Software:Büro-Software

Teil 2: Outlook professionell nutzen

Komprimieren Sie die archivierten Datensätze, um Outlook wieder schneller zu machen.

Nach der Archivierung Ihrer E-Mails wird Outlook oft langsamer, da beim Archiviervorgang Lücken zwischen den einzelnen Datensätzen entstehen, die eine Menge Ressourcen verbrauchen. Komprimieren Sie deshalb die archivierten Datensätze, um Speicherplatz zu sparen und Outlook schneller zu machen.

Öffnen Sie dafür über Ansicht/Ordnerliste die Orderliste und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Archivordner (Outlook 2000/XP). Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Eigenschaften von Archivordner"... aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert. In Outlook 97 wählen Sie Extras/Dienste an und öffnen den Persönlichen Ordner mit einem Doppelklick.

Im nächsten Dialog drücken Sie in allen drei Versionen auf die Schaltfläche Jetzt komprimieren. Die Persönliche-Ordner-Datei ist nun kleiner und Outlook selbst wieder deutlich schneller.

Outlook professionell nutzen

© Archiv

KOMPRIMIEREN SIE den Archivordner, um Speicherplatz zu sparen und Outlook schneller zu machen.

4 . E-Mail-Kopien auf dem Server lassen

Lassen Sie eine Kopie Ihrer Mails auf dem Server liegen, um die Nachrichten von verschiedenen Rechnern aus abzurufen.

Wenn Sie mit Outlook Ihre Mails vom Server herunterladen und mit verschiedenen Rechnern auf den Server zugreifen, liegen alle Nachrichten auf unterschiedlichen Rechnern. Um später die Suche nach Mails zu vermeiden, sollten Sie Ihre Internet-E-Mails-Einstellungen verändern, damit eine Kopie der Nachrichten auf dem Server bleibt. Diese laden Sie zu einem anderen Zeitpunkt herunter.

In Outlook 97 klicken Sie auf Extras/Dienste und wählen das gewünschte E-Mail-Konto aus. In Outlook 2000 öffnen Sie unter Extras den Menüpunkt Konten bzw. E-Mail-Konten in Outlook XP. Aktivieren Sie in Outlook XP Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und klicken Sie auf OK. Wählen Sie das entsprechende Konto aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften (Outlook 2000). In Outlook XP wählen Sie die Schaltfläche Ändern und anschließend Weitere Einstellungen.

Gehen Sie allen drei Outlook-Versionen auf die Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Kopien aller Nachrichten auf dem Server belassen im Bereich Zustellung. Zusätzlich bietet Outlook die Optionen an, Mails nach einem bestimmten Zeitraum oder direkt nach dem lokalen Löschen aus dem Ordner Gelöschte Objekte vom Server zu löschen. Die letzte Option gilt jedoch nur für Outlook 2000 und XP.

Outlook professionell nutzen

© Archiv

BLEIBT EINE KOPIE der Mails auf dem Server, lassen sich diese von verschiedenen Rechnern aus abrufen.

5. Schneller mailen

Öffnen Sie ein neues Nachrichtenfenster nicht über die Menüpunkte, sondern mit einem Doppelklick.

Eine neue E-Mail lässt sich in Outlook sehr schnell verfassen. Öffnen Sie einen beliebigen Ordner Ihrer Inbox, und scrollen Sie bis ans Ende der E-Mails. Mit einem Doppelklick in den freien Fensterbereich öffnet Outlook automatisch das Fenster für eine neue Nachricht.

Nach Fertigstellung der Nachricht benutzen Sie zum schnelleren Verschicken statt des Senden-Buttons einfach die Tastenkombination [Strg-Enter].

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