 2010 über Extras/Optionen/Einstellungen/Kalenderoptionen/Feiertage; in Outlook 2013 führt der Weg über Neu/Optionen/Kalender/Feiertage hinzufügen.

Tipp 5: Outlook mit Smartphones synchronisieren

Über die Internetseite Outlook.com lassen sich Kontakte und Kalendereinträge zwischen PCs und mobilen Geräten leicht synchronisieren. Dazu melden Sie erst ein eigenes Konto auf Outlook.com an. Darauf können Sie über eine eigene App auf Android-Geräte zugreifen, die Outlook.com bereitstellt.

iPhone, iPad und iPod touch lassen sich via Einstellungen/Mail, Kontakte, Kalender/Konto hinzufügen mit einem Hotmail-Konto einbinden. In dieses geben Sie die Outlook.com-Adresse und das Kennwort ein. Die Synchronisation erfolgt, sobald Sie die zu synchronisierenden Felder wählen und auf Speichern tippen.

Tipp 6: Outlook-Sound abschalten

Jedes Mal nervt Outlook voreingestellt via Soundclip und reißt Sie aus dem Arbeitsfluss, sobald Sie eine neue E-Mail erhalten? Dieser Zeitdieb lässt sich abstellen.

Wählen Sie in den Outlook-Optionen den Eintrag "Sound wiedergeben" ab. Sie finden diese in Outlook 2013 wie in 2010 unter Datei/Optionen, Bereich E-Mail im Bereich Nachrichteneingang. Im Bereich Beim Eintreffen neuer Elemente deaktivieren Sie hier die Checkbox Sound abspielen.

Tipp 7: Facebook-News integrieren

Seit Outlook 2010 sehen Sie auf Wunsch Nachrichten aus sozialen Netzen in Outlook. Für Outlook 2010 benötigen Sie dafür je Netzwerk ein Add-in, das Sie auf der Microsoft-Webseite finden, das Add-in für Xing z.B. finden Sie hier.

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Nachrichtenzentrale: Die in Outlook 2010/2013 erfolgte Integration einiger sozialer Netze gestattet eine praktische Nachrichtenübersicht im Mail-Programm etwa der in Facebook verschickten News.

Um dies in Outlook 2013 einzurichten, klicken Sie auf Datei/Kontoeinstellungen und im Klappmenü auf Konten sozialer Netzwerke. Im Dialog Konten sozialer Netzwerke aktivieren wählen Sie Facebook, LinkedIn, SharePoint oder Weitere.

Sobald Sie die Verbindung zu einem sozialen Netzwerk hergestellt haben, sehen Sie die Nachrichten eines Freundes, wenn Sie etwa eine Mail von ihm öffnen und auf das Symbolfoto rechts unten in Outlook klicken. Sie erhalten dann zum Beispiel alle Facebook-Nachrichten zu Gesicht, die er Ihnen geschickt hat.

Tipp 8: Serienmails mit Anhang

Outlook kann Serienmails mit Anhang nicht verschicken. Dafür gibt es Extra-Programme oder einen Workaround.

Um einer Serienmail auch in Version 2013 einen Anhang hinzuzufügen, benötigen Sie für Outlook ein externes Add-on wie Send Personally , QNewsletter oder ein Script.

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Link statt Anhang: Für Outlook-Massenmails bietet sich die Verlinkung auf Austauschordner im Web an, hier: www.Box.com.

Stellen Sie alternativ Anhänge in einen Web-Austauschordner, etwa kostenlos bei box.com. Geben Sie den Ordner frei. Verschicken Sie lediglich den Link auf den Ordner mit den Dateien, die Sie sonst anhängen würden.

Tipp 9: Supermailer - der Newsletter-Meister

E-Mail-Newsletter müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen, beispielsweise eine einfache Abmelde-Option enthalten. Supermailer ist eine ideale Lösung dafür.

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Massen-Abfertiger: Für E-Mail-Newsletter und andere Massenmails ist Supermailer 1. Wahl. Das Programm lässt sich intuitiv bedienen. Bis zu 100 Adressen unterstützt die kostenlose Variante - und diese ist auch noch werbefrei.

Der Supermailer von Mirko Böer ist ein Spezialist für E-Mail-Newsletter und für Massenmails. Supermailer gestattet personalisierte Dateianhänge, auch die Betreff-Zeile der Mail lässt Platzhalter und über diese eine individuelle Information zu. Die kostenlose Version adressiert bis zu 100 Empfänger werbefrei. Supermailer läuft in einer 32- oder einer 64-Bit-Version ab Windows XP

Supermailer übernimmt Daten aus verschiedenen Quellen, darunter Adressbüchern von Outlook, Excel, OpenOffice und CSV-Listen.

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