Sammeln und archivieren

Teil 4: Datenbanken mit Excel

Vereinfachen Sie die Eingabe bestimmter Daten, indem Sie Auswahllisten anlegen, aus denen Sie in der jeweiligen Zelle nur noch den passenden Eintrag auszuwählen brauchen. Andere Eingaben werden dabei unterbunden. Ein typischer Anwendungsbereich für solche Drop-Down-Listen ist in der DVD-Filmdatenbank das Feld "Genre".

Datenbanken mit Excel

© Peter Schnoor

Erstellen Sie zunächst eine so genannte Unikatsliste aller Genres, die Sie in Ihrer Datenbank verwenden möchten. Wählen Sie dazu einen freien Bereich in Ihrem Tabellenblatt. In unserem Beispiel benutzen wir die Spalte I. Tippen Sie dort untereinander alle Genres ein, die in Ihrer Datenbank auftauchen könnten, zum Beispiel "Komödie", "Kurzfilm", "Action" usw.

Markieren Sie in Ihrer Datenbank den Bereich der bereits belegten Genres plus einer Zeile, zum Beispiel "B2:B14". Wählen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit". Der Dialog "Gültigkeitsprüfung" wird jetzt eingeblendet.

Auf dem Registerblatt "Einstellungen" wählen Sie im Drop-Down-Menü unter "Zulassen" den Eintrag "Liste" aus. Die Kontrollkästchen "Leere Zeilen ignorieren" und "Zellendropdown" sind standardmäßig aktiviert. Geben Sie im Eingabefeld "Quelle" den Bereich an, in dem die Liste Ihrer Kategorien zu finden ist, zum Beispiel: "=$I$1:$I$11".

Wechseln Sie auf das Registerblatt "Eingabemeldung", um den Text zu schreiben, der bei Auswahl der entsprechenden Zelle angezeigt wird. Tippen Sie in das Feld "Titel" die Überschrift "Achtung!". Bei "Eingabemeldung" schreiben Sie "Ein Genre aus der Liste wählen!".

Gehen Sie schließlich auf das Registerblatt "Fehlermeldung", um einen Warnungstext zu schreiben. Wählen Sie "Stopp" als Warnungstyp, geben Sie bei "Titel" die Meldung ein "Falsche Eingabe!" und tippen Sie bei "Fehlermeldung" die Erläuterung "Es sind nur Eintragungen aus der Liste erlaubt".

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