Es muss nicht immer Excel sein

Rechnen in Word

Auch mit der Textverarbeitung Word automatisieren Sie problemlos kleinere Kalkulationen etwa in Rechnungen. Bevor Sie also Excel starten, sollten Sie mathematischen Fähigkeiten von Word ausloten.

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© microsoft

Spalten und Zeilen summieren

Besonders einfach ist es, mit Word mehrere Zahlen zu addieren, die in einer Tabelle unter- oder nebeneinander stehen. Diese Aufgabe lässt sich elegant mit der SUM-Funktion lösen.

Setzen Sie die Einfügemarke in eine Zelle, die sich unter oder neben den zu addierenden Zahlen befindet. Falls zwischen dem Summenfeld und den Zahlen noch weitere Tabellenzellen vorhanden sind, müssen diese leer sein. Wählen Sie den Befehl Tabelle/Formel. Es erscheint ein Dialogfeld, in das Word bereits die korrekte Formel =SUM(ABOVE) bzw. =SUM(LEFT) eingetragen hat. Bis einschließlich Word 2000 verwendet Word übrigens deutsche Namen. Die Formeln lauten dann =SUM(ÜBER) und =SUM(LINKS).

Im Listenfeld Zahlenformat bietet Ihnen Word die wichtigsten Varianten an, wie Sie das Ergebnis der Formel formatieren können. Sagt Ihnen keines der Formate zu, können Sie auch ein völlig neues Format erzeugen und dazu gegebenenfalls einen der Listeneinträge als Ausgangsbasis nehmen.

Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf OK. Word zeigt anschließend das Ergebnis der Berechnung an gegebener Stelle direkt an. Beachten Sie aber, dass die so erstellten Formeln von Word nicht automatisch aktualisiert werden, wenn Sie Zahlen in der Liste ändern. Im Gegensatz zu einer Tabellenkalkulation erwartet Word nämlich explizit eine Aufforderung zur Neuberechnung, die Sie per Klick auf die Taste [F9] auslösen. Die zu aktualisierenden Felder müssen dazu markiert sein.

Formeln manuell eingeben

Das oben beschriebene Verfahren funktioniert jedoch nur dann, wenn sich in den Tabellenzellen ausschließlich Zahlenwerte befinden. Der Automatismus scheitert, sobald die Zahlen mit Text kombiniert sind, etwa bei einer Währungsangabe.

In diesen Fällen müssen Sie die Formel nach dem Aufruf des Befehls Tabelle/Formel von Hand eintragen oder die Formel am besten direkt per Shortcut eingeben. Klicken Sie die Tabellenzelle an, in die Sie die Formel einfügen wollen. Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[F9]. Word fügt zwei geschweifte Klammern ein, die eine so genannte Feldfunktion symbolisieren. Diese Klammern lassen sich nicht einzeln über die Tastatur eingeben.

Tippen Sie die gewünschte Formel innerhalb der Klammern ein und beginnen Sie dazu mit einem Gleichheitszeichen. Auf die Groß-/Kleinschreibung müssen Sie übrigens nicht achten.

Abschließend drücken Sie die Taste [F9], damit Word das Ergebnis der Formel anzeigt. Falls Sie wieder zur Formeldarstellung zurückkehren möchten, setzen Sie die Einfügemarke in das Ergebnis und drücken dann die Tastenkombination [Umschalt]+[F9].

Funktion Beschreibung
AVERAGE() Berechnet den Mittelwert der Listenelemente. Beispiel: {=AVERAGE(6;7;2)} liefert das Ergebnis 5.
COUNT() Liefert als Ergebnis die Anzahl der übergebenen Listenelemente. Mit dieser Funktion lässt sich zum Beispiel die Anzahl der Positionen in einer Rechnung bestimmen.
INT(x) Liefert die nächste, kleinere ganze Zahl des Arguments.
MAX() Liefert den Wert der größten Zahl einer Liste. Beispiel: {=MAX(6;7;2)} liefert das Ergebnis 7.
MIN() Liefert den Wert der kleinsten Zahl einer Liste (siehe auch MAX()).
MOD(x;y) Ermittelt den Rest einer Ganzzahldivision, bei der x durch y dividiert wird. Beispiel: {=MOD(5;2)} liefert das Ergebnis 1.
PRODUCT() Multipliziert alle Zahlen der übergebenen Liste. Beispiel {=PRODUCT(6;7;2)} liefert das Ergebnis 84.
ROUND(x;y) Rundet die Zahl x auf y Stellen.
SUM() Addiert alle Zahlen der übergebenen Liste.

Gezielter Zugriff mit Textmarken

Etwas anspruchsvoller wird es, wenn die Summanden nicht sauber untereinander in einer Tabelle stehen oder wenn Sie Werte aus mehreren Tabellen in einer Tabelle zusammenfassen wollen.

