Präsentationen im Profi-Look

Teil 2: Workshop: Microsoft PowerPoint

  1. Workshop: Microsoft PowerPoint
  2. Teil 2: Workshop: Microsoft PowerPoint

Notizen anlegen

Damit Sie wichtige Informationen während Ihres Vortrags nicht vergessen, können Sie zu jeder Folie noch Notizen erfassen. Dabei kann es sich um Hintergrundinformationen handeln, die Sie im Anschluss an Ihren Vortrag für die obligatorische Frage-und-Antwort-Runde griffbereit haben möchten.

Präsentationen im Profi-Look

© Klaus Fahnenstich

Die Farben einer Präsentation tauschen Sie durch das Zuweisen eines anderen Farbschemas.

Um Notizen anzulegen, klicken Sie in den schmalen Streifen unterhalb der Folie und tippen Sie die Notizen ein. Auch in diesem Bereich können Sie übrigens mit Textformatierungen arbeiten, um zum Beispiel einzelne Wörter hervorzuheben. Wollen Sie die Seiten später ausdrucken, wählen Sie im Dialogfeld Drucken und dann im Listenfeld Drucken die Option Notizenseiten. PowerPoint druckt dann für jede Folie eine eigene Seite, auf der sich ein Bild der Folie nebst zugehörigen Notizen befindet.

Falls Sie das Layout dieser Seite ändern wollen, müssen Sie allerdings auch den Notizenmaster wieder anpassen, den Sie über den Menübefehl Ansicht/Master/Notizenmaster erreichen.

Neue Folien einfügen

Beim Einfügen neuer Folien werden Sie mit einem weiteren wichtigen Konzept von PowerPoint konfrontiert: den Folienlayouts. Dabei handelt es sich vereinfacht gesagt um eine Sammlung von Folienvorlagen, die sich vor allem durch die auf ihnen vorhandenen Platzhalter unterscheiden. Dabei handelt es sich sowohl um Bild- als auch um Text-Platzhalter.

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© Klaus Fahnenstich

Das Layout einer Folie entscheidet über die Anzahl, Art und Position der Platzhalter.

Wählen Sie den Menübefehl Einfügen/Neue Folie. PowerPoint fügt dann hinter der aktuellen Folie eine neue Folie ein und weist ihr das Standard-Layout zu. Gleichzeitig wird der Aufgabenbereich Folienlayout eingeblendet, in dem die vorhandenen Layout-Varianten aufgelistet werden.

Prüfen Sie, welches Layout sich für die neue Folie am besten eignet und klicken Sie auf das Vorschaubild dieser Folie. Sie können auch Folien, auf denen Sie bereits Text oder Grafiken eingebaut haben, ein anderes Layout zuweisen. PowerPoint versucht, die vorhandenen Inhalte in die neuen Platzhalter zu übernehmen. Das kann nur funktionieren, wenn sich auf dem neuen Layout auch die passenden Platzhalter befinden.

Platzhalter

Alle Texte einer Präsentation befinden sich in so genannten Platzhaltern. Dabei handelt es sich um Textkästen, die über bestimmte Formate verfügen. So ist zum Beispiel schon Schriftart oder -farbe bereits festgelegt. Wollen Sie die Merkmale ändern, sollten Sie dies unbedingt auf dem Folienmaster erledigen. Nur so kann PowerPoint dafür sorgen, dass Ihre Folien einheitlich formatiert sind.

Gleichzeitig gewährleisten Platzhalter, dass der in ihnen enthaltene Text auch wirklich nur den ihm zugedachten Platz belegen kann. Dazu passt PowerPoint bei Bedarf automatisch die Schriftgröße an. Hinweis zur Textmenge: Seien Sie hier möglichst sparsam und beschränken Sie sich auf wichtige Kernaussagen.

Animationsübergänge

Um den Vortrag einer Präsentation optisch weiter aufzuwerten, bietet es sich an, mit Animationen zu arbeiten. Im einfachsten Fall handelt es sich dabei um Übergangseffekte, mit denen neue Folien eingeblendet werden. In der Regel wirken solche Animationen jedoch eher störend und sollten entsprechend sparsam eingesetzt werden.

Interessanter und nützlicher sind Animationen, bei denen die einzelnen Spiegelpunkte einer Folie auf Knopfdruck sichtbar werden oder angeflogen kommen. Mit diesen Effekten können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer perfekt steuern. Die schnellsten Erfolge erzielen Sie, wenn Sie mit den vorgefertigten Animationsschemata von PowerPoint arbeiten.

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© Klaus Fahnenstich

Animationsschemata können auf eine einzelne Aktion, also eine Folie, oder auf die gesamte Präsentation angewendet werden.

Wählen Sie den Befehl Bildschirmpräsentation/Animationsschemas. PowerPoint zeigt anschließend den Aufgabenbereich Foliendesign an und listet sein Angebot an vorhandenen Animationsschemata auf. Schalten Sie unten im Aufgabenbereich die Option AutoVorschau ein. Markieren Sie danach die gewünschte Folie und wählen Sie anschließend ein Animationsschema aus. PowerPoint zeigt den Effekt in der Vorschau an.

Um die Wirkung der Animation besser beurteilen zu können, sollten Sie den Effekt in der Präsentationsansicht testen. Klicken Sie dazu im Aufgabenbereich auf die kleine Schaltfläche mit der Projektionsleinwand. Je nach Animation müssen Sie zum vollständigen Anzeigen einer Folie mehrmals mit der Maus klicken. Um diesen Modus wieder zu verlassen, drücken Sie die Esc-Taste. Klicken Sie auf die Schaltfläche Für alle Folien übernehmen, wenn die gewählte Animation auf die gesamte Präsentation angewendet werden soll. Wollen Sie die Animation einer Folie wieder löschen, müssen Sie ihr den Animationstyp Keine Animation zuweisen. Folien, die mit einer Animation ausgestattet sind, erkennen Sie links im Folienbereich an einem kleinen Stern.

Präsentation vorführen

Das Vorführen der fertigen Präsentation ist mit PowerPoint denkbar einfach und lässt sich auf jedem PC ausführen.

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© Klaus Fahnenstich

Öffnen Sie die Präsentation in PowerPoint und wählen Sie den Befehl Bildschirmpräsentation/Bildschirmpräsentation vorführen. Alternativ drücken Sie die Taste [F5], um die Präsentation mit der ersten Folie zu starten oder die Tastenkombination [Shift]+[F5], um mit der aktuellen Folie zu beginnen.

Um während der Präsentation zur nächsten Folie zu wechseln, können Sie einfach die linke Maustaste drücken. Falls Ihre Folien Animationen enthalten, löst das Drücken der Maustaste nicht zwangsweise einen Folienwechsel aus, sondern - falls vorhanden - die nächste Animation der Folie. Wenn Sie während der Präsentation eine Folie zurückblättern möchten, können Sie die Navigationsschaltflächen verwenden, die sich unten links auf dem Bildschirm befinden.

In der Normaldarstellung sind die vier Schaltflächen so blass, dass sie kaum wahrnehmbar sind. Erst wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltflächen fahren, treten sie etwas deutlicher hervor. Bevor Sie Ihre Präsentation vorführen, sollten Sie einen Testdurchlauf vornehmen, damit Sie ein Gefühl für das richtige Timing bekommen. Bei wichtigen Präsentationen empfiehlt sich eine Generalprobe vor einem Testpublikum.

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