Arbeitszeiterfassung mit Microsoft Excel

Teil 2: Workshop: Arbeitszeiterfassung mit Microsoft Excel

Tipp 5: Formeln schützen

Damit unbedarfte Benutzer die (oft mühselig erstellten) Formeln eines Arbeitsblatts nicht versehentlich löschen bzw. ändern, lassen sich die betreffenden Zellen des Blattes gezielt vor Veränderungen schützen. Bei Bedarf können Sie sogar verhindern, dass sich die hinterlegten Formeln anzeigen lassen. Standardmäßig sind in Excel alle Zellen eines Arbeitsblattes so eingestellt, dass sie bei aktiviertem Blattschutz gesperrt sind. Diese Voreinstellung ist durchaus sinnvoll, da auf einem Tabellenblatt in der Regel nur einige wenige Zellen freigegeben werden müssen und der große Rest gesperrt werden kann. Allerdings lassen sich die Formeln auch bei gesperrtem Arbeitsblatt noch anzeigen (z.B. per "Strg+#"). Um bei einem Arbeitsblatt das Anzeigen der Formeln generell zu verhindern und eine Eingabe lediglich für einige ausgewählte Zellen zuzulassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt mit Strg+A und klicken Sie die Markierung mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü "Zellen formatieren" und aktivieren Sie im Dialog auf der Registerkarte "Schutz" die Optionen "Gesperrt" und "Ausgeblendet".

Anschließend beenden Sie den Dialog mit "OK". Jetzt markieren Sie die Zellen, die der Anwender noch bearbeiten können soll. Halten Sie dabei die Strg-Taste gedrückt, damit Sie die Zellen auf einen Rutsch freigeben können. Klicken Sie dazu die Markierung wieder mit der rechten Maustaste an, wählen Sie "Zellen formatieren", und schalten Sie auf der Registerkarte "Schutz" die Option "Gesperrt" aus. Nun können Sie den Schutzmechanismus via "Überprüfen/ Blatt schützen" aktivieren. Im Dialogfeld des Befehls lässt sich genau festlegen, welche Aktionen der Benutzer in den ungesperrten Zellen noch vornehmen kann. Bei Bedarf vergeben Sie noch ein Kennwort, dass dann zum Aufheben des Schutzes eingegeben werden muss.

Tipp 6: Einträge per Makro löschen

Als kleines Extra dieser Excel-Lösung lassen sich die eingegebenen Arbeitszeiten bequem über eine Schaltfläche löschen, damit das Anlegen eines neuen Monats möglichst komfortabel wird. Hinter dieser Funktionalität verbirgt sich ein kleines Makro, das vor dem irreversiblen Löschvorgang noch eine Sicherheitsabfrage anzeigt. So ein Makro ist auch ohne Programmierkenntnisse schnell erstellt. Klicken Sie einfach unten links in der Statuszeile die Schaltfläche des Makrorekorders an und geben Sie im angezeigten Dialog einen Namen für das zu erstellende Makro ein. Dann markieren Sie den Tabellenbereich, indem Sie auf der Registerkarte "Start" den Befehl "Suchen und Auswählen/Gehezu" aufrufen und dort den Eintrag "Eingabebereich" auswählen. Dadurch werden alle Eingabefelder der Tabelle markiert. Jetzt lassen sich die Felder mit "Entf" auf einen Schlag löschen.

Anschließend beenden Sie die Aufzeichnung des Makrorekorders mit einem Klick auf seinen Stop-Button (unten links) und sind fertig. Zum Aufruf des Löschmakros soll hier keine simple Standard-Schaltfläche benutzt werden, sondern eine kleine Grafik. Dazu fügen Sie einfach eine geeignete Grafik bzw. ClipArt ein, die Sie bei Bedarf noch formatieren können, um sie optisch besser zu integrieren. In unserem Beispiel haben wir ihr einen farblich passenden Rahmen und einen Schatteneffekt spendiert. Nach diesen Vorarbeiten klicken Sie die Grafik mit der rechten Maustaste an und rufen in ihrem Kontextmenü den Befehl "Makro zuweisen" auf. Im angezeigten Dialog markieren Sie das zuvor erstellte Makro und schließen das Fenster mit "OK". Wenn Sie nun die Grafik anklicken, führt Excel das Makro ohne Nachfrage aus. Da das in der Praxis nicht ganz ungefährlich ist, haben wir das Makro noch um eine Sicherheitsabfrage erweitert.

Die Highlights der Tabelle

Wir zeigen in unserem Beispiel:

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