Software:Büro-Software

Teil 6: Word-Makros für Korrespondenz

Mit einem dauerhaft eingebundenen Outlook-Adressbuch stehen Ihnen die Adressen Ihrer Korrespondenzpartner für Serien- und Einzelbriefe zur Verfügung.

Wenn Sie sich das manuelle Suchen und Einfügen von Adressen sparen wollen, starten Sie den Seriendruck-Assistenten von Word, wählen die Outlook- Kontakte als Datenquelle und fügen Ihrem Dokument (besser noch: Ihrer Dokumentvorlage für Briefe) Seriendruckfelder für die einzelnen Adressbestandteile hinzu. Sie können dann mit den Navigationsschaltflächen der Seriendruck- Symbolleiste von Adressat zu Adressat blättern oder eine bestimmte Person mit Hilfe der Eintrag-suchen- Schaltfläche aufspüren lassen.

Soll der aktuell sichtbare Empfänger einen (Einzel-)Brief erhalten, schreiben Sie den passenden Brieftext und schicken das Dokument per Datei drucken-Befehl an den Drucker. Falls Sie mehreren Personen das Gleiche mitzuteilen haben, können Sie mit demselben Dokument auch Serienbriefaktionen durchführen, die Sie per Seriendruck- Symbolleiste steuern.

Word-Makros für Korrespondenz

© Archiv

EIN ÜBER SERIENDRUCKFELDER eingebundenes Outlook-Adressbuch erspart das separate Einfügen von Adressen.

Damit die Adressdaten stets auf dem neuesten Stand sind, sollten Sie die Datenquelle nach jedem Gebrauch abkoppeln, um sie beim nächsten Zugriff auf das Dokument wieder anzubinden. Anderenfalls würde Word stets mit der gleichen (veralteten) Kopie des Adressbestands arbeiten, die es beim ersten Einbinden der Seriendruckfelder in eine Temporärdatei schreibt. Um das Anbinden des Outlook-Adressbuchs beim Öffnen des Dokuments zu automatisieren, statten Sie dessen ThisDocument- Klassenmodul mit folgender Ereignisprozedur aus:

Private Sub Document_Open() With ActiveDocument.MailMerge .MainDocumentType = _ wdFormLetters .UseAddressBook Type:="olk" .ViewMailMergeFieldCodes = _ False End With End Sub

Eine zweite Ereignisprozedur übernimmt das Abkoppeln beim Schließen des Dokuments:

Private Sub Document_Close() With ActiveDocument.MailMerge .ViewMailMergeFieldCodes = _ True .MainDocumentType = _ wdNotAMergeDocument End With End Sub

Mehr zum Thema

Word - Text um Bild
Office-Tipp

In Word 2010 und 2013 gibt es Bilderrahmen mit einer pfiffigen Funktion für das Freistellen von Bildinhalten. Wir zeigen, wie es geht.
Wir zeigen den normgerechten Aufbau bei Briefen mit Microsoft Word.
Anleitung

Ein DIN-gerechter Aufbau erleichtert dem Lesenden die Übersicht. Word bietet dafür mit seinen Vorlagen und Funktionen alle Voraussetzungen.
Excel - Nettoarbeitstage
Office-Tipp

Wir erklären, wie Sie in Excel etwa für eine Arbeits- oder Urlaubsplanung die Wochenenden herausrechnen und die Nettoarbeitstage berechnen.
Kalender synchronisiert auf iPad
Zeit-Management

Kalender auf dem Smartphone, PC und im Web synchronisieren - mit unseren 9 Tipps schaffen Sie genau das. Verpassen Sie keinen Termin mehr!
Outlook - Logo
Office-Tipp

Wir zeigen, wie Sie in Outlook die Kalenderwoche anzeigen lassen können. Unser Office-Tipps sorgt für Durchblick bei der Terminplanung.