Software:Büro-Software

Teil 8: Word-Makros für Korrespondenz

Mausklick genügt: Ein Makro übergibt Ihr Dokument zwecks Faxversand an WinFax und erledigt dabei sämtliche Formalitäten.

Die Faxfähigkeiten von VBA lassen zu wünschen übrig. Seit Word 2000 verfügen zwar alle Dokumente über eine einfach zu handhabende Methode namens SendFax, diese arbeitet allerdings weder mit dem Windows-9x-eigenen Microsoft Fax noch mit den Fax-Diensten von Windows 2000/XP zusammen. Als ausführendes Organ akzeptiert SendFax ausschließlich ein ominöses "Faxmodul von Microsoft Mail", das man als separates Produkt aber anscheinend überhaupt nicht bekommen kann.

Immerhin besitzen viele Anwender mit WinFax bereits eine Fax-Software. Deren umfangreiche Dialoge stehen allerdings einem unkomplizierten und schnellen Faxversand von Word-Dokumenten im Weg. Hier setzt unser Makro aus Listing 4 an. Es verkürzt den gesamten Vorgang auf die Abfrage der Faxnummer; und selbst das unterbleibt, sofern sich die Faxnummer bereits in einer gleichnamigen Textmarke innerhalb des Dokuments befindet. Diese Textmarke kann ihren Inhalt aus einem (unsichtbar formatierten) Seriendruckfeld beziehen, das aus einer dauerhaft angebundenen Adressdatenquelle (siehe Tipp 5) gespeist wird.

Word-Makros für Korrespondenz

© Archiv

DAS MAKRO ÜBERNIMMT die Faxnummer aus einer unsichtbar formatierten Textmarke. Weitere Angaben sind nicht nötig.

Beim Start überprüft das Makro durch eine Abfrage der laufenden Windows- Tasks, ob der WinFax-Controller aktiv ist. Wenn nicht, liest es den Pfad des WinFax-Installationsordners aus der Systemregistrierung und startet das Controller-Programm Wfxctl.exe in minimierter Form per Shell-Anweisung.

Der folgende If-Block checkt die Existenz der Textmarke FaxNummer, deren Inhalt (sofern vorhanden) als Vorgabe in die mit InputBox vorgenommene Abfrage der Faxnummer übernommen wird. Danach liest das Makro den vom WinFax-Drucker verwendeten Ausgabe- Port aus der Systemregistrierung, der je nach Windows-Version in unterschiedlichen Schlüsseln zu finden ist.

Das eigentliche Faxen beginnt mit dem Sichern des aktuellen Druckers und der anschließenden Aktivierung des WinFax-Druckers. Dann baut das Makro eine DDE-Verbindung zum Win- Fax-Nachrichten-Manager auf, übergibt diesem alle erforderlichen Daten und trennt die DDE-Verbindung wieder. Die PrintOut-Methode startet den Faxversand des aktuellen Dokuments. Zum Abschluss stellt das Makro den gesicherten Drucker wieder her.

Mehr zum Thema

Word - Text um Bild
Office-Tipp

In Word 2010 und 2013 gibt es Bilderrahmen mit einer pfiffigen Funktion für das Freistellen von Bildinhalten. Wir zeigen, wie es geht.
Wir zeigen den normgerechten Aufbau bei Briefen mit Microsoft Word.
Anleitung

Ein DIN-gerechter Aufbau erleichtert dem Lesenden die Übersicht. Word bietet dafür mit seinen Vorlagen und Funktionen alle Voraussetzungen.
Excel - Nettoarbeitstage
Office-Tipp

Wir erklären, wie Sie in Excel etwa für eine Arbeits- oder Urlaubsplanung die Wochenenden herausrechnen und die Nettoarbeitstage berechnen.
Kalender synchronisiert auf iPad
Zeit-Management

Kalender auf dem Smartphone, PC und im Web synchronisieren - mit unseren 9 Tipps schaffen Sie genau das. Verpassen Sie keinen Termin mehr!
Outlook - Logo
Office-Tipp

Wir zeigen, wie Sie in Outlook die Kalenderwoche anzeigen lassen können. Unser Office-Tipps sorgt für Durchblick bei der Terminplanung.