Rechnen mit Word: Textmarken

© Klaus Fahnenstich

In umfangreichen Tabellen empfiehlt es sich, Textmarken anzulegen.
Rechnen mit Word: Textmarken

© Klaus Fahnenstich

In Formeln können statt Zellenangaben auch Textmarken stehen.

In diesem Fall benötigen Sie einen Trick, mit dem Sie sich auf die verschiedenen Textstellen beziehen können. Am schnellsten lösen Sie dies mithilfe von Textmarken. Markieren Sie das erste zu summierende Ergebnis. Wenn sich in einer Tabellenzelle außer dem Zahlenwert kein weiterer Text befindet, können Sie auch die gesamte Zelle markieren. Das dadurch in die Textmarke eingeschlossene Zellenendezeichen wird in der Formel ignoriert. Drücken Sie die Tastenkombination [Umschalt]+[Strg]+[F5] und weisen Sie der Zelle eine Textmarke zu. Erstellen Sie dann für die anderen Zahlenwerte ebenfalls Textmarken.

Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabellenzelle, die die Formel aufnehmen soll und rufen Sie das Dialogfeld Formel auf. Im Dialog wählen Sie im Listenfeld Funktion einfügen die Funktion SUM aus. Tragen Sie nun die zuvor erstellten Textmarken in die Funktion ein, indem Sie sie mit dem Listenfeld Textmarke einfügen auswählen. Trennen Sie die einzelnen Textmarkennamen durch ein Semikolon. Schließen Sie den Dialog per Mausklick auf OK und prüfen Sie das Feldergebnis.

Zellbezüge in Word-Tabellen

Der soeben beschriebene Lösungsweg hat den Vorteil, dass er auch ohne Tabellen funktioniert. Nachteilig ist, dass Sie für jede zu addierende Zahl eine eigene Textmarke definieren müssen. Wenn Sie auf mehrere Werte einer Tabelle zugreifen wollen, ist das Verfahren daher zu umständlich. In solchen Fällen bietet sich eine andere Vorgehensweise an, bei der pro Tabelle lediglich eine Textmarke benötigt wird.

Um eine einzelne Tabellenzelle anzusprechen, verwenden Sie eine ähnliche Schreibweise wie in Excel. Wie in der Tabellenkalkulation werden auch in Word Zellen mit Buchstaben und Zeilen mit Zahlen nummeriert. Folgende Formel addiert zum Beispiel die erste und die dritte Spalte der zweiten Zeile: { = A2 + C2} Befindet sich die Formel nicht in der gleichen Tabelle wie die angesprochenen Zellen, müssen Sie die Zellbezüge um eine Textmarke erweitern, die der zugrunde liegenden Tabelle zugewiesen wurde. Zusätzlich müssen Sie den Zellbezug in eine SUM-Funktion integrieren, da Word sonst fehlerhafte Ergebnisse liefert: { = SUM(Tabelle1 A2) + SUM(Tabelle1 C2) }.

Rechnen mit Word: Zellenbezüge

© Klaus Fahnenstich

Zellbezüge in Word-Tabellen ähneln den Bezügen in Excel.

Wenn Sie mit einer Formel einen Bereich von mehreren Zellen auswerten wollen, können Sie den gewünschten Bereich festlegen, indem Sie seine Eckpunkte angeben. Um zum Beispiel den Mittelwert aus den ersten beiden Spalten der ersten beiden Zellen einer Tabelle zu berechnen, wird folgende Formel benötigt: { = AVERAGE(a1:b2) }. Sie können sich auch auf vollständige Spalten oder Zeilen beziehen. Dazu geben Sie lediglich den entsprechenden Buchstaben für Spalten oder die gewünschte Zeilennummer an. Die Formel {= MIN(c:c)} ermittelt zum Beispiel den kleinsten Wert der dritten Spalte.

Im Gegensatz zu der Tabellenkalkulation Excel kennt Word nur absolute Tabellenbezüge. Das heißt, wenn Sie in einer Formel zum Beispiel den Ausdruck A3 für eine Zelle verwenden, bezieht sich diese Angabe immer auf die Zelle in der ersten Zeile und der dritten Zeile. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt oberhalb dieser Zelle eine weitere Zeile in die Tabelle eingefügt wird, bezieht sich der Ausdruck daher anschließend nicht mehr auf die gleiche Zelle. Der Word-Bezug A3 entspricht also genau genommen in Excel dem absoluten Bezug $A$3. Fügen Sie Zellen oder Zeilen einer bestehenden Tabelle hinzu, ändern Sie die Zellbezeichnungen.

Kontextmenü für Tabellenerweiterung

Wenn Sie häufig mit Formelfeldern arbeiten, ist der Aufruf des Dialogfeldes Formel über den Befehl Tabelle/Formel zu umständlich. Und da der Formel-Befehl leider auch nicht im Kontextmenü von Tabellen auftaucht, müssen Sie selbst zur Tat schreiten.

