Sammeln und archivieren

Teil 3: Datenbanken mit Excel

Die Eingabe der Informationen in eine Datenbank ist mühsam und erfordert Aufmerksamkeit, damit die richtigen Daten in den dafür vorgesehenen Feldern landen. Erleichtern Sie sich diese Aufgabe mit der Datenmaske.

Datenbanken mit Excel

© Peter Schnoor

Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenbereich. Wählen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Maske". Das Dialogfenster "Tabelle 1" wird eingeblendet.

Excel hat die Spaltenüberschriften als so genannte Feldnamen erkannt. Klicken Sie für Ihre Eingabe in die entsprechenden Zeilen. Bewegen Sie sich dabei mit der Tabulator-Taste von Feld zu Feld. Um den nächsten Datensatz einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".

Die laufende "Nummer" und die "Bewertung" können nicht von Hand eingegeben werden, da es sich um berechnete Felder handelt. Sie werden am Ende der Dateneingabe automatisch belegt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Schließen" übergeben Sie alle eingegebenen Daten an die Tabelle.

Spätestens jetzt ist es an der Zeit, die Tabelle zu speichern. Klicken Sie dazu auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste, wählen Sie im folgenden Dialog einen Speicherort und geben Sie der Datenbank einen eindeutigen Dateinamen.

Möchten Sie die Inhalte der Tabelle ändern, können Sie dies natürlich direkt in den jeweiligen Zellen tun. Um ganze Datensätze zu ergänzen oder zu ändern, rufen Sie wiederum die Datenmaske auf. Mit Hilfe des Rollbalkens bewegen Sie sich schnell zwischen den Datensätzen. Die Schaltfläche "Löschen" entfernt einen Datensatz komplett.

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