Freiraum schaffen

Teil 2: Raumverwaltung: Meeting Room Manager 2004 SE

Nachdem Sie das Programm installiert und gestartet haben, gilt es, die verschiedenen Räume in die Datenbank des Programms aufzunehmen. Bereits an dieser Stelle lassen sich alle nötigen Voreinstellungen vornehmen, wie etwa die Anzahl der Sitzplätze oder die Ausstattung des Raumes.

Raumverwaltung: Meeting Room Manager 2004 SE

© Archiv

Klicken Sie auf "Eigenschaften/Ressourcen verwalten/Hinzufügen", um einen Raum einzurichten. Geben Sie im Feld "Ressourcenname" den Namen des Raumes an. Als Beispiel nennen wir das Zimmer "Raum Rom". Bei "Standort" steht zu Beginn nur "Default Location" zur Auswahl bereit. Im Feld "Allgemein" lässt sich unter "Ressource Type" nun die Verwendungsoption des Raumes eintragen, wie zum Beispiel "Vorführraum", "Besuchszimmer" oder "Versammlungsraum". Klicken Sie dazu auf den Pfeil und im nachfolgenden Fenster auf "Neu". Nun lässt sich oben der Verwendungszweck eintragen. Unten steht Platz zur ausführlichen Beschreibung zur Verfügung. Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf das Kreuz. Danach steht der Verwendungszweck zur späteren Auswahl bereit.

Im Feld "Seats" tragen Sie die Anzahl der Sitzplätze ein, die in diesem Raum vorhanden sind. Sind ein Foto und der Lageplan des Raumes oder des Gebäudes vorhanden, so können Sie diese in den unteren Feldern einfügen. Gehen Sie einfach mit dem Mauszeiger über das Feld und klicken Sie auf das grüne "+"-Symbol, um eine Grafik einzufügen. Um die Grafik wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote "X".

Im Feld "Equipment" wählen Sie die Ausrüstung des Zimmers aus. Hier haben Sie die Auswahl zwischen PC, Notebook oder MAC, wählen aus, ob eine Internetverbindung vorhanden ist und vieles mehr.

Bei "AV Services" stehen Fernseher, Videorekorder, Flip Chart, DVD Player, Video Projektor und diverse andere Geräte zur Auswahl. Markieren Sie auch hier alle im jeweiligen Raum vorhandenen Geräte.

Bei "Supplies" geht es um die sonstige Ausrüstung des Raums vom Aschenbecher über ein Podium bis hin zum Telefonbuch. Wählen Sie auch hier das Gewünschte aus. Abschließend legen Sie noch die Formation fest, in der die Stühle normalerweise aufgestellt sind und geben die Kontaktperson ein, die für den Raum zuständig ist. Schließen und speichern Sie das Fenster durch einen Klick auf "Schließen". Nun steht der frisch erstellte Raum im Fenster "Veranstaltungsräume/Ressourcen" zur Auswahl bereit. Auf gleiche Weise verfahren Sie für alle anderen zur Verfügung stehenden Räume.

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