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Teil 2: Groupware-Server Scalix

  1. Groupware-Server Scalix
  2. Teil 2: Groupware-Server Scalix

Administrators Freund

Die wichtigsten Administrationsaufgaben werden in Scalix über ein komfortables Web-Interface erledigt. Starten Sie die Admin-Konsole SAC durch Aufruf der folgenden URL

192.168.1.152/sac

Dabei ersetzen Sie die IP-Adresse natürlich durch die von Ihnen vergebene oder den Hostnamen. Nachdem die Admin-Konsole geladen wurde, klicken Sie zunächst auf Einstellungen/Mailserver: Hostname und nehmen grundlegende Einstellungen für den Mailserver vor. Unter dem Register Allgemein können Sie die Standard-Maildomain für Ihren Server ändern. Mithilfe des Reiters Mail stellen Sie eine eventuell gewünschte Größenbeschränkung für ein- und ausgehende E-Mails ein sowie die zugehörigen Warnmeldungen, die Scalix im Bedarfsfalle an Ihre Benutzer verschickt. Unter dem Reiter Passwort können Sie festlegen, welche Länge ein Passwort mindestens haben muss, welche Zeichen verwendet werden müssen, wie häufig die Benutzer ihr Passwort ändern müssen und nach welcher Anzahl fehlerhafter Passworteingaben der Account gesperrt wird.

Scalix: Grundeinstellungen

© Archiv

Grundeinstellungen wie die maximale E-Mail Größe nehmen Sie komfortabel über die Web-Konsole vor.

Sofern Sie eine kommerzielle Variante von Scalix erworben haben, kopieren Sie die Lizenz über die Zwischenablage in das vorgesehene Feld unter dem Reiter Lizenz. Nach den Grundeinstellungen widmen Sie sich nun der Benutzer- und Gruppenadministration. Scalix unterscheidet zunächst Standard- und Premium-Benutzer. Einige Funktionen des Scalix Servers, z.B. die native Outlook-Unterstützung, Gruppenterminplanung und öffentliche Ordner, sind ausschließlich den Premium-Benutzern vorbehalten. Die Funktionen E-Mail, Kalender, Kontakte und Notizen stehen jedoch allen Benutzern zur Verfügung. Details zu den unterschiedlichen Scalix Lizenzen finden Sie im Kasten Frei oder nicht frei - die Scalix Lizenzmodelle. Darüber hinaus kennt Scalix noch Internet-Benutzer. Dabei handelt es sich lediglich um E-Mail-Aliasadressen, mit denen E-Mails an eine extern verwaltete Mailbox weitergeleitet werden können.

Bevor Sie neue Benutzer anlegen, sollten Sie sich Gedanken über deren Organisation machen. Sollen die Benutzer später in Teams (z.B. Abteilungsbezogen) zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, pro Abteilung eine eigene Gruppe anzulegen. Natürlich kann ein Benutzer auch Mitglied in mehreren Gruppen sein, Gruppen selbst können wiederum anderen Gruppen angehören. Scalix unterscheidet weiterhin zwischen direkten und effektiven Mitgliedern einer Gruppe. Direkte Gruppenmitglieder sind einer Gruppe explizit zugeordnet, die Mitgliedschaft effektiver Benutzer basiert dagegen auf der Zugehörigkeit zu einer zugeordneten Gruppe. Gruppen werden genauso wie Benutzer über einen Assistenten angelegt: Klicken Sie in der Admin-Konsole auf Gruppen und wählen Sie dort Gruppen anlegen. Vergeben Sie einen passenden Gruppennamen und fügen Sie - sofern vorhanden - die Mitglieder hinzu.

Scalix: Benutzergruppen

© Archiv

In Benutzergruppen lassen sich zum Beispiel alle Mitarbeiter eines Teams zusammenfassen.

Jede Gruppe erhält außerdem eine eigene E-Mail-Adresse nach dem Muster gruppenname@domäne. E-Mails an die E-Mail-Adresse einer Gruppe werden dann automatisch allen Mitgliedern zugestellt. Um Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Benutzer/Benutzer anlegen und füllen die entsprechenden Formularfelder für die Kontaktdaten und Gruppenzugehörigkeit aus.

