Sammeln und archivieren

Teil 6: Datenbanken mit Excel

Excel hält nicht nur den Befehl "Maske" für die Eingabe von Daten bereit, sondern auch einige spezielle Datenbankfunktionen zum Bearbeiten, Analysieren und Filtern der Tabellen. Diese Funktionen haben immer die Syntax

Datenbanken mit Excel

© Peter Schnoor

=Datenbankfunktion (Datenbank;Datenbankfeld; 
Suchkriterien)

Doch Sie brauchen keine Angst vor diesem Ungetüm zu haben: Mit Hilfe des Funktionsgenerators füllen Sie die Syntax aus.

In einem ersten Schritt soll die Anzahl der enthaltenen Datensätze ermittelt werden. Dabei ist es generell wichtig, dass der Datenbereich zusammenhängend ist, das heißt keine leeren Zeilen und keine leeren Spalten enthält. Auch alle weiter unten beschriebenen Datenbankfunktionen würden sonst nicht korrekt funktionieren.

Um die Anzahl der Datensätze zu ermitteln, wählen Sie die Spalte mit den Bewertungen. Klicken Sie in der Spalte G in die zweite freie Zelle unterhalb Ihres Datenbereichs. Eine Zeile unterhalb der Datenbank sollte frei bleiben, damit Sie in Zukunft problemlos weitere Datensätze anfügen können.

Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Funktion". Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem sich am Ende der Eingabezeile "Kategorie auswählen" ein Drop-Down-Menü öffnen lässt. Klicken Sie hier auf den Eintrag "Datenbank".

Im Bereich "Funktion auswählen" markieren Sie den Eintrag "DBANZAHL" und bestätigen mit "OK". Damit wird der Dialog "Funktionsargumente" eingeblendet.

In das Eingabefeld "Datenbank" gehört der Zellenbereich, den Ihre DVD-Liste einschließlich der Überschrift beansprucht. Geben Sie also zum Beispiel "A1:G13" ein. Möchten Sie den Zellbereich lieber mit der Maus markieren, klicken Sie auf das kleine farbige Symbol am Ende der Eingabezeile. Es öffnet sich ein reduziertes Dialog-fenster. Ziehen Sie jetzt den Mauszeiger über die Datenbankzellen. Die entsprechenden Koordinaten werden automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf das kleine Symbol kehren Sie zu den übrigen Funktionsargumenten zurück.

In das Feld "Datenbankfeld" gehört der Name des Feldes, das Sie auswerten möchten, also "G1". Bei "Suchkriterien" müssen der Feldname und der gesamte Datenbereich erfasst werden, in unserem Fall also die Spalte "G1:G13".

Vorsicht ist geboten, wenn Sie Ihre Datensätze über ein Feld mit Textinhalt ermitteln wollen. Die Datenbankfunktion "DBANZAHL" erzeugt dann das Ergebnis "0". In diesem Fall müssen Sie die Datenbankfunktion "DBANZAHL2" verwenden.

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