Software:Büro-Software

Teil 7: Word-Makros für Korrespondenz

In Word XP filtern Sie die Adressdaten für eine Seriendruckaktion per Makro.

In Word XP können Sie die Datenquelle einer Seriendruckaktion schon im Vorfeld prüfen und unerwünschte Datensätze herausfiltern. Das neue Data- Source-Objekt und dessen Eigenschaften Included sowie InvalidAddress machen's möglich. Das Beispiel in Listing 3 demonstriert das Verfahren. Es schließt alle Datensätze aus, bei denen das Seriendruckfeld "Firma" keinen Wert besitzt, so dass ausschließlich Firmen den Serienbrief bekommen.

Das Makro beginnt mit der Prüfung, ob es sich beim aktuellen Dokument um ein normales Dokument handelt. Wenn ja, wandelt Word es in ein Serienbriefdokument (.MainDocumentType = wd-FormLetters) um und stellt diesem als Datenquelle den Kontakte- Ordner von Outlook zur Seite (.UseAddressBook Type:="olk").

Die ActiveRecord-Anweisung macht den letzten Datensatz der Datenquelle (die das DataSource-Objekt repräsentiert) zum aktuellen Datensatz. Danach arbeitet sich die Do-Loop-Schleife von hinten nach vorn durch sämtliche Datensätze und überprüft bei jedem das Datenfeld "Firma".Sollte dieses keinen Wert besitzen (If .DataFields("Firma").Value = "" Then), wird der jeweilige Datensatz durch das Setzen der Included-Eigenschaft auf False gesperrt. Er tritt dann beim Navigieren durch die Datenquelle nicht mehr in Erscheinung.

Der Ausschluss von Datensätzen bleibt über das Ende der Word-Sitzung hinaus bestehen, lässt sich aber im Einzelfall durch das Einstellen der Included- Eigenschaft auf True revidieren. Mit Hilfe der SetAllIncludedFlags-Methode können Sie sämtliche Aussperrungen auf einmal beseitigen:

ActiveDocument.MailMerge _ .DataSource.SetAllIncludedFlags _ Included:=True

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