Grenzenlose Zusammenarbeit

Sharepoint: Dokumente einfach im Netz verwalten

Es ist nicht immer leicht, die richtigen Dokumente im Zugriff zu haben. Man arbeitet auf unterschiedlichen Rechnern oder gibt ein Dokument zur Korrektur. Mit Windows Sharepoint Services behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente.

Treten in Ihrem kleinen oder mittelständischem Unternehmen Abstimmungsprobleme zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen darum auf, weil in unübersichtlichen Ordnerstrukturen Dokumente nicht mehr bestimmten Autoren zugeordnet oder ihre Aktualität nicht mehr feststellbar ist?

Dann ist es Zeit, über eine Installation des kostenlosen Software-Pakets Windows Sharepoint Services (WSS) nachzudenken. Das Software-System ist leicht und schnell zu installieren und ermöglicht die einfache und reibungslose Zusammenarbeit aller Mitarbeiter an durchaus komplexen Tagesproblemen.

Zusätzlich entsteht mit Hilfe des WSS ein Ablage-System, das alle anfallenden Dokumente (oder Dateien) leicht und schnell wieder auffindbar speichert und automatisch verwaltet.

Der Clou dieses Verfahrens ist, dass jeder Zugriff über eine eingebaute Suchmaschine stattfinden kann, die über eine Volltextsuche alle Dokumente des Sharepoints bearbeitet. Zudem kann jeder Benutzer selbst veranlassen, über jede Veränderung eines bestimmten Dokuments vom WSS automatisch per E-Mail benachrichtigt zu werden.

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Installations-Voraussetzungen

Das Software-Paket steht unter http://tech net.microsoft.com/de-de/windowsserver/sharepoint/default.aspx als Download bereit. Prüfen Sie aber vorab die Installationsvoraussetzungen für die Windows Sharepoint Services 3.0:

Installations-Voraussetzungen

  • Server mit einer Prozessor-Geschwindigkeit von mindestens 2.5 GHz, mindestens 1 GByte Arbeitspeicher (2 GByte werden empfohlen), Festplatten für die Installation (2 GByte Minimum) und für die Daten (5 GByte oder mehr).
  • Eines der Betriebssysteme Windows Server 2003 SP1, Windows Small Business Server 2003 oder Windows Server 2008.
Sharepoint: dokumente verwalten mit Windows Sharepoint Services

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Die automatisch während der Installation der Windows Sharepoint Services 3.0 erstellte Stammwebsite (hier: Teamwebsite) gestattet, durch Anklicken von Website-Aktionen weitere Websites und Seiten anzulegen.

In der Praxis hat sich herausgestellt, dass kleinere Unternehmen mit einem derzeit angebotenen Server (3 GByte RAM, zwei Festplatten mit je 160 GByte, RAID1) und dem dort installierten Microsoft Small Business Server 2003 (SBS) bereits zufriedenstellend arbeiten können. Die Kosten für fünf Benutzer würden sich dann auf max. 1500 Euro belaufen.

Seit November vorigen Jahres gibt es den Small Business Server 2008. Hier sind die Hardware- Anforderungen etwas höher (minimal 4 GByte Arbeitsspeicher), die Windows Services sind aber bereits vorinstalliert und enthalten Zusatz-Features wie etwa die integrierte WSS-Datenbank-Sicherung.

Eine Literatur-Auswahl für tiefer gehende Informationen über WSS finden Sie unter www.goto2020.com/dcgmbh/blog/Lists/Kategorien/Category.aspx?Name=Literatur.

Der seit Kurzem kostenlose erhältliche Microsoft SharePoint Designer, speziell zur Bearbeitung von SharePoint-Seiten gedacht (aber auch sonst als Webeditor benutzbar), gibt es unter www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=baa3ad86-bfc1-4bd4-9812-d9e710d44f42&displaylang=de.

Und los geht's ...

Sharepoint: dokumente verwalten mit Windows Sharepoint Services

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Die übersichtlich gestaltete Managementstelle des WSS gestattet u. a. das Anlegen von diversen Listen und Bibliotheken sowie deren individuelle Anpassung.

Die Windows Sharepoint Services wickeln die gesamte Kommunikation mittels Webseiten im Browser ab. Positiv für die Benutzer des WSS ist dabei, dass sie keinerlei Erfahrungen für das Entwerfen solcher Websites benötigen, da diese automatisch verfügbar sind. Als Benutzer speichert man lediglich seine Dokumente darin; spätere Veränderungen erfolgen ebenso über vom System bereitgestellte Webseiten.

Profis können die WSS-Webseiten mit dem Microsoft SharePoint Designer oder dem Visual Studio zusätzlich bearbeiten, um sie mit eigenen Webparts (kleine programmierte Bereiche) zu erweitern. Alle Inhalte von Webseiten sind, wie auch die Dokumente, automatisch in der vorinstallierten Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) Datenbank gespeichert.

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