Wählen Sie den Befehl Extras/Anpassen und wechseln Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte Symbolleisten. Aktivieren Sie die Symbolleiste Kontextmenü. Diese Symbolleiste kann übrigens nicht über den Befehl Ansicht/Symbolleisten eingeblendet werden. Wechseln Sie jetzt auf die Registerkarte Befehle und stellen Sie unter Speichern in die Option Normal.dot ein, damit die geplante Änderung in allen Dokumenten verfügbar ist.

Rechnen mit Word: Formel-Menübefehl

© Klaus Fahnenstich

Den Befehl Formel legen Sie per Drag&Drop im Kontextmenü ab.

Wechseln Sie in die Kategorie Alle Befehle und suchen Sie dann im rechten Listenfeld nach dem Eintrag TabelleFormel. Sie finden den Befehl am schnellsten, indem Sie mehrmals auf die Taste [T] drücken. Jetzt ziehen Sie den Eintrag mit der Maus auf die Symbolleiste Kontextmenü und dort auf Tabelle. Nach dem Aufklappen des Menüs schieben Sie die Maus auf den Eintrag Tabellentext weiter, wodurch das gesuchte Kontextmenü auf dem Bildschirm erscheint.

Bewegen Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle im Kontextmenü und lassen Sie dort die Maustaste los. Word zeigt Ihnen die Position, an der der Befehl Formel eingefügt werden wird, mit einem waagerechten Strich an. Damit sind Sie am Ziel angelangt und können das Dialogfeld Anpassen mit einem Klick auf Schließen beenden. Dadurch verschwindet auch die Symbolleiste Kontextmenü wieder vom Bildschirm. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle klicken, sehen Sie, dass deren Kontextmenü wunschgemäß den Befehl Formel enthält. Auf gleiche Weise können Sie noch weitere Befehle in das Kontextmenü integrieren.

Tabellen übersichtlich formatieren

Besonders bei großen Tabellen tun Sie den Betrachtern einen großen Gefallen, wenn Sie die Tabelle so formatieren, dass die einzelnen Zeilen oder Spalten klar erkennbar sind. Dabei Linien zu verwenden, ist zwar durchaus funktional, aber optisch wenig attraktiv. Deutlich ansprechender ist die Verwendung von hellen Hinterlegungen, mit der die Zeilen oder Spalten abwechseln hervorgehoben werden.

Für diese Art von Formatierungen verwenden Sie am besten eine eigene Tabellenformatvorlage. Am schnellsten gelangen Sie ans Ziel, indem Sie eine existierende Formatvorlage als Grundlage verwenden. Rufen Sie dazu den Befehl Tabelle/AutoFormat für Tabellen auf. Gehen Sie in dem angezeigten Dialogfeld die Liste der vorhandenen Formatvorlagen durch. Wenn Sie eine geeignete Vorlage entdeckt haben, klicken Sie auf Neu, um in den Dialog Neue Formatvorlage zu wechseln. Dort stellen Sie den Namen der betreffenden Vorlage im Feld Formatvorlage basiert auf ein und tippen im ersten Feld des Dialogs einen Namen für die neue Formatvorlage ein.

Rechnen mit Word: Tabellendesign

© Klaus Fahnenstich

Tabellenzeilen lassen sich mit Word auch in Zweier- oder Dreiergruppen farbig hinterlegen.

Wählen Sie im Listenfeld Formatierungen übernehmen für eine der Einstellungen Ungerade Zeilen, Gerade Zeilen, Ungerade Spalten oder Gerade Spalten. Word zeigt dann im Vorschaubereich des Dialogfeldes die aktuelle Formatierung für diesen Bereich der Formatvorlage an. Word nutzt standardmäßig Streifen, die genau eine Zeile oder Spalte umfassen. Sie können aber auch so genannte Zeilen- oder Spaltenverbunde definieren, um breitere Streifen zu erzeugen. Dazu klicken Sie unten im Dialog auf Format/Streifen. Word zeigt das Dialogfeld Streifen an, in dem sich die gewünschte Streifenbreite einstellen lässt. Mögliche Werte sind 1, 2 oder 3.

Wählen Sie im Menü der Schaltfläche Format den Befehl Rahmen und Schattierung. Sie gelangen in das entsprechende Dialogfeld, in dem Sie die gewünschte Hinterlegung für Ihre Tabellenzellen festlegen können. Nehmen Sie bei Bedarf noch weitere Formatierungen vor. Schließend Sie das Dialogfeld Neue Formatvorlage mit Mausklick auf die Schaltfläche OK. Word nimmt Ihre neue Formatvorlage in die Liste des Dialogfeldes Tabelle AutoFormat auf, mit dem Sie sie wie gewohnt einer Tabelle zuweisen können.

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