Öffentlichkeitsarbeit

Erst mit den öffentlichen Ordnern spielt Scalix seine wahre Trumpfkarte aus. Ähnlich wie bei einem Schwarzen Brett lassen sich in öffentlichen Ordnern unterschiedliche Informationen verwalten. Dazu gehören

Groupware-Server Scalix

  • E-Mail Nachrichten
  • Dokumente
  • Kalender
  • Kontakte
  • öffentliche Ordner

Selbstverständlich lassen sich hier auch individuelle Berechtigungen vergeben, sodass der Administrator fein granular einstellen kann, wer einen öffentlichen Ordner einsehen darf und wer welche Änderungen am Inhalt oder dem Ordner selbst vornehmen darf. Doch leider lassen sich öffentliche Ordner nicht über das Web-Frontend anlegen, sondern nur über die Kommandozeile. Loggen Sie sich per SSH oder direkt auf der Konsole als root ein und führen Sie folgenden Befehl aus:

omaddbb -s Ordnername

So erzeugt der Befehl

omaddbb -s Vertrieb

einen öffentlichen Ordner namens Vertrieb. Die Benutzer können nun Dokumente, Termine oder Kontakte einfach per Drag and Drop in den öffentlichen Ordner aufnehmen.

Zu Diensten

Nach getaner (Admin-)Arbeit ist es nun an der Zeit, den Server auch zu benutzen. Starten Sie daher Ihren Web-Browser und rufen Sie die folgende URL auf:

http://ip-adresse-des-scalix-servers/webmail

Da Scalix den Web-Client in einem eigenen Fenster öffnet, müssen Sie ggf. den Pop-up-Blocker Ihres Browsers abschalten oder der IP-Adresse bzw. dem Hostnamen Ihres Scalix Servers das Öffnen von Pop-ups erlauben. Melden Sie sich nun mit den Daten des Benutzers an, den Sie in der Admin-Konsole vergeben haben. Der Scalix Web-Client basiert auf der Ajax-Technologie und kann nicht verleugnen, dass Outlook beim Design Pate gestanden hat. Nach dem Start des Web-Clients sollten Sie zunächst Ihre individuellen Einstellungen im Menü Extras/Einstellungen vornehmen. Zwischen sehr sinnvollen Einstellungen wie z.B. dem Abrufintervall der E-Mail vom Server oder dem Nachrichtenformat (Text oder HTML) gibt es hier auch einige unsinnige wie Keine E-Mail-Adresse anzeigen.

Scalix: Web-Client

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Scalix liefert einen äußerst komfortablen Web-Client mit - hier das Login im Browser.

Über den Dialog Allgemein kann der Benutzer sein Server-Passwort selbstständig ändern, der Button Unterschrift ändern dient zur Erfassung einer E-Mail-Signatur.

Step by step: Gruppenterminplanung

Gruppentermine sind mit dem Scalix Web-Client genauso schnell organisiert wie mit Outlook:

Goupware-Server Scalix

  • Wählen Sie im Web-Client Datei/Neu/Termin und geben Sie einen Betreff und einen Ort ein.
  • Stellen Sie Datum und Uhrzeit für den Termin sowie den Zeitpunkt ein, an dem Scalix Sie an den bevorstehenden Termin erinnern soll.
  • Auf dem Karteireiter Teilnehmer wählen Sie aus dem Adressbuch alle Personen aus, die Sie zum Termin einladen möchten, und klicken auf Senden. Scalix verschickt dann automatisch Einladungen an die Teilnehmer per E-Mail.
  • Der Empfänger einer Besprechungs-Anfrage kann über die Buttons Zusagen, Unter Vorbehalt und Ablehnen seine (Nicht-)Teilnahme signalisieren. Sagt ein Teilnehmer zu, trägt Scalix den Termin in den Kalender ein und informiert den Absender der Einladung darüber.

Fazit

Die von Scalix bereitgestellten Funktionen sind state-of-the-art. Wer allerdings mehr als 25 Benutzer mit der Groupware versorgen möchte und auf Funktionen wie native Outlook-Unterstützung und öffentliche Ordner nicht verzichten kann, landet schnell bei einer der kostenpflichtigen Editionen. Etwas anachronistisch mutet allerdings an, dass häufig anfallende Arbeitsgänge wie das Anlegen öffentlicher Ordner und das Setzen der jeweiligen Berechtigungen auf der Kommandozeile statt über die Web-Konsole erledigt werden müssen.

Scalix: Terminplaner

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E-Mails versenden, Kontakte pflegen, Termine managen - die Bedienung des Web-Clients ist an Outlook angelehnt.

Bildergalerie

Scalix: Gruppenterminfunktion
Galerie
Software:Büro-Software

Die Terminkoordination mehrerer Besprechungsteilnehmer gelingt dank der Gruppenterminfunktion problemlos.

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