Kontaktmanagement

Teil 5: combit address manager 2005

Mit dem address manager versenden Sie einzelne E-Mails per Mausklick aus dem E-Mail-Feld eines Datensatzes. Außerdem können Sie Serien- Mails mit Hilfe eines speziellen Editors erstellen und absenden. In der neuen Programmversion sind außerdem zwei Assistenten hinzugekommen, die Sie bei Serien-Mails und bei der Verarbeitung der Rückläufer-Mails unterstützen. Voraussetzung für diese Funktionen ist ein einsatzbereiter Mail-Client wie Outlook.

combit address manager 2005

© Archiv

Versenden Sie eine einzelne E-Mail, indem Sie auf das kleine Briefsymbol neben dem E-Mail-Feld eines Datensatzes klicken. Es öffnet sich das bekannte Eingabefenster von Outlook, in dem bereits Absender, Empfänger, eine Anrede und eine Grußformel eingefügt sind.

Möchten Sie mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, starten Sie ein Eingabefenster über das Menü "Ausgabe/Einzel eMail". Erstellen Sie eine Mail und speichern diese als Vorlagendatei über "Datei/ Speichern unter". Legen Sie unter Umständen mehrere Vorlagen an. In Zukunft starten Sie einen Mail-Versand wiederum mit "Ausgabe/Einzel eMail", klicken im Eingabefenster nun auf "Datei/Öffnen" und beantworten die Frage nach dem Speichern der aktuellen Vorlage mit "Nein". Dann markieren Sie Ihre Vorlage.

Im Eingabefenster stehen neben der Option "Ein fester Empfänger" zwei weitere Mailing-Arten zur Verfügung. Wählen Sie aus dem Drop- Down-Menü die Funktion "Mehrere Empfänger in separaten eMails", um maximal drei Empfängern personalisierte E-Mails zu schicken. Wählen Sie dagegen "Mehrere Empfänger ... in einer eMail", ist keine Personalisierung notwendig. Diese Variante eignet sich zum Beispiel zum Versand von Newslettern, da die gesamte Zielgruppe für die einzelnen Empfänger nicht sichtbar ist.

Für Serien-Mails starten Sie den Sende-Assistenten "eMailing" im Menü "Extras". Wählen Sie eine Vorlage aus, definieren Sie eine Protokolldatei, legen Sie bei Bedarf eine Sortierung fest und bestimmen Sie eine Zielgruppe. Falls Ihr Provider nur ein bestimmte Zahl von E-Mails in Folge zulässt, planen Sie Sendepausen ein.

Mit Hilfe des Menüs "Extras/eMailing: eMail Scan" können Rückläufer-Mails aus dem Posteingang automatisch verarbeitet werden. Mit den Einstellungen "Scannen" und "Betreff" geben Sie an, nach welchen Texten und nach welchen Absendern gesucht werden soll.

Durch ein Add-In hat combit in Outlook ein neues Menü eingerichtet, über das Sie Mails im Posteingang den jeweiligen Datensätzen im address manager zuordnen können. Markieren Sie dafür in Outlook den Posteingang und klicken Sie auf das Menü "combit address manager/ eMails zuordnen". Die Mails landen in den Dokument-Containern der Kontakte. Wählen Sie dagegen im selben Outlook- Menü den Befehl "Adresse zeigen", sucht der address manager die entsprechenden Datensätze aller Absender im Posteingang